Термин «апостиль» обычно используется для обозначения упрощённой процедуры удостоверения подлинности документов, установленной Гаагской конвенцией 1961 года. Для стран, входящих в Конвенцию, включая Украину, получение апостиля является простым и экономичным способом гарантировать, что ваши документы будут признаны за рубежом.
Украина присоединилась к Гаагской конвенции 22 декабря 2003 года. На основании Гаагской конвенции документы, выдаваемые государственными учреждениями одной из стран-участниц Конвенции, являются действительными в другой стране-участнице без консульской легализации при условии проставления на них апостиля.
Апостиль, также называемый «гаагским апостилем», — это сертификат, который подтверждает происхождение публичного документа (например, свидетельства о рождении, браке или смерти, судебного постановления, выписки из реестра или нотариального удостоверения). Он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Документы, выданные в Украине и заверенные апостилем в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года, признаются во всех государствах — участниках Конвенции и не требуют дополнительной формы удостоверения, такой как консульская легализация. На сегодняшний день более 120 государств присоединились к Конвенции.
Апостиль на Украине представляет собой четырехугольный штамп размером не менее 9х9 см на украинском языке, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Для стран, не входящих в Гаагскую конвенцию, к публичным документам применяется консульская легализация. Эта процедура более сложная, длительная и затратная по сравнению с процедурой апостиля.
Апостиль ставится на следующие документы
- Свидетельство о рождении, смерти, браке или разводе
- Дипломы, аттестаты, на любые документы об образовании и обучении и приложения к ним, выданные учреждениями образования
- Решения суда
- Нотариально заверенные копии документов
- Другие нотариальные документы (завещания, доверенности и т.д.)
- Выписки из торгового реестра Украины, справки о налоговой регистрации.
Органы, ответственные за проставление апостиля
- Министерство образования и науки - уполномочено удостоверять документы, выданные этим министерством, а также образовательными учреждениями и государственными организациями, которые предоставляют услуги в сфере образования и науки или осуществляют другие виды деятельности, связанные с предоставлением таких услуг;
- Министерство юстиции - удостоверяет документы, выданные судебными органами, судами, государственными архивными учреждениями, органами исполнения наказаний и пробации, а также документы, выданные нотариусами Украины;
- Министерство внутренних дел - проставляет апостиль на документах, выданных самим министерством и его территориальными подразделениями, за исключением образовательных документов;
- Государственная миграционная служба – проставляет апостиль на документах, выданных этой службой и её территориальными подразделениями, в сфере миграции;
- Государственная налоговая служба – проставляет апостиль на документах, выданных этой службой и её территориальными органами;
- Министерство иностранных дел Украины - на документы, выданные Минздравом Украины и на все другие документы.
Апостиль на документы из Крыма
Оригинальные документы, выданные после 11 августа 2014 года российскими властями в Крыму, могут быть заверены апостилем в России. Свидетельства о гражданском состоянии, выданные в Крыму до 11 августа 2014 года, имеют украинские бланки и печать, поэтому обычно могут быть апостилированы. Для актов гражданского состояния, произошедших до этой даты, апостиль можно проставить на переоформленный документ, выданный центральным органом записи актов гражданского состояния. Перед оформлением апостиля уточните у компетентных органов страны назначения, принимают ли они апостиль на крымские документы и в каком виде.
Особенности и требования для апостиля в Украине:
- Документы о гражданском состоянии (свидетельства о рождении, браке и смерти), выданные до 2016 года, не подлежат легализации. Необходимо получить новый документ в том же органе ЗАГС, который выдал оригинал. Только новый документ может быть апостилирован. Мы поможем получить новый документ из любого города Украины.
- Апостиль может быть проставлен только на оригинальном документе. Документ должен быть в хорошем состоянии, с читаемыми печатями и подписями, без посторонних надписей и наклеек.
- Ламинированные свидетельства о рождении, браке, разводе или смерти не подлежат апостилю.
