Истребование документов в Китае

Истребование документов в Китае может потребоваться, если оригинал документа был утерян, повреждён, устарел, недоступен или если для использования за границей требуется актуальная официальная копия. Китайские документы гражданского состояния, справки о несудимости, документы об образовании, корпоративные документы и другие официальные свидетельства часто запрашиваются для иммиграционных процедур, регистрации брака, трудоустройства, поступления в университет, оформления наследства, судебных разбирательств, банковских операций и других юридических или административных целей.

Schmidt & Schmidt оказывает содействие в истребовании и подготовке документов, выполнении заверенного перевода, апостиля или консульской легализации в зависимости от страны назначения. Принимающий орган за границей также может потребовать заверенный перевод.

Когда требуется истребование документов в Китае?

Истребование документов может потребоваться, если оригинал документа больше недоступен, необходимо получить новый экземпляр или принимающий орган не принимает документ, выданный ранее. Это особенно актуально для международных процедур, в рамках которых иностранные органы требуют актуальные, поддающиеся проверке и надлежащим образом легализованные документы из Китая.

Китайские документы может потребоваться получить или оформить повторно для следующих целей:

• регистрация брака за границей;
• воссоединение семьи и иммиграционные процедуры;
• оформление визы, вида на жительство или гражданства;
• трудоустройство за границей;
• поступление в университет или признание квалификации;
• получение профессиональных лицензий и регистрация;
• оформление наследства, участие в судебных разбирательствах или нотариальные процедуры;
• открытие банковских счетов или прохождение процедур комплаенса;
• корпоративная проверка (due diligence) и коммерческие сделки;
• подготовка документов для проставления апостиля или консульской легализации.

Для лиц, которые уже покинули Китай, процедура может быть затруднена, поскольку многие органы требуют знания местных процедур, общения на китайском языке, подтверждения личности, сведений о регистрации по месту жительства или участия уполномоченного представителя. В некоторых случаях может потребоваться доверенность.

Какие документы можно истребовать в Китае?

Возможность получения документа в Китае зависит от его вида, места выдачи, статуса заявителя, наличия соответствующих записей и местной административной практики. Наиболее часто истребуются следующие китайские документы:

Документы о рождении

Документы, связанные с рождением, в Китае могут включать медицинское свидетельство о рождении, записи о регистрации рождения, сведения о регистрации по месту жительства (户口) и нотариальные свидетельства о рождении. Для использования за границей иностранные органы часто требуют китайское нотариальное свидетельство о рождении, а не оригинал внутреннего китайского документа.

Документы о браке

Китайские свидетельства о браке выдаются компетентным органом по вопросам гражданского состояния. Для использования за границей факт заключения брака обычно подтверждается китайским нотариальным свидетельством, которое затем может быть переведено и удостоверено апостилем или посредством консульской легализации.

Если оригинал свидетельства о браке утерян или недоступен, может потребоваться проверить, возможно ли подтвердить запись о регистрации брака в компетентном местном органе или оформить нотариальное свидетельство на основании имеющихся копий, скан-копий или официальных записей.

Документы о разводе

Развод в Китае может подтверждаться свидетельством о разводе, выданным органом по вопросам гражданского состояния, либо судебным решением или документом о медиации. Для использования за границей принимающий орган может потребовать нотариальное свидетельство, подтверждающее факт расторжения брака.

В случае развода в судебном порядке могут потребоваться дополнительные доказательства того, что судебное решение или документ о медиации вступили в законную силу. Если оригинал документа о разводе недоступен, возможность оформления нотариального свидетельства зависит от наличия судебных записей, местной архивной практики и документов, имеющихся у заявителя.

Документы о смерти

Документы, связанные со смертью, могут потребоваться для оформления наследства, урегулирования наследственного имущества, решения пенсионных вопросов, проведения банковских операций, получения страховых выплат или обновления сведений о составе семьи. В зависимости от конкретного случая процедура может включать получение медицинских записей, сведений из органов общественной безопасности, информации о регистрации по месту жительства, записей актов гражданского состояния или нотариального удостоверения.

