Апостиль и легализация документов в Италии

Компания Schmidt & Schmidt оказывает услуги по апостилированию и консульской легализации государственных документов, выданных в Италии, с последующим нотариально заверенным переводом и международной доставкой..

Итальянские документы могут потребоваться за границей при заключении брака, оформлении гражданства, получении вида на жительство, поступлении в университет, трудоустройстве или регистрации компании. Например, для заключения брака в России гражданке Италии необходимо представить итальянское свидетельство о рождении и документ, подтверждающий семейное положение. Чтобы российский орган ЗАГС мог установить официальное происхождение этих документов, обычно требуется апостиль.

Апостиль подтверждает подлинность подписи должностного лица, его полномочия и, при необходимости, подлинность печати или штампа на документе. При этом он не удостоверяет достоверность содержащихся в документе сведений. Процедура предусмотрена Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации иностранных официальных документов.

Италия ратифицировала Гаагскую конвенцию 13 декабря 1977 года; для неё Конвенция вступила в силу 11 февраля 1978 года. Италия и Россия являются участниками Конвенции, поэтому итальянские официальные документы, удостоверенные апостилем, как правило, принимаются российскими учреждениями без дополнительной консульской легализации.

Для представления документа в России обычно требуются апостиль и заверенный перевод на русский язык. Конкретные требования зависят от вида документа, цели его использования и правил принимающего органа.

Какие документы можно апостилировать в Италии

Апостиль проставляется на итальянские официальные документы, выданные государственными и муниципальными органами, судами, нотариусами и другими уполномоченными учреждениями.

Частные документы могут быть подготовлены к апостилированию после необходимого нотариального или иного официального удостоверения.

Возможность апостилирования зависит не только от содержания документа, но и от формы его выдачи.

Например, частная доверенность не подлежит непосредственному апостилированию. После нотариального удостоверения подписи апостиль может быть оформлен на удостоверительную надпись нотариуса.

Особенности апостилирования в Италии

Компетентные органы

В Италии полномочия по проставлению апостиля распределены между несколькими государственными органами. Выбор компетентного ведомства зависит от происхождения документа.

Префектуры осуществляют удостоверение подписей должностных лиц административных органов, относящихся к соответствующей территории.

Прокуратуры удостоверяют подписи на судебных и нотариальных документах.

Особый порядок действует в автономном регионе Валле-д’Аоста, где соответствующие полномочия осуществляются региональными органами. В провинциях Тренто и Больцано предусмотрена компетенция правительственных комиссариатов (Commissariati del Governo).

Таким образом, порядок апостилирования в Риме, Милане, Турине, Неаполе и других городах основан на единых правовых принципах, но конкретные правила подачи, записи на приём и выдачи документов могут различаться.

Проверка подписи должностного лица

Для получения апостиля необходимо подтвердить подлинность подписи лица, выдавшего или удостоверившего документ.

Компетентные префектуры и прокуратуры используют образцы подписей (specimen di firma) уполномоченных должностных лиц.

Если необходимый образец отсутствует, оформление может быть задержано до получения подтверждения.

Такие ситуации возникают при работе со старыми документами, дипломами, отдельными муниципальными справками и документами, подписанными сотрудниками, сведения о которых ещё не переданы компетентному органу.

В некоторых случаях потребуется предварительное обращение в учреждение, выдавшее документ, для подтверждения подписи или оформления нового экземпляра.

Требования к форме документа

Для апостилирования обычно требуется оригинал официального документа или надлежащим образом заверенная копия.

На документе должны быть указаны имя и должность подписавшего лица, а также необходимые удостоверительные реквизиты и печать учреждения.

Документы с нечитаемыми подписями, отсутствующими реквизитами, повреждениями или неоговорёнными исправлениями могут потребовать повторного оформления.

Важное значение имеет способ подписи. Не все ведомства принимают для апостилирования документы, подписанные исключительно электронной подписью или распечатанные из государственных электронных сервисов.

Электронный апостиль в Италии

В Италии активно используются цифровые административные сервисы, электронные сертификаты и документы с квалифицированной электронной подписью.

Однако это не означает, что для всех электронных документов доступна единая национальная процедура электронного апостилирования (e-Apostille).

