Апостиль и легализация документов в Австралии

Компания Schmidt & Schmidt оказывает услуги по апостилированию и консульской легализации документов, выданных в Австралийском Союзе, с их последующим нотариально заверенным переводом и международной доставкой.

Австралийские документы могут потребоваться за границей при заключении брака, получении гражданства, оформлении вида на жительство, поступлении в университет, трудоустройстве или регистрации компании. Для подтверждения официального происхождения таких документов применяется апостиль, если международным соглашением не предусмотрено освобождение от дополнительного удостоверения.

Апостиль подтверждает подлинность подписи должностного лица, его полномочия (качество) и подлинность печати или штампа на документе. При этом апостиль не удостоверяет достоверность содержащихся в документе сведений. Процедура предусмотрена Гаагской конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года.

Австралия присоединилась к Гаагской конвенции 11 июля 1994 года, и 16 марта 1995 года данная конвенция вступила в силу для страны. Австралийские документы с апостилем, как правило, признаются в других государствах-участниках при соблюдении применимых условий и не требуют консульской легализации.

Россия и Австралия являются участницами Гаагской конвенции 1961 года, а двустороннего договора о правовой помощи, освобождающего документы от удостоверения, между ними нет. Поэтому австралийские публичные документы, предназначенные для использования в России, как правило, должны быть апостилированы и переведены на русский язык с надлежащим удостоверением перевода. Конкретные требования зависят от вида документа и принимающего органа.

Какие документы можно апостилировать в Австралии

Апостиль проставляется на австралийские публичные документы — оригиналы документов, выданных государственными органами, судами и должностными лицами, а также на оригиналы документов австралийских высших учебных заведений. Копии, частные документы и документы частных учебных заведений принимаются после заверения австралийским нотариусом; для переводов действуют отдельные требования NAATI.

Частные документы (договоры, доверенности, заявления) сами по себе не апостилируются: сначала их подписи удостоверяет австралийский нотариус, после чего документ подаётся на апостиль. Мировой уполномоченный (Justice of the Peace) вправе выполнять отдельные удостоверительные функции, например свидетельствовать подписи, но его полномочия не равны полномочиям нотариуса, и заверение JP не заменяет нотариального удостоверения для целей легализации. Дипломатические и консульские документы, а также административные документы, непосредственно относящиеся к коммерческим или таможенным операциям, исключены из сферы действия Гаагской конвенции в силу статьи 1.

Особенности апостилирования в Австралии

Апостиль в Австралии проставляет Министерство иностранных дел и торговли (DFAT). Сотрудник сверяет подпись и печать на документе с образцами в базе данных и при сомнениях может связаться с органом, выдавшим документ, — это удлиняет оформление. DFAT выдаёт либо апостиль (для стран — участниц Гаагской конвенции), либо удостоверение (authentication) для остальных стран. Ведомство не определяет, какой именно сертификат нужен: это выясняется у иностранного органа, запросившего документ.

Специфика апостилирования отдельных документов

Справка о несудимости

Справка об отсутствии судимости (police check) востребована при трудоустройстве за рубежом, получении ВНЖ, вступлении в брак и иммиграции. По перечню DFAT национальные справки о несудимости (National Police Check) и отчёты об отпечатках пальцев принимаются в виде оригинала или копии, заверенной австралийским нотариусом; то же относится к справкам Record of No Result. Для электронной справки DFAT может запросить исходное письмо полиции или доступ к порталу выдавшего органа и проверить документ самостоятельно; простые сканы не принимаются. Поскольку принимающие органы часто требуют недавно выданный документ, справку целесообразно получать непосредственно перед апостилированием и подачей.

Свидетельства ЗАГС

Свидетельства о рождении, браке и смерти выдают регистры актов гражданского состояния штатов и территорий (Registry of Births, Deaths and Marriages). Апостиль проставляется на оригинал. Церемониальные и памятные свидетельства о браке (ceremonial and commemorative marriage certificates) не принимаются: нужен документ регистра. Судебные документы, включая документы о расторжении брака, принимаются в виде оригинала или копии, заверенной австралийским нотариусом; посольства Австралии за рубежом могут предъявлять дополнительные требования к электронным копиям, поэтому формат документа лучше уточнить заранее.