Как и в случае с другими документами о гражданском состоянии, получение нового оригинала документа, связанного со смертью, может быть затруднено без соответствующих полномочий и возможности обратиться в компетентный орган на территории Китая. Если сохранились скан-копии или ранее выданные копии документа, можно оценить возможность оформления нотариального свидетельства для использования за границей.

Справка о несудимости из Китая

Китайская справка о несудимости, также известная как справка об отсутствии судимости, может потребоваться для иммиграционных процедур, трудоустройства, оформления вида на жительство, подачи заявления на получение гражданства, обучения за границей, регистрации брака за границей, получения профессиональной лицензии или других официальных процедур.

На практике такой документ обычно можно получить только в отношении лица, которое непрерывно проживало в Китае более шести месяцев. Конкретный порядок зависит от города проживания, статуса заявителя в Китае, периода пребывания, имеющихся миграционных записей и требований местных органов общественной безопасности.

Для предварительной оценки ситуации иностранным гражданам обычно требуется предоставить следующие сведения и документы:

• скан основной страницы паспорта;
• сканы всех китайских виз, видов на жительство и отметок о въезде и выезде, охватывающих соответствующий период пребывания в Китае;
• скан документа о регистрации проживания в Китае, например формы регистрации временного проживания;
• название и адрес университета, кампуса, работодателя или места работы в Китае;
• сведения о городе и периоде проживания в Китае;
• ранее выданная китайская справка о несудимости, если имеется.

Процедура носит индивидуальный характер. В некоторых случаях компетентный орган может принять заявление, поданное через уполномоченного представителя. В других случаях может потребоваться нотариально заверенная доверенность, а если доверенность подписана за пределами Китая, перед её использованием в Китае может потребоваться проставить на ней апостиль или пройти консульскую легализацию. Некоторые местные органы также могут запросить дополнительные документы или даже оригинал паспорта заявителя для проверки.

После выдачи справки о несудимости для использования за границей её, как правило, необходимо оформить в виде китайского нотариального свидетельства. Нотариус может проверить содержание справки в органе общественной безопасности, прежде чем оформить нотариальный документ. После этого нотариальное свидетельство может быть апостилировано или легализовано в зависимости от страны назначения.

Оформление справки о несудимости вместе с нотариальным свидетельством и апостилем обычно занимает до трёх недель в зависимости от города, полноты предоставленных документов и загруженности компетентных органов.

Также важно заранее проверить, будет ли перевод, включённый в китайское нотариальное свидетельство, принят в стране назначения. Некоторые принимающие органы могут потребовать дополнительный перевод, выполненный местным присяжным, аккредитованным или иным образом уполномоченным переводчиком.

Подробная информация о китайских справках о несудимости, включая требования к заявителям, необходимые документы, нотариальное удостоверение, проставление апостиля, консульскую легализацию, требования к переводу и сроки оформления, представлена в нашем руководстве о получении справки о несудимости в Китае.

Документы об образовании и академические документы

Китайские документы об образовании могут потребоваться за границей для поступления в университет, трудоустройства, иммиграции, получения профессиональной лицензии, оценки академической квалификации и признания образования. К таким документам могут относиться дипломы, документы о присвоении степени, свидетельства об окончании обучения, академические выписки, справки об обучении, документы о зачислении и другие документы об образовании, выданные школами, колледжами, университетами или органами образования в Китае.

В зависимости от конкретного случая может быть возможно:

• получить дубликат, заменяющий документ, отчёт о проверке или официальное подтверждение в выдавшем документ учреждении;
• использовать качественную скан-копию или сохранившуюся копию в качестве основы для предварительной оценки возможности оформления;
• проверить сведения об образовании через официальные китайские образовательные системы или непосредственно в выдавшем документ учреждении;
• подготовить документ для нотариального удостоверения, проставления апостиля, консульской легализации или выполнения заверенного перевода.

В некоторых случаях у заявителя может сохраниться оригинал документа об образовании или его качественная скан-копия. В других случаях документ может быть утерян, повреждён, устареть или оказаться труднодоступным. Возможность получения заменяющего документа, дубликата, отчёта о проверке или иного официального подтверждения зависит от выдавшего документ учреждения, года его выдачи, имеющихся записей и требований принимающего органа за границей.