Ряд итальянских префектур указывает, что для обычной процедуры апостилирования требуется документ с собственноручной подписью компетентного должностного лица. Распечатка электронного сертификата либо документа с цифровой подписью может не подходить для непосредственного удостоверения.

Для получения апостиля в таких случаях может потребоваться бумажный экземпляр с необходимыми реквизитами или другая форма официального удостоверения.

Возможность работы с электронными документами необходимо проверять в компетентной префектуре или прокуратуре до подачи.

Специфика апостилирования отдельных документов в Италии

Справка о несудимости (Certificato del casellario giudiziale)

Итальянская справка о несудимости часто требуется при получении гражданства, оформлении вида на жительство, трудоустройстве за границей и прохождении иммиграционных процедур.

Основной документ — Certificato del casellario giudiziale, содержащий предусмотренные законодательством сведения о судимостях и других регистрационных записях.

От него необходимо отличать Certificato dei carichi pendenti — справку о находящихся на рассмотрении уголовных производствах.

Оба документа относятся к судебной системе, поэтому их апостилирование осуществляется через компетентную прокуратуру (Procura della Repubblica).

Получение справок организуется через учреждения судебного реестра (Uffici del casellario giudiziale) при прокуратурах. Для отдельных документов предусмотрена онлайн-запись или предварительное электронное бронирование с последующим получением в установленном порядке.

При оформлении следует учитывать, что иностранное учреждение может требовать справку, выданную в течение определённого периода до подачи.

Необходимые документы и сведения:

• Официальная справка о несудимости или незавершенных производствах
• Данные заявителя
• Страна дальнейшего использования
• При обращении через представителя — необходимые документы, подтверждающие полномочия

Свидетельства о рождении, браке и смерти (Atti di stato civile)

Итальянские документы гражданского состояния выдаются муниципалитетами (Comuni) по месту регистрации соответствующего события.

Наиболее востребованы свидетельства о рождении (Atto di nascita), браке (Atto di matrimonio) и смерти (Atto di morte).

Для использования за границей могут потребоваться различные формы документов:

• Certificato — свидетельство, подтверждающее основные сведения
• Estratto per riassunto — выписка с предусмотренными законом дополнительными отметками
• Copia integrale — полная копия актовой записи

Форма документа определяется требованиями иностранного учреждения.

Для получения апостиля обычно используется префектура, компетентная в отношении муниципалитета, выдавшего документ.

Специальная отметка для использования за границей

Особенность итальянских административных документов заключается в необходимости правильно указать зарубежное назначение ещё при их получении.

Для сертификатов, выдаваемых государственными учреждениями и предназначенных для использования за рубежом, предусмотрена специальная отметка:

Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero.

Она означает, что документ выдан для использования за пределами Италии.

Наличие такой отметки особенно важно для муниципальных справок. Она не требуется автоматически для всех международных форм документов и некоторых иных установленных законом образцов.

Если документ получен без необходимых реквизитов, для апостилирования может потребоваться выдача нового экземпляра.

• Официальное свидетельство или выписка установленной формы
• Указание страны назначения
• При необходимости — сведения для поиска актовой записи
• Документы, подтверждающие право на получение записи, если доступ ограничен

Документы об образовании (Titoli di studio)

Итальянские дипломы, школьные аттестаты и академические документы могут требовать апостилирования при поступлении в зарубежный университет, трудоустройстве или подтверждении профессиональной квалификации.

К таким документам относятся:

• Diploma di maturità — школьный аттестат
• Diploma di laurea — диплом о высшем образовании
• Certificato di laurea — университетская справка о полученной квалификации
• Transcript of Records — академическая выписка
• Diploma Supplement — приложение к диплому

Для апостилирования документов об образовании обычно компетентна префектура, однако перед подачей может потребоваться предварительное подтверждение подписи.

Особенности апостилирования школьных аттестатов

Для школьных документов, включая аттестаты об окончании средней школы, в отдельных провинциях предусмотрено предварительное подтверждение подписи руководителя учебного заведения через территориальное управление образования (Ufficio Scolastico Territoriale) или региональное управление (Ufficio Scolastico Regionale).

После необходимого заверения документ направляется в компетентную префектуру.

