Легализация документа – это процедура, которая позволяет придать документу юридическую силу для его признания в другом государстве.

То есть, легализация нужна для того, чтобы документ, выданный в одном государстве, был действительным в другом государстве, и его можно было предоставить в официальные органы или организации другого государства. Легализация подтверждает полномочия, подлинность подписи и печати должностного лица, выдавшего документ.

Требование легализации касается только официальных, некоммерческих документов.

Существуют следующие процедуры легализации документов:

  • Консульская легализация
  • Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации)
  • Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ

Консульская легализация применяется для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, которая ввела процедуру проставления апостиля (Россия также присоединилась к этой Конвенции).
Легализация документов через ТПП РФ осуществляется в отношении документов коммерческого характера (договоров, счетов, инвойсов).

Нет, не всегда. В некоторых случаях государства могут заключать между собой соглашения, которые полностью отменяют необходимость легализации документов для их признания в этих государствах.

Страны, для которых в России не требуется легализация и в которых не требуется легализация российских документов:

  • Азербайджан
  • Армения
  • Белоруссия
  • Грузия
  • Казахстан
  • Киргизия
  • Молдавия
  • Таджикистан
  • Туркмения
  • Узбекистан
  • Украина

Апостиль – это специальный знак (штамп), который ставится на официальных документах, выдаваемых учреждениями одного государства, для признания в другом государстве.

При помощи апостиля подтверждается подлинность подписи, статуса должностного лица, а также печати и штампа на официальном документе. Подлинность содержания документа апостилем не подтверждается.

Проставление апостиля является упрощенной процедурой легализации документов и действует только в отношениях между государствами, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года.

Иностранные документы, заверенные апостилем, признаются во всех странах-участниках Гаагской конвенции и не требуют какой-либо иной формы заверения.

Общим для процедур проставления апостиля и консульской легализации является то, что они подтверждают подлинность официального документа для представления в учреждения другой страны. Однако они имеют много различий.

Критерий сравнения Апостиль Консульская легализация
Применение Между государствами, подписавшими Гаагскую конвенцию 1961 года Между всеми иными государствами, если хотя бы одно из них не подписало Гаагскую конвенцию 1961 года
Сложность процедуры Несложная (нужно взаимодействовать только с одним государственным органом, который занимается проставлением апостилей) Сложная (нужно взаимодействовать с различными органами)
Обращение в консульство Не требуется Требуется
Использование легализованного документа Может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции 1961 года Может быть использован только в той стране, консульство которой его легализовало

Проставление апостиля и нотариальное удостоверение имеют разные функции: апостиль необходим для того, чтобы документ был признан в другом государстве, а нотариальное удостоверения – для того, чтобы подтвердить подлинность реквизитов документа (например, подписи переводчика).

Проставление апостиля осуществляется в стране выдачи документа.

Этим занимается государственный орган, который определяется странами – участницами Гаагской конвенции 1961 года. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

Определение органа, который отвечает за проставление апостиля, в России зависит от вида официального документа, который нужно легализовать.

Проставлением апостиля занимаются следующие органы:

  • Региональные органы, которым переданы полномочия по утверждению документов об образовании, ученых степенях (департаменты образования в субъекте РФ) – для соответствующих документов об образовании
  • Органы ЗАГС - для документов (свидетельств), выдаваемых органами ЗАГС
  • Генеральная прокуратура РФ - для документов, составляемых прокуратурой
  • Министерство внутренних дел РФ - для справок о несудимости, выписок из архивных документов МВД, справок о реабилитации
  • Министерство обороны РФ – для документов о военной службе
  • Федеральное архивное агентство (Росархив) - для архивных справок из федеральных архивов
  • Региональные органы в области архивного дела – для архивных справок из региональных архивов
  • Министерство юстиции РФ – для всех иных документов, а именно для официальных документов федеральных государственных органов; для нотариально удостоверенных копий документов федеральных государственных органов, региональных государственных органов, муниципалитетов, судов; для документов, составленных нотариусами; для нотариально удостоверенных копий документов, составленных физическими или юридическими лицами.
Для заверения документов апостилем нужно:
  • Обратиться в уполномоченный орган, который занимается проставлением апостилей
  • Перевести документ с апостилем на язык государства, в которое документ направляется
  • Нотариально заверить перевод документа

Можно, если государство отнесло их к числу органов, уполномоченных на проставление апостиля.

Российские консульства и посольства за рубежом, не относятся к органам, которые могут заверять апостилем официальные документы, выданные в РФ.

