Апостиль и легализация документов в Китае

Schmidt & Schmidt предоставляет комплексные услуги по легализации и апостилированию документов, выданных в Китае. Мы помогаем частным лицам и компаниям подготовить китайские документы для использования за рубежом, включая нотариальное заверение, перевод, проставление апостиля, консульскую легализацию в необходимых случаях и международную курьерскую доставку.

Такие китайские документы, как свидетельства о рождении, свидетельства о браке, дипломы, академические справки, справки об отсутствии судимости, лицензии на осуществление предпринимательской деятельности, корпоративные документы и доверенности, часто требуют официального заверения перед их представлением в зарубежные государственные органы, университеты, суды, банки, миграционные органы или деловым партнёрам.

Апостиль — это сертификат, подтверждающий подлинность подписи, печати и полномочий должностного лица, подписавшего или заверившего официальный документ. Он не удостоверяет содержание самого документа, а подтверждает его официальное происхождение для использования за рубежом.

В Китае апостиль оформляется в виде дополнительного сертификата, прилагаемого к пакету документов. Обычно он содержит текст на китайском, английском и французском языках, номер апостиля, QR-код для проверки подлинности и специальную печать. Как правило, апостиль должен быть выдан в стране, в которой документ был первоначально составлен или нотариально заверен.

Консульская легализация по-прежнему может потребоваться, если документ предназначен для использования в стране, которая не является участником Гаагской конвенции об апостиле. Поэтому правильная процедура зависит от страны назначения, вида и языка документа, наличия подписей и печатей, а также требований принимающего органа за рубежом.

Как выглядит китайский апостиль?

Китайский апостиль оформляется в виде сертификата, прилагаемого к нотариальному или официальному пакету документов. Он подтверждает подлинность подписи, печати и полномочий должностного лица, подписавшего или заверившего документ. При этом апостиль не удостоверяет содержание самого документа.

Китайский апостиль обычно содержит следующие сведения:

• заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года;
• страну выдачи — Китайскую Народную Республику;
• имя и должность лица, подписавшего официальный документ или нотариальное свидетельство;
• наименование органа или организации, печать или штамп которой проставлены на документе;
• место и дату проставления апостиля;
• наименование компетентного органа, выдающего апостиль;
• номер апостиля;
• печать и подпись уполномоченного должностного лица, проставившего апостиль.

В материковом Китае апостили выдаются Министерством иностранных дел Китайской Народной Республики и уполномоченными местными управлениями иностранных дел в пределах соответствующих административных территорий.

Какие китайские документы можно апостилировать?

Широкий спектр китайских документов может быть подготовлен для проставления апостиля при условии, что они могут быть оформлены в надлежащем виде нотариального или официального свидетельства, требуемого для использования за рубежом.
Наиболее распространённые категории включают документы о гражданском состоянии, документы об образовании, справки об отсутствии судимости, а также корпоративные и коммерческие документы.

Ключевой вопрос заключается не только в том, существует ли документ, но и в том, подходит ли он для нотариального заверения или официальной сертификации в Китае.
Частные документы, как правило, должны иметь действительные подписи и печати, а документы, выданные государственными органами, учебными заведениями, регистрационными органами или другими учреждениями, должны быть оформлены в надлежащей официальной форме.
В большинстве случаев исходный документ, на основании которого оформляется китайское нотариальное свидетельство, также должен быть составлен на китайском языке.

Порядок проставления апостиля на документы в Китае

Шаг 1: Нотариальное заверение

В Китае апостиль никогда не проставляется непосредственно на оригиналах документов — только на нотариально заверенных копиях. В зависимости от страны назначения существуют два вида нотариального заверения (одинарное и двойное), поэтому об этом необходимо заранее сообщить нотариусу.

Китайские нотариусы могут заверять только документы, составленные на китайском языке. Если оригинал документа составлен на иностранном языке (например, свидетельства, выданные международными школами или университетами), его нельзя нотариально заверить — принимается только китайская версия.