Прежде чем китайский документ об образовании может быть нотариально удостоверен, апостилирован или легализован для использования за границей, может потребоваться его проверка через официальные китайские образовательные системы или непосредственно в выдавшем документ учреждении. Если сведения не удаётся найти в официальной системе, нотариус может отказать в выдаче нотариального свидетельства до тех пор, пока информация не будет исправлена или подтверждена университетом либо компетентным органом в сфере образования.

Подробное описание процедуры, включая проверку через китайские образовательные базы данных, оформление нотариального свидетельства, проставление апостиля, консульскую легализацию, требования к переводу и признание китайских дипломов за границей, представлено в нашем специальном руководстве по апостилированию и легализации дипломов и документов об образовании из Китая.

Корпоративные и коммерческие документы

Китайские корпоративные документы часто требуются за границей для регистрации компаний, открытия дочерних компаний или филиалов, проведения банковских и комплаенс-проверок, участия в тендерах, судебных разбирательств, защиты прав интеллектуальной собственности и проведения корпоративной проверки (due diligence). Такие документы выдаются или хранятся в органах рыночного регулирования (市场监督管理局), налоговых органах, нотариальных конторах, судах или непосредственно в компании.

К наиболее часто запрашиваемым китайским корпоративным документам относятся:

• лицензии на осуществление предпринимательской деятельности (营业执照) и свидетельства о регистрации компании;
• выписки из реестра компаний и кредитные отчёты предприятий (企业信用报告);
• уставы и решения участников или совета директоров;
• справки о надлежащем статусе компании и подтверждения её юридического существования;
• документы о налоговой регистрации и справки о налоговом резидентстве;
• корпоративные доверенности и документы, подтверждающие полномочия законного представителя;
• свидетельства на товарные знаки, патенты и другие документы, подтверждающие права интеллектуальной собственности;
• аудированные финансовые отчёты и банковские рекомендательные письма.

Конкретный порядок зависит от вида юридического лица, органа, выдавшего документ, и возможности подтвердить сведения через официальный реестр компаний. Для предприятий с иностранными инвестициями мы также можем оказать содействие в подготовке документов участников и инвесторов для использования в Китае, а также китайских корпоративных документов для использования за границей.

Бывшие граждане Китая и аннулирование регистрации по месту жительства

Процедура может быть более сложной для бывших граждан Китая, которые приобрели гражданство другого государства. Если лицо ранее имело китайское гражданство и было зарегистрировано в системе регистрации по месту жительства в Китае, органы власти могут сначала проверить, была ли официально аннулирована первоначальная запись в системе 户口.

На практике китайская административная процедура в таких случаях может быть достаточно формализованной и основанной на документальных подтверждениях. Если регистрация по месту жительства не была надлежащим образом прекращена, от заявителя могут потребовать документы, связанные с его прежней китайской идентификацией, например китайское удостоверение личности и книгу регистрации по месту жительства.

Если эти документы больше недоступны или не могут быть восстановлены, на практике обычно необходимо получить справку об аннулировании регистрации по месту жительства — 户籍注销证明. Как правило, только после выдачи этой справки становится возможным запросить новые китайские документы или продолжить процедуру нотариального удостоверения на основании ранее существовавших записей о заявителе.

户籍注销证明 обычно можно получить либо через китайское консульство за границей, либо лично обратившись в полицейский участок, отвечавший за место первоначальной регистрации по месту жительства.

Порядок истребования документов в Китае

Конкретный порядок зависит от вида документа, места его выдачи, текущего местонахождения заявителя, наличия соответствующих записей, а также от того, предназначен ли документ для использования в Китае или за границей.

• 1

  Предварительная оценка

  Анализируется имеющаяся информация, чтобы определить, какой документ необходим, где его можно получить, возможно ли оформление нового экземпляра и потребуется ли впоследствии его нотариальное удостоверение, перевод, апостилирование или легализация.