- Если апостиль проставляется на нотариально заверенной копии, он удостоверяет только соответствие копии оригиналу, но не сам оригинальный документ. При этом оригинал не апостилируется автоматически. Германия, Австрия и большинство других стран принимают только оригиналы документов. Уточните у компетентного органа страны назначения, будут ли принимать апостилированную копию или только оригинал.
- В некоторых случаях документ должен быть свежим (не старше 3–6 месяцев) для апостиля.
Требования к документам
Апостиль ставится исключительно на оригинал или на нотариально заверенную копию в случае, если на оригинал нельзя ставить апостиль (например, паспорт, водительские права и т.д.).
Документы должны быть в хорошем состоянии с хорошо различимыми печатью и подписью. На документах не должно быть каких-либо посторонних надписей или отметок. Документы не должны быть ламинированы.
Документы гражданского состояния (свидетельства о рождении, брака, смерти и т.д.), выданные до 2016 года, необходимо заменить на свидетельства нового образца.
В наши комплексные услуги входит также получение новых документов на Украине, в том числе и свидетельства о рождении нового образца.
Ограничение требований о легализации
Согласно ст. 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (также носящей название Минской конвенции), действующей на территории подписавших ее стран, документы стран-участниц не требуют легализации.
К странам-участницам Конвенции относятся: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.
Украина является страной-участницей Минской конвенции с 1995 года. Для данных государств легализация документов, выданных на Украине, путем проставления апостиля не требуется. Для использования документов, выданных на Украине, на территории вышеперечисленных стран необходимо сделать их нотариально заверенный перевод.
Кроме того, Украина имеет двусторонние договоры о правовой помощи, которые отменяют необходимость апостиля и консульской легализации со следующими странами: Болгария, Вьетнам, Грузия, Эстония, Латвия, Литва, Монголия, Северная Македония, Польша, Румыния, Сербия, Словакия, Турция, Венгрия, Чехия, Эстония.
Документы, выданные в Донецкой Народной Республике (ДНР) и Луганской Народной Республике (ЛНР) не подлежат апостилированию или процедуре консульской легализации, так как ЛНР или ДНР являются частично признанными государствами. Апостилирование или легализация таких документов возможна только после их замены в соответствующих органах власти Украины, на документы государственного образца.
Важной особенностью является то, что образовательные документы, выданные на неподконтрольных Украине территориях, не апостилируются, так как Министерство Образования Украины отправляет запрос в ВУЗ, где происходило обучение. Соответственно, на июль 2022 года, запрос на проставление апостиля не может быть отправлен в образовательные учреждения Херсонской, Донецкой и Луганской областей, а также в Республику Крым и часть Запорожской области.
Апостиль на украинские образовательные документы
Для тех, кто хочет легализовать образовательные документы (дипломы, аттестаты, приложения к дипломам), компания Schmidt & Schmidt предлагает специализированную помощь с учётом требований страны назначения. Помимо услуг по апостилированию и консульской легализации, мы помогаем получить нотариально заверенные переводы и при необходимости новые документы из Украины. Наша команда сотрудничает с присяжными переводчиками. Также мы организуем доставку документов в любую точку мира.
Важно: образовательные документы, выданные на территориях, неподконтрольных Украине, не подлежат легализации, так как Министерство образования и науки Украины направляет запрос непосредственно в то учебное заведение, где был выдан документ. Соответственно, начиная с июля 2022 года, запрос на апостиль невозможно направить в учебные заведения, расположенные в Херсонской, Донецкой и Луганской областях, в Автономной Республике Крым и части Запорожской области.
Апостиль для справки об отсутствии судимости
Справка об отсутствии судимости — один из самых востребованных документов для граждан Украины при получении визы, временного или постоянного вида на жительство, гражданства либо при трудоустройстве за границей.
Эта справка выдается Министерством внутренних дел Украины и является единственным документом, подтверждающим отсутствие судимости у лица на момент её выдачи (отсутствие арестов, приговоров или открытых уголовных производств). Справку могут получить как граждане, так и иностранцы, которые проживали на территории Украины.
Чтобы справка имела силу за границей, на неё проставляется апостиль. Обычно справка с апостилем действует 90 дней со дня выдачи.