В некоторых случаях без предварительного подтверждения подписи апостиль не выдаётся.

Особенности апостилирования университетских дипломов

При оформлении документов итальянских университетов необходимо учитывать, что префектура должна иметь возможность проверить подпись уполномоченного представителя учебного заведения.

Если образец подписи ректора, руководителя административной службы или другого должностного лица отсутствует в распоряжении ведомства, может потребоваться обращение в университет для подтверждения подписи.

В зависимости от правил префектуры возможно получение нового сертификата с подписью уполномоченного лица либо передача необходимых сведений компетентному органу.

Также следует учитывать требования страны назначения к оригиналу диплома, заверенной копии и приложениям.

• Диплом, аттестат или официальная академическая справка
• При необходимости — приложение с оценками
• Подтверждение подписи через учебное заведение или управление образования
• Страна назначения документа

Апостиль подтверждает официальное происхождение документа, но не заменяет процедуру признания иностранного образования.

Выписки из торгового реестра (Visura camerale)

Итальянские компании используют документы торгового реестра при регистрации филиалов за границей, открытии банковских счетов, заключении международных договоров и подтверждении полномочий руководителей.

Основными документами являются выписка Visura camerale и официальный сертификат Certificato camerale.

Реестр предприятий (Registro delle Imprese) ведётся системой итальянских торгово-промышленных палат (Camere di Commercio).

Важно различать обычную информационную выписку и официальный документ, предназначенный для удостоверения.

Не каждая электронная выписка, загруженная из торгового реестра, может быть непосредственно апостилирована. Для международного использования может потребоваться сертификат установленной формы с подписью компетентного должностного лица.

Апостилирование таких документов, если они подпадают под действие Гаагской конвенции, обычно осуществляется в префектуре.

• Официальная выписка или сертификат торговой палаты
• Наименование организации
• Регистрационные данные компании
• Страна дальнейшего использования
• При необходимости — подтверждение полномочий представителя

Нотариальные документы и доверенности (Atti notarili e procure)

Итальянские нотариальные акты могут потребоваться за рубежом для совершения сделок с недвижимостью, оформления наследства, представления интересов компании или выдачи доверенности.

К распространённым документам относятся нотариальные доверенности (Procure), договоры, завещания, удостоверенные заявления и официальные копии нотариальных актов.

Апостиль на нотариальные документы оформляется в прокуратуре при компетентном суде, а не в префектуре.

При этом необходимо учитывать территориальную принадлежность нотариуса и наличие образца его подписи.

Если документ составлен частным лицом, может потребоваться предварительное нотариальное удостоверение подписи.

Апостиль удостоверяет подпись и полномочия нотариуса, но не подтверждает, что содержание доверенности соответствует законодательству иностранного государства.

• Нотариальный оригинал или допустимая официальная копия
• Страна назначения
• При необходимости — требования иностранного учреждения к содержанию и форме документа

Судебные решения (Decisioni giudiziarie)

Судебные решения, постановления, выписки из судебных материалов и документы судебных канцелярий апостилируются через компетентную прокуратуру.

Перед подачей необходимо получить официальную копию судебного акта, оформленную по правилам соответствующего суда.

В зависимости от назначения могут понадобиться дополнительные отметки, например о вступлении решения в законную силу.

Апостиль не означает автоматического признания или исполнения итальянского судебного решения за границей. Для этого могут применяться отдельные международные соглашения и национальные процедуры.

Признание подлинности документов внутри ЕС

В отношениях между Италией и другими государствами ЕС действуют специальные правила, предусматривающие освобождение определённых документов от апостилирования.

Многоязычные документы (Конвенции CIEC)

Италия участвует в соглашениях Международной комиссии по гражданскому состоянию (Commission Internationale de l'État Civil, CIEC).

Государства-участники Венской конвенции CIEC от 8 сентября 1976 года (многоязычные выписки о рождении, браке и смерти):

• Италия, Австрия, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Германия, Испания, Кабо-Верде, Литва, Люксембург, Молдова, Нидерланды, Польша, Португалия, Румыния, Северная Македония, Сербия, Словения, Турция, Франция, Хорватия, Черногория, Швейцария, Эстония.