• 2

  Определение компетентного органа

  В зависимости от вида документа компетентным органом может быть управление по вопросам гражданского состояния, управление общественной безопасности, нотариальная контора, университет, орган образования, суд, реестр компаний или другое местное учреждение.

• 3

  Подготовка подтверждающих документов

  От заявителя могут потребоваться копии паспорта, китайские документы, удостоверяющие личность, сведения о регистрации по месту жительства, сканы ранее выданных документов, документы о регистрации проживания, доверенности или иные подтверждающие материалы.

• 4

  Подача заявления и истребование документа

  Заявление подаётся в компетентный орган или учреждение. В зависимости от конкретного случая орган может выдать дубликат, актуальную справку, официальное подтверждение или документ, пригодный для нотариального удостоверения.

• 5

  Нотариальное удостоверение, перевод и легализация

  Если документ предназначен для использования за границей, может потребоваться оформить его в виде китайского нотариального свидетельства, перевести и затем удостоверить посредством апостиля или консульской легализации.

• 6

  Международная доставка

  После подготовки документа он может быть доставлен заявителю, иностранному государственному органу, университету, работодателю, законному представителю или другому получателю за границей.

Использование китайских документов за границей

Документы, полученные в Китае, часто требуют дополнительной подготовки перед тем, как они могут быть приняты за границей. Во многих случаях внутреннего китайского документа недостаточно для использования за границей. Сначала документ может потребоваться удостоверить в китайской нотариальной конторе и оформить в виде нотариального свидетельства для использования за границей.

Если страна назначения является участником Гаагской конвенции об апостиле, на нотариальное свидетельство может потребоваться проставить апостиль в Китае. Если страна назначения не является участником Конвенции или если апостиль не применяется для конкретной цели, может потребоваться консульская легализация.

Также может потребоваться заверенный перевод. Перевод, включённый в китайское нотариальное свидетельство, может требоваться для его удостоверения в Китае, однако он не всегда заменяет перевод, требуемый принимающим органом за границей.

Срок действия и сроки оформления китайских документов

Многие китайские документы о гражданском состоянии не имеют установленного срока действия в соответствии с китайским законодательством. Однако принимающий орган за границей может потребовать, чтобы документы были выданы недавно, особенно для иммиграционных процедур, регистрации брака, оформления вида на жительство, трудоустройства, банковских операций или судебных разбирательств.

Справки о несудимости и некоторые административные документы обычно имеют ограниченный срок актуальности и могут потребовать получения непосредственно перед подачей. Перед началом процедуры всегда следует уточнить у принимающего органа допустимую дату выдачи документа и срок его действия.

Если документ также требует нотариального удостоверения, перевода, проставления апостиля, консульской легализации и международной доставки, необходимо заранее тщательно спланировать общий срок оформления, чтобы документ не утратил актуальность до момента его подачи.

Как Schmidt & Schmidt может помочь

Schmidt & Schmidt оказывает содействие в истребовании и подготовке документов в Китае для использования за границей. Через собственный офис в материковом Китае — 上海史密德商务咨询有限公司, расположенный в Шанхае, — мы напрямую координируем процедуры с местными органами власти, нотариальными конторами, университетами, органами общественной безопасности и другими компетентными учреждениями.

Мы можем оказать содействие в:

• предварительной оценке необходимого китайского документа;
• определении компетентного органа или учреждения;
• истребовании документов о гражданском состоянии, справок о несудимости, документов об образовании и других официальных документов;
• подготовке доверенностей и документов, подтверждающих полномочия;
• нотариальном удостоверении и оформлении китайских нотариальных свидетельств;
• выполнении заверенного перевода китайских документов;
• проставлении апостиля в Китае;
• консульской легализации в случаях, когда апостиль не применяется;
• международной курьерской доставке готовых документов;
• консультации по правильному порядку оформления документов для конкретной страны назначения.

Благодаря собственному офису в Шанхае и международной сети мы помогаем снизить риск задержек, получения неподходящего вида документа, ненадлежащего нотариального удостоверения, выбора неправильного порядка легализации, проблем с переводом или отказа в принятии документа принимающим органом за границей.