Документы об образовании

Для представления австралийских образовательных документов — дипломов, аттестатов, выписок с оценками и справок — за границей может потребоваться апостиль или иная форма подтверждения их подлинности. Признание самой квалификации осуществляется отдельно, по правилам принимающего государства.

Требования зависят от типа учебного заведения. Документы университетов и других высших учебных заведений (дипломы, приложения, справки) принимаются в виде оригиналов, предварительно подтверждённых самим вузом как точная и достоверная запись, либо нотариальных копий, в которых указано, что оригинал сверен с выдавшим учреждением; одной пометки нотариуса «true copy» недостаточно. Документы TAFE принимаются в виде оригиналов или копий, заверенных австралийским нотариусом. Документы частных школ и колледжей, включая зарегистрированные организации профессионального образования (RTO), сначала заверяет нотариус; в некоторых штатах и территориях документ может подтвердить орган образования, и тогда DFAT легализует подпись его сотрудника. Оригиналы документов начальных и средних школ должны быть подтверждены и подписаны уполномоченным сотрудником органа образования штата или территории либо заверены нотариусом; документы, подписанные только администрацией школы, не принимаются. Иностранные документы об образовании в Австралии не апостилируются, даже если заверены нотариусом.

Документы компаний (ASIC)

Регистрационные данные австралийских компаний ведёт Австралийская комиссия по ценным бумагам и инвестициям (ASIC). Документы, выданные ASIC, относятся к коммерческим документам государственных органов (наряду с документами налогового управления ATO и Управления терапевтических товаров TGA) и принимаются DFAT в виде оригиналов или копий, заверенных австралийским нотариусом; для электронных выписок действуют правила для электронных документов. Это не исключает их из Конвенции: исключены лишь административные документы, непосредственно относящиеся к коммерческим или таможенным операциям. Учредительные и другие внутренние документы компании публичными автоматически не становятся: для них нужно нотариальное удостоверение копии или подписи. Допустимый срок давности выписки устанавливает принимающая организация.

Частные документы и нотариальные копии

Частные документы (доверенности, согласия, заявления, договоры) и копии публичных документов сначала заверяет австралийский нотариус. После этого апостилем подтверждается подлинность подписи и печати нотариуса, а не содержание документа. Мировой уполномоченный (Justice of the Peace) может выполнять отдельные удостоверительные функции, но его полномочия не эквивалентны полномочиям нотариуса; если для легализации требуется нотариальное удостоверение, нужно обратиться к австралийскому нотариусу.

Использование австралийских документов в странах ЕС

Регламент (ЕС) 2016/1191 о публичных документах касается документов, выданных органами государств — членов ЕС, и на австралийские документы не распространяется. Австралия и государства ЕС участвуют в Гаагской конвенции, поэтому для использования австралийских документов в странах ЕС, как правило, нужен апостиль, если иное не предусмотрено международными соглашениями или специальными освобождениями. Требования конкретного учреждения к виду документа и его переводу уточняйте заранее.

Консульская легализация документов из Австралии

Если документ будет использоваться в государстве, не являющемся участником Гаагской конвенции 1961 года (например, в ОАЭ), и при отсутствии иного международного договора об освобождении от легализации, DFAT выдаёт вместо апостиля удостоверение (authentication). После этого, если этого требуют правила страны назначения, документ заверяется в её посольстве или консульстве. Апостиль в этой процедуре не используется. Полный список стран-участниц Гаагской конвенции можно найти здесь.

Консульская легализация — процесс подтверждения подлинности документа для его признания в иностранном государстве. Он предполагает предварительное заверение документа компетентными органами страны выдачи с последующим заверением дипломатическим или консульским представителем страны назначения.

Это более длительная и затратная процедура. Требования к переводу документа и порядку его подачи устанавливает конкретное дипломатическое представительство — их следует уточнять заранее.

Отличия апостиля от консульской легализации

Что может пойти не так при самостоятельном оформлении апостиля в Австралии?