Государства-участники Мюнхенской конвенции CIEC от 5 сентября 1980 года (многоязычная справка о брачной правоспособности):

• Италия, Австрия, Германия, Греция, Испания, Люксембург, Молдова, Нидерланды, Португалия, Турция.

Россия не участвует в указанных конвенциях CIEC. Поэтому для представления итальянских документов в российских учреждениях необходимо учитывать общие требования к апостилированию и переводу.

Регламент (ЕС) 2016/1191

С 16 февраля 2019 года в Европейском союзе применяется Регламент (ЕС) 2016/1191, освобождающий определенные категории официальных документов от апостилирования при использовании между государствами-членами.

В сферу его действия входят документы, касающиеся рождения, смерти, имени, брака, семейного положения, развода, гражданства, места жительства и некоторых других обстоятельств.

Например, итальянское свидетельство о рождении, представленное в компетентный орган Германии в пределах действия Регламента, не требует апостиля для подтверждения подлинности.

Для ряда документов также предусмотрены многоязычные стандартные формы, позволяющие сократить необходимость отдельного перевода.

При этом Регламент не устанавливает автоматического признания всех юридических последствий документа и не распространяется на любые категории официальных бумаг.

Другие международные соглашения

Италия является участницей ряда двусторонних и многосторонних соглашений, упрощающих использование документов за рубежом.

В отдельных отношениях с другими европейскими государствами предусмотрено освобождение от легализации для определённых категорий официальных документов.

Применимость такого освобождения необходимо проверять с учётом государства назначения, вида документа и срока действия соответствующего соглашения.

Консульская легализация документов из Италии

Если итальянский документ предназначен для государства, в отношениях с которым Гаагская конвенция 1961 года не применяется, может потребоваться консульская легализация.

Такая процедура используется, например, для документов, направляемых в Объединённые Арабские Эмираты, при отсутствии применимого освобождения.

Консульская легализация представляет собой последовательное подтверждение официального происхождения документа итальянскими компетентными органами и дипломатическим или консульским представительством страны назначения.

Этапы консульской легализации

Сначала документ подготавливается в установленной форме. При необходимости выполняется предварительное удостоверение подписи или копии.

Затем документ проходит легализацию в компетентной префектуре либо прокуратуре — в зависимости от того, каким учреждением он был выдан.

После этого выполняется удостоверение в посольстве или консульстве государства назначения.

Иностранное дипломатическое представительство может устанавливать дополнительные требования к переводу, форме заявления, документам о полномочиях и способу подачи.

Для коммерческих документов, непосредственно связанных с экспортными или таможенными операциями, может действовать отдельный порядок удостоверения с участием торговых палат.

Даже если государство формально присоединилось к Гаагской конвенции, необходимо проверить, действует ли она именно в отношениях с Италией и не предусмотрены ли специальные исключения.

Отличия апостиля от консульской легализации

Что может пойти не так при самостоятельном оформлении апостиля в Италии?

• 1

  Неверно определён компетентный орган

  В Италии полномочия разделены между префектурами и прокуратурами. Муниципальные свидетельства обычно апостилируются в префектуре, а нотариальные доверенности — в прокуратуре. Обращение не в то ведомство приводит к потере времени и необходимости повторной подачи.
• 2

  На документе отсутствует подпись, пригодная для проверки

  Для оформления апостиля необходима проверяемая подпись уполномоченного должностного лица. Если образец подписи отсутствует в распоряжении префектуры, может потребоваться дополнительное подтверждение от учреждения, выдавшего документ. Особенно часто такая проблема возникает с дипломами и административными справками.
• 3

  Не выполнено предварительное заверение диплома

  Школьные аттестаты в отдельных провинциях требуют предварительного удостоверения подписи через территориальное управление образования. Если этот этап пропущен, префектура может отказать в выдаче апостиля до устранения недостатков.
• 4

  Муниципальный сертификат оформлен без указания зарубежного назначения

  Документы итальянских муниципалитетов, предназначенные для использования за границей, должны соответствовать специальным требованиям к оформлению. При отсутствии необходимой отметки или официальных реквизитов может потребоваться повторное получение документа.
• 5

  Представлена обычная распечатка электронного документа

  Цифровой сертификат, полученный через государственный сервис, не всегда подходит для непосредственного апостилирования. В некоторых случаях необходимо получить бумажный экземпляр с собственноручной подписью должностного лица.
• 6