Перевод на требуемый иностранный язык включается в нотариальное свидетельство в обязательном порядке, поэтому вы получите единый документ, содержащий как нотариально заверенный документ, так и перевод, на который будет проставлен один апостиль.

Важно: Этот перевод может не приниматься за рубежом. Всегда заранее уточняйте требования у принимающего органа, поскольку часто требуется дополнительный заверенный перевод, выполненный в стране назначения. Срок действия некоторых китайских документов составляет всего 3 месяца, поэтому отсутствие своевременного уточнения требований может привести к необходимости повторного прохождения всей процедуры и существенным дополнительным расходам.
Нотариальное заверение обычно занимает около 5 рабочих дней в зависимости от объёма перевода.

Нотариальное заверение справок, договоров, счетов-фактур и других коммерческих документов

Легализация коммерческих документов осуществляется не через нотариуса, а через Китайский комитет содействия развитию международной торговли (CCPIT). В каждой провинции действует собственное отделение CCPIT, и заявления должны подаваться по месту выдачи документа или по месту регистрации компании, на которую он выдан. Документ должен быть составлен на китайском языке; договоры и другие коммерческие документы должны содержать печать компании и подпись её законного представителя.

Для легализации таких документов потребуются лицензия на осуществление предпринимательской деятельности и удостоверение личности учредителя (законного представителя) китайской компании. После этого процедура аналогична нотариальному заверению.

Шаг 2: Проставление апостиля Министерством иностранных дел

Предварительная запись для проставления апостиля в Министерстве иностранных дел не требуется. Чтобы проставить апостиль, достаточно обратиться в Управление иностранных дел соответствующего региона, в котором было выдано нотариальное свидетельство, и подать документ через систему электронной очереди.

Стандартный срок проставления апостиля в МИД КНР составляет 5 рабочих дней; однако при заказе срочной услуги он может быть сокращён до 3 рабочих дней (без учёта времени доставки).

При подаче документов на апостиль заявитель должен подтвердить свою личность. Если документы подаются организацией, лицо, подающее документы, должно предоставить оригинал доверенности и копию действующего паспорта владельца документа.

Электронный апостиль в Китае

С 18 июня 2025 года в Китае действует пилотная система электронного апостиля (e-Apostille). Первым документом, на который можно получить апостиль в цифровой форме, является электронный «Сертификат происхождения», выдаваемый Китайским комитетом содействия развитию международной торговли. Владельцам таких сертификатов необходимо обратиться в Службу легализации Министерства иностранных дел КНР.

В дальнейшем процедура будет постепенно распространена на другие виды документов КНР. В настоящее время система доступна только гражданам Китая, имеющим местное удостоверение личности.

Легализация китайских документов об образовании для использования за рубежом

Китайские документы об образовании могут потребоваться за рубежом для поступления в университет, трудоустройства, иммиграции, получения профессиональной лицензии, оценки академической квалификации и признания образования. К таким документам относятся дипломы, документы о присвоении степени, свидетельства об окончании обучения, академические справки, школьные табели, справки об обучении и документы, подтверждающие зачисление.

В Китае апостиль обычно не проставляется непосредственно на оригинале диплома или академической справки. В большинстве случаев документ об образовании сначала проверяется через официальную китайскую образовательную систему или выдавшее его учебное заведение, после чего оформляется китайское нотариальное свидетельство. Затем апостиль проставляется на это нотариальное свидетельство.

Нотариальное свидетельство обычно включает перевод, необходимый для процедуры проставления апостиля в Китае. Однако такой перевод не всегда принимается принимающим органом за рубежом. Некоторые университеты, работодатели, иммиграционные органы или органы, выдающие профессиональные лицензии, могут потребовать дополнительный заверенный, присяжный или выполненный в соответствии с местными требованиями перевод.

Требования к китайским документам об образовании могут различаться в зависимости от страны назначения и учреждения, в которое будет представлен документ. Подробную информацию о проверке, нотариальном заверении, проставлении апостиля, консульской легализации, требованиях к переводу и признании китайских дипломов за рубежом можно найти в нашем специальном руководстве по апостилированию и легализации дипломов и документов об образовании из Китая.