Нет, апостиль ставится в стране, в которой документ был выдан.
Да, можно. Для этого можно воспользоваться услугами по проставлению апостиля.
Апостиль проставляется на официальные некоммерческие документы государственного значения, а именно:
  • Выписки из реестра юридических лиц
  • Документы, выданные или заверенные нотариусом
  • Документы, выданные судом: приговоры и судебные решения
  • Переводы, сделанные судебным переводчиком
  • Официальные документы, выданные органами власти
  • Иные документы государственного образца

Не подлежат апостилированию коммерческие договоры, счета и инвойсы, а также таможенные, дипломатические и консульские документы. Применительно к России данные виды коммерческих документов подлежат легализации в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Также соответствии с международной практикой существует ряд документов, которые не подлежат легализации это, в частности, подлинники и копии документов, на которых есть фотография, а именно:

  • Паспорта и заменяющие их документы (в т.ч. удостоверения личности)
  • Профсоюзные билеты
  • Трудовые книжки
  • Военные билеты
  • Пенсионные книжки
  • Водительские права
  • Характеристики
  • Документы о принадлежности сословиям и вероисповеданиям

Сам документ должен быть в надлежащем состоянии, печати и подписи на нем должны быть читаемы. Не подлежат заверению апостилем заламинированные документы.

Нет, нельзя. Апостиль не ставится на коммерческие документы: договоры, счета, инвойсы, коносаменты, сопроводительные и товарораспределительные документы.

Данные виды коммерческих документов подлежат легализации в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России заверением дипломов и иных документов об образовании, ученой степени при помощи апостиля занимаются региональные органы в сфере образования – например, в Москве этим вопросом занимается Департамент образования г. Москвы.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России апостилем может быть заверена нотариально удостоверенная доверенность. Ответственным органом в данном случае будет Минюст РФ.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России этим занимаются органы ЗАГС на уровне субъекта РФ. При этом заверить апостилем то или иное свидетельство может орган ЗАГС на территории того региона, органы которого выдали данное свидетельство. Например, если свидетельство о браке было выдано в г. Москве, то апостиль на него можно получить только в Управлении ЗАГС г. Москвы.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России ответственным органом является МВД и его территориальные подразделения.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России заверение апостилем данной справки осуществляет Минюст РФ.

Если апостиль предполагается ставить не в России, то для каждого государства нужно определять уполномоченный орган отдельно. Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

В России заверение апостилем выписки из ЕГРЮЛ осуществляет Минюст РФ.

Нет, нельзя, поскольку данный документ выдается работодателем и не является документом государственного образца. Однако апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию данной справки.
Нет, трудовая книжка не может быть заверена апостилем. Однако апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию трудовой книжки.
Нет, на медицинские справки, больничные, выписки из истории болезни, врачебные назначения и прочие документы, оформленные в медицинских учреждениях апостиль не ставится. Но апостилем могут быть заверены нотариальные копии данных документов.
Нет, паспорт, загранпаспорт, иные документы, удостоверяющие личность, не могут быть заверены апостилем. Однако апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию данных документов.
По общему правилу, поставить апостиль можно только на оригинал документа. Поставить апостиль на копию документа можно, если она нотариально удостоверена.
Как правило, заверение документов апостилем занимает от трех до пяти рабочих дней.

Госпошлина на проставление апостиля определяется в каждой стране самостоятельно. Если апостиль ставят в разных государственных органах, то пошлина также может отличаться.

В России пошлина за апостиль (на апрель 2019 года) составляет 2 500 рублей за каждый документ (для любого государственного органа).

Нет, не нужен. Перевод необходим для самого документа, который удостоверяется апостилем. При этом перевод должен быть нотариально удостоверен.

Для проставления апостиля в иностранном государстве необходимо обратиться в уполномоченный орган, который был определен этим государством при подписании Гаагской конвенции 1961 года.

Определить ответственный орган для каждой страны можно на сайте Гаагской конвенции 1961 года.

Апостиль представляет собой четырехугольный штамп не менее 9х9 см, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

1. Страна ....................................................
Настоящий официальный документ
2. был подписан (фамилия) ....................................
3. выступающим в качестве ....................................
4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)
...........................................................
Удостоверено
5. в ............................ 6. (дата) .................
7. (название удостоверяющего органа) .........................
8. за № ......................................................
9. печать / штамп
10. подпись ...............................