  Не учтены требования к присяжному переводу

  Перевод, выполненный в Италии, не всегда автоматически принимается иностранным учреждением. Может потребоваться traduzione asseverata — перевод с присягой переводчика в суде, а для его использования за границей — апостиль на официальном удостоверении перевода.
• 7

  Не проверены требования страны назначения

  Даже правильно оформленный апостиль не гарантирует принятия документа. Иностранный орган может требовать актуальную справку, конкретную форму свидетельства, заверенный перевод или дополнительное подтверждение юридического статуса документа. Предварительная проверка этих условий позволяет избежать повторной подготовки и задержек.

Полезные ссылки: официальные ведомства Италии

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale — esteri.it — международные соглашения, легализация и правила использования документов за рубежом
• Ministero dell'Interno — interno.gov.it — административные органы, префектуры и правила оформления государственных документов
• Ministero della Giustizia — giustizia.it — справки о несудимости, судебные документы и информация о прокуратурах
• ANPR — anagrafenazionale.interno.it — национальный реестр населения и электронные административные сертификаты
• Registro delle Imprese — registroimprese.it — сведения о компаниях и регистрационные выписки
• Unioncamere — unioncamere.gov.it — система итальянских торгово-промышленных палат
• HCCH — hcch.net — официальный перечень государств-участников Гаагской конвенции и компетентных органов

Получение документов в Италии

Если документ утерян, повреждён или не соответствует требованиям принимающего учреждения, может потребоваться получение нового экземпляра.

Свидетельства о рождении, браке и смерти выдаются компетентными муниципальными учреждениями (Comuni).

Отдельные административные сертификаты доступны через национальный электронный реестр населения (ANPR). Однако возможность их непосредственного апостилирования зависит от формы выдачи и наличия необходимых реквизитов.

Справки о несудимости и незавершённых уголовных производствах оформляются через соответствующие службы судебного реестра при прокуратурах.

Для получения дипломов и академических справок предусмотрено обращение в учебное заведение либо компетентное образовательное учреждение.

Выписки из торгового реестра предоставляются через итальянские торгово-промышленные палаты и официальные реестровые сервисы.

Schmidt & Schmidt оказывает услуги по организации получения документов из Италии в случаях, предусмотренных условиями обслуживания, а также их последующего апостилирования, легализации и международной доставки.

Нотариальный перевод документов из Италии

Для представления итальянских документов в иностранных учреждениях может потребоваться перевод на официальный язык государства назначения.

В Италии применяется процедура присяжного перевода — traduzione asseverata.

Присяжный перевод оформляется посредством официального подтверждения соответствия перевода исходному документу. В предусмотренных случаях переводчик приносит присягу перед компетентным судебным должностным лицом, после чего составляется протокол — verbale di giuramento.

Если такой перевод предназначен для использования за границей, может потребоваться дополнительное апостилирование подписи судебного должностного лица, удостоверившего присягу.

При этом апостиль на судебном удостоверении перевода не подтверждает правильность переведённого текста.

Для представления итальянского документа в России обычно используется апостиль на исходном документе с последующим переводом на русский язык и нотариальным удостоверением перевода.

Выполнение перевода непосредственно в России нередко позволяет избежать дополнительных формальностей, связанных с признанием иностранного удостоверения перевода. Однако окончательный порядок определяется требованиями принимающего органа.

Schmidt & Schmidt оказывает услуги по организации нотариально заверенного перевода итальянских документов для их дальнейшего использования за рубежом.

Заключение

Апостилирование документов в Италии зависит от вида документа, его происхождения и территориальной компетенции государственных органов. Муниципальные и административные документы обычно удостоверяются префектурами, а нотариальные и судебные акты — прокуратурами.

Для отдельных документов необходимы дополнительные действия: подтверждение подписи, получение надлежащего официального экземпляра или предварительное заверение через образовательное учреждение.

Ниже приведена сводная таблица по наиболее распространённым итальянским документам.

Компания Schmidt & Schmidt оказывает содействие в апостилировании и консульской легализации документов, выданных в Италии, а также в подготовке нотариально заверенных переводов и международной доставке документов.