Апостиль для коммерческих документов
Апостиль на коммерческих документах необходим для использования украинских корпоративных документов за рубежом, например, при открытии представительства или филиала. Апостилируются следующие документы:
- регистрационные документы юрлица: Выписка из торгового реестра, выписка из земельного реестра, свидетельство о госрегистрации, нотариально заверенная копия устава, копии других учредительных документов, аффидевит с подписью директора и др.;
- Нотариальные документы юрлиц: доверенности, заявления, нотариально заверенные копии и др.;
- Судебные документы.
В Украине апостиль проставляется только на украинских документах. Для коммерческих документов иностранных компаний апостиль может быть получен только в стране их выдачи.
Апостиль на украинские документы в России
Как ранее писал Schmidt & Schmidt, с мая 2024 года ситуация с признанием украинских документов в России изменилась. После выхода Украины из Минской конвенции о правовой помощи 1993 года российские органы перестали принимать украинские документы без дополнительного удостоверения. Теперь для их использования в России требуется апостиль. Однако важно понимать, что апостиль на украинские документы может быть проставлен исключительно в Украине. Российские государственные органы не имеют полномочий заверять документы, выданные украинскими учреждениями.
Это создало серьёзные трудности для переселенцев и граждан Украины, находящихся в России. Многие из них физически не могут вернуться в Украину, чтобы поставить апостиль на свои дипломы, свидетельства ЗАГС или справки. Российские власти, тем не менее, требуют наличие апостиля, а такие документы без него теперь не признаются действительными. Эксперты отмечают, что эти требования фактически «невыполнимы» для значительной части украинцев в России.
Единственным решением остаётся обращение в Украину. Если документ был выдан до 2016 года или утрачен, необходимо заказать его новый дубликат и уже на нём проставить апостиль. Для этого часто используют посредников — юридические компании, которые могут оформить дубликат, пройти процедуру апостиля в Украине и отправить готовый документ курьерской службой в Россию или другую страну. Таким образом, хотя получить апостиль на украинские документы в России невозможно, остаётся возможность легализовать их через Украину с помощью специализированных сервисов.
Консульская легализация на Украине
В том случае, если документ будет применяться в стране, не признающей Гаагскую конвенцию, например в Китае, ОАЭ или иных странах, не входящих в список, то такой документ подлежит консульской легализации. Полный список стран, принимающих и использующих апостили, можно найти здесь.
Консульская легализация – процедура более длительная и затратная, чем заверение апостилем. Процедура легализации документов, выданных на Украине, выглядит следующим образом:
- Заверить копию документа в нотариальной конторе
- Подтвердить в Министерстве юстиции подлинность подписи и печати нотариуса
- Заверить документ в отделе консульской службы Министерства иностранных дел Украины
- Перевести документ на соответствующий язык
- Легализовать документ в консульском отделе посольства (консульстве) соответствующего государства на Украине
Важной особенностью является то, что с марта 2022 года, все посольские учреждения на Украине закрыты. Соответственно, последний этап, заверение в посольстве (консульстве), делается отдельно, на территории соседнего государства. Как правило, на территории Польши.
Нужно помнить о том, что документ будет иметь юридическую силу на территории именно той страны, отметка консульства которой на нем стоит и не может быть применен в других странах.
В отличии от апостилирования, консульская легализация может проводиться не только в отношении документов государственного образца и нотариальных документов, но также и в отношении коммерческих документов, при условии их заверения во внешнеторговой палате.
Срок действия консульской легализации документа, как правило, не ограничен, однако ограничения могут быть наложены на срок действия самих документов.
Кроме того, у нас вы можете заказать нотариальный перевод документов с украинского языка на русский и наоборот.
Что такое консульская легализация?
В нашем видео мы рассказываем, что такое консульская легализация документов, зачем она нужна, в каких случаях применяется, чем отличается от процедуры апостилирования, а также об истории консульской легализации.
Если вам необходима консульская легализация документов, выданных в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по консульской легализации более чем в 80 странах мира.