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

  • Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»
  • Наименование государства, выдавшего апостиль
  • ФИО лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
  • Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
  • Наименование учреждения, выдавшего документ
  • Наименование органа, проставляющего апостиль
  • Название города, в котором проставлен апостиль
  • Дата проставления апостиля
  • Номер апостиля
  • Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
  • Подпись должностного лица, проставившего апостиль
У апостиля нет срока действия. Однако важно понимать, что срок действия есть у документов, которые заверяются апостилем, поэтому просроченные документы даже при наличии на них апостиля могут быть не приняты в другом государстве.

Подлинность апостиля можно проверить следующими способами:

  • Сравнить штамп апостиля с аналогичными штампами на других документах, подлинность которых не вызывает сомнение
  • Обратиться в орган, который проставлял апостиль с просьбой о проверке
  • В специализированных ресурсах в Интернете, с помощью которых можно проверить апостиль по номеру (такие онлайн-реестры существуют, например, в Австралии, Латвии и Англии)

Апостиль для легализации документов применяется в отношении стран, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года.

В список этих стран в настоящий момент входят следующие:

  • Австралия
  • Австрия
  • Азербайджан
  • Албания
  • Андорра
  • Аргентина
  • Армения
  • Беларусь
  • Бельгия
  • Болгария
  • Босния и Герцеговина
  • Бразилия
  • Бывшая югославская Республика Македония
  • Венгрия
  • Венесуэла
  • Гайана
  • Германия
  • Греция
  • Грузия
  • Дания
  • Израиль
  • Индия
  • Ирландия
  • Исландия
  • Испания
  • Италия
  • Казахстан
  • Кипр
  • Китай (Народная Республика)
  • Корея (Республика)
  • Коста-Рика
  • Латвия
  • Литва
  • Люксембург
  • Маврикий
  • Мальта
  • Марокко
  • Мексика
  • Монако
  • Нидерланды
  • Новая Зеландия
  • Норвегия
  • Панама
  • Парагвай
  • Перу
  • Польша
  • Португалия
  • Республика Молдова
  • Российская Федерация
  • Румыния
  • Сербия
  • Словакия
  • Словения
  • Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
  • Соединенные Штаты Америки
  • Суринам
  • Тунис
  • Турция
  • Украина
  • Уругвай
  • Филиппины
  • Финляндия
  • Франция
  • Хорватия
  • Черногория
  • Чешская Республика
  • Чили
  • Швейцария
  • Швеция
  • Эквадор
  • Эстония
  • Южная Африка
  • Япония

Консульская легализация – это процедура, с помощью которой подтверждается подлинность официального документа одного государства (подписи, статуса, печати должностного лица, который его выдал) для его признания в другом государстве. Эта процедура всегда осуществляется в той стране, в которой был выдан документ.

Консульская легализация является более сложной и долгосрочной процедурой по сравнению с апостилированием (заверением документов апостилем), поскольку включает в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции, органах МИДа, а затем в консульстве страны назначения.

Консульская легализация применяется в отношениях между государствами, если хотя бы одно из них не подписало Гаагскую конвенцию 1961 года.

Консульская легализация всегда осуществляется в той стране, в которой был выдан документ и распространяется только на официальные документы государственного образца.

Для того, чтобы пройти процедуру консульской легализации необходимо:

  • Заверить документа у нотариуса
  • Удостоверить подписи нотариуса в Министерстве юстиции
  • Легализовать документ в Министерстве иностранных дел
  • Заверить документ в посольстве той страны, для которой предназначается документ
  • В некоторых случаях (если это требуется) – сделать перевод документа для посольства перед обращением туда
Консульская легализация используется для подтверждения подлинности официальных документов государственного образца, а именно:
  • Выписки из реестра юридических лиц
  • Документы, выданные или заверенные нотариусом
  • Документы, выданные судом: приговоры и судебные решения
  • Переводы, сделанные судебным переводчиком
  • Официальные документы, выданные органами власти
  • Иные документы государственного образца

Не подлежат легализации коммерческие договоры, счета и инвойсы, а также таможенные, дипломатические и консульские документы. Применительно к России данные виды коммерческих документов подлежат легализации в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Также соответствии с международной практикой существует ряд документов, которые не подлежат легализации это, в частности, подлинники и копии документов, на которых есть фотография, в именно:

  • Паспорта и заменяющие их документы (в т.ч. удостоверения личности)
  • Профсоюзные билеты
  • Трудовые книжки
  • Военные билеты
  • Пенсионные книжки
  • Водительские права
  • Характеристики
  • Документы о принадлежности сословиям и вероисповеданиям

Сам документ должен быть в надлежащем состоянии, печати и подписи на нем должны быть читаемы. Не подлежат заверению апостилем заламинированные документы.