Легализация китайской справки об отсутствии судимости для использования за рубежом

Китайская справка об отсутствии судимости, также известная как справка о несудимости, может потребоваться за рубежом для иммиграции, трудоустройства, получения вида на жительство, подачи заявления на гражданство, учёбы, регистрации брака за рубежом, получения профессиональной лицензии или прохождения других официальных процедур.

Перед использованием за рубежом справка обычно должна быть оформлена в виде китайского нотариального свидетельства, а затем удостоверена апостилем или легализована в консульском порядке в зависимости от страны назначения.

Общая процедура обычно включает:

• Нотариальное заверение: справка заверяется в китайской нотариальной конторе и обычно объединяется с переводом, включённым в пакет нотариального свидетельства. На этом этапе необходимо указать страну назначения, поскольку требования могут различаться.
• Апостилирование: если страна назначения является участником Гаагской конвенции об апостиле, нотариальное свидетельство подаётся в Министерство иностранных дел Китая или уполномоченное местное Управление иностранных дел для проставления апостиля.
• Консульская легализация: если страна назначения не является участником Гаагской конвенции об апостиле, документ, как правило, должен быть сначала удостоверен компетентным китайским органом, а затем легализован консульством страны назначения в Китае.

Процедура может занимать около 10–14 дней или дольше в зависимости от города, истории проживания заявителя, полноты документов, требований нотариального заверения и страны назначения.

Примечание: Некоторые иностранные органы могут потребовать дополнительный заверенный, присяжный или оформленный в соответствии с местными требованиями перевод в стране назначения. Поскольку справки об отсутствии судимости обычно имеют ограниченный срок действия, крайне важно тщательно спланировать процедуру заранее.

Какие проблемы могут возникнуть при самостоятельном оформлении апостиля в Китае?

На первый взгляд процедура проставления апостиля в Китае может показаться простой: подготовить документ, подать его в компетентный орган и дождаться результата. Однако на практике многие проблемы возникают ещё до проставления апостиля — на этапе подготовки документа, нотариального заверения, перевода или подачи документов.

• 1

  Неправильный вид нотариального заверения

  Нотариус или орган, осуществляющий заверение, должен знать, что документ предназначен для использования за рубежом и в какой именно стране он будет представлен. Если нотариальное свидетельство оформлено в неправильной форме, документ может не принять ни орган, проставляющий апостиль, ни принимающий орган за рубежом.

• 2

  Документ не подходит для заверения

  Некоторые документы не могут служить основанием для оформления китайского нотариального или коммерческого свидетельства. Проблемы могут возникнуть, если документ составлен не на китайском языке, не содержит надлежащей подписи или печати либо оформлен не в официальной форме.

• 3

  Перевод может не приниматься за рубежом

  Перевод часто включается в пакет китайского нотариального свидетельства. Однако такой перевод не всегда может заменить заверенный или присяжный перевод, который требуется принимающему органу в стране назначения.

• 4

  Неправильное место подачи документов

  Порядок проставления апостиля обычно зависит от того, где было выдано нотариальное или коммерческое свидетельство. Подача документа в рамках неправильной региональной процедуры может привести к задержкам или отказу.

• 5

  Проблемы со сроком действия документов

  Некоторые китайские документы, такие как справки об отсутствии судимости или отдельные официальные справки, могут приниматься только в течение ограниченного периода времени. Если начать процедуру неправильно или слишком поздно, срок действия документа может истечь до того, как его удастся использовать за рубежом.

• 6

  Не учтены требования страны назначения

  Даже если апостиль правильно проставлен в Китае, принимающий орган за рубежом может предъявлять собственные требования к языку, форме документа, дате выдачи, виду нотариального заверения или дополнительному заверенному переводу.