На первый взгляд процедура кажется простой: подготовить документ, записаться в паспортный офис или отправить его по почте и дождаться результата. На практике же большинство сложностей возникает ещё до проставления апостиля — на этапе нотариального заверения, подготовки документа, выбора офиса или перевода.

• 1

  Копия или скан вместо оригинала

  DFAT принимает оригиналы документов государственных органов и вузов. Сканы и ксерокопии не принимаются: копия должна быть заверена австралийским нотариусом.
• 2

  Заверение не у нотариуса

  Подпись на частном документе или копию заверил мировой уполномоченный (JP), фармацевт или сотрудник полиции. Заверение JP не заменяет нотариального, поэтому для легализации нужно удостоверение австралийского нотариуса (Notary Public).
• 3

  Подача по почте не в тот офис

  Почтой документы принимают только офисы в Мельбурне и Сиднее; в остальных столицах нужна личная подача по записи. Уточняйте актуальный порядок на сайте DFAT перед отправкой.
• 4

  Перевод оформлен не по правилам NAATI или подан иностранный документ

  DFAT легализует только переводы переводчиков, сертифицированных или признанных NAATI: с именем и подписью переводчика, печатью NAATI с номером практикующего переводчика, датой и копией оригинала, подписанной или скреплённой печатью переводчика. Иностранные документы, включая документы об образовании, в Австралии не легализуются — это делается в стране выдачи.
• 5

  Электронный документ без источника

  Распечатка электронного документа не принимается. DFAT или посольство должны сами распечатать его из источника, поэтому понадобятся исходное письмо или доступ к порталу выдавшего органа. Электронного апостиля Австралия не выдаёт.
• 6

  Не тот тип сертификата

  Для стран Гаагской конвенции нужен апостиль, для остальных — удостоверение (authentication), иногда с последующей контрподписью. DFAT не подскажет, что требует иностранный орган, поэтому уточняйте это заранее у принимающей стороны.

Полезные ссылки: официальные ведомства Австралии

• Smartraveller — как легализовать документы (smartraveller.gov.au) — порядок подачи в DFAT;
• DFAT — проверка апостиля (orao.dfat.gov.au) — онлайн-реестр;
• ASIC (asic.gov.au) — документы компаний;
• HCCH (hcch.net) — актуальный список стран-участниц Гаагской конвенции и компетентных органов.

Истребование документов из Австралии

Если документы гражданского состояния утеряны или повреждены либо требуется актуальная копия, необходимо истребовать дубликат. С этим часто сталкиваются те, кто уехал из Австралии. Наш сервис позволяет истребовать документы в Австралии дистанционно: мы запрашиваем дубликат в компетентном органе, при необходимости сразу оформляем апостиль и нотариальный перевод и доставляем готовый пакет курьером в любую точку мира. Ваше присутствие в Австралии не требуется.

Нотариальный перевод документов из Австралии

Для подачи в российские и иные иностранные ведомства потребуется заверенный перевод с английского языка. DFAT легализует переводы только от переводчиков, сертифицированных или признанных NAATI; оригинал документа апостилируется отдельно. Если перевод делается в стране использования, апостилируется оригинал или нотариально заверенная копия, а перевод выполняется после этого и включает текст апостиля. У нас вы можете заказать нотариальный перевод документов с английского на русский язык с их дальнейшим заверением.

Ставится ли апостиль на сам перевод? Иногда да. DFAT может легализовать перевод, выполненный переводчиком, сертифицированным или признанным NAATI, если он оформлен по требованиям: имя и подпись переводчика, печать NAATI с номером практикующего переводчика, заявление о точности перевода, дата и копия оригинала с подписью или печатью переводчика. Апостиль на оригинал, нотариальное удостоверение подписи переводчика и легализация самого перевода — разные процедуры; необходимость каждой зависит от принимающего органа. Для использования в России заранее уточните допустимый порядок.

Заключение

Ниже — сводная таблица по основным документам: что потребуется для апостиля. В Австралии апостиль на все подпадающие под конвенцию документы проставляет единый орган — Министерство иностранных дел и торговли (DFAT).

Кроме того, у нас вы можете заказать нотариальный перевод документов с английского на русский язык.