Бывшие граждане Китая, изменившие гражданство

Для бывших граждан Китая, получивших другое гражданство, процедура может быть менее гибкой, чем для иностранных граждан, которые никогда не имели китайского гражданства. Если в Китае у человека всё ещё сохраняется действующая или официально не закрытая регистрация по месту жительства, органы власти могут потребовать документы, связанные с прежним китайским удостоверением личности, такие как китайское удостоверение личности и регистрационная книга хукоу.

Если эти документы больше недоступны или не могут быть восстановлены, единственным практическим решением обычно является предварительное получение справки об аннулировании регистрации по месту жительства (户籍注销证明). Только после выдачи этой справки заявитель, как правило, может приступить к запросу новых китайских документов и их нотариальному заверению и апостилированию.

Справку об аннулировании регистрации по месту жительства (户籍注销证明) обычно можно получить либо через китайское консульство за рубежом, либо лично обратившись в полицейский участок, отвечающий за место, где первоначально была зарегистрирована хукоу (户口本).

Управления иностранных дел по провинциям

В следующем списке представлен краткий обзор уполномоченных местных управлений иностранных дел в материковом Китае. Для проставления апостиля компетентное управление обычно определяется местом выдачи документа или нотариального свидетельства.

Консульская легализация китайских документов для использования за рубежом

Для стран, которые не являются участниками Гаагской конвенции (например, ОАЭ), вместо апостиля применяется консульская легализация, также известная как «консульское заверение». С полным списком стран, которые признают и используют апостиль, можно ознакомиться здесь.

Консульская легализация — это процедура удостоверения или заверения официального документа для того, чтобы правовая система иностранного государства признавала его и придавала ему полную юридическую силу. Процедура осуществляется дипломатическим представительством или консульским учреждением страны, в которой документ будет использоваться.

Консульская легализация является более сложной, длительной и дорогостоящей процедурой по сравнению с более простой процедурой проставления апостиля. Документ должен:

• быть переведён уполномоченным переводчиком на язык страны, в которой документ будет использоваться;
• иметь нотариально заверенный перевод, выполненный нотариусом в Китае;
• быть заверен в подразделении Министерства иностранных дел Китая;
• быть легализован консульством страны назначения в Китае.

Только после выполнения этих процедур легализация документа считается завершённой, и документ может быть использован в стране назначения.

Важно помнить, что документ будет иметь юридическую силу только на территории страны, консульская печать которой проставлена на нём, и не может использоваться в других странах.

Срок действия консульской легализации, как правило, не ограничен, однако ограничения могут распространяться на срок действия самих документов.

Основные отличия апостиля от консульской легализации документов

Общим для процедур проставления апостиля и консульской легализации является то, что они подтверждают подлинность официального документа для представления в учреждения другой страны. Однако они имеют много различий.

Истребование документов в Китае

Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты документов. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из Китая. Наш сервис позволяет истребовать документы в Китае дистанционно и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.

Доставка документов

После получения выписки и ее апостилирования или легализации часто возникает необходимость отправить документ в другую страну. В таких случаях важна не только скорость, но и безопасность доставки.

Нотариальный перевод документов из Китая

В Китае нет отдельной услуги нотариального перевода — перевод получает юридическую силу только как часть нотариального сертификата (公证书).
Переводы, выполненные обычными или «сертифицированными» переводчиками в Китае, не признаются за границей, если они не входят в состав нотариального сертификата.

Поэтому, если стране назначения требуется именно перевод, его рекомендуется выполнять непосредственно в стране использования документа, в соответствии с местными требованиями.

Должен ли перевод быть заверен апостилем?

Любой иностранный документ, выданный в одной стране и необходимый для использования в другой стране, должен быть легализован. Важно помнить, что перевод документа с уже проставленным апостилем на русский язык, который был сделан в Китае, по-прежнему будет иметь статус иностранного документа, для которого необходимо проставление апостиля. Следовательно, многие органы могут не принять заверенные переводы из Китая. Чтобы избежать этого, следует делать переводы в стране дальнейшего использования документа.