Апостиль и консульская легализация документов в Китае

Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги легализации документов - апостилирования, выданных в Китае.

Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность официального документа (например, свидетельства о рождении, браке или смерти, судебного решения, выписки из реестра или нотариального удостоверения). Заверить им можно документацию, выпущенную государственными учреждениями, органами местного самоуправления, а также структурами, которые государство наделило специальными полномочиями.

Апостиль в Китае представляет собой стикер-наклейку с заголовком «Apostille» и ссылкой на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Текст на апостиле продублирован на английском и китайском языке, а также содержит номер апостиля и QR-код, которые позволяют провести проверку подлинности. К стикеру крепится специальная серебристая печать.

Поставить штамп апостиля можно исключительно на территории той страны, в которой был выдан документ.

До 2023 года для использования иностранных документов в КНР и китайских - за рубежом, необходимо было проходить процедуру консульской легализации. Это сложная и многоступенчатая процедура, включающая в себя такие шаги, как: перевод документа уполномоченным переводчиком, нотариальное заверение перевода, заверение документа в канцелярии МИД КНР и последующая легализация в консульстве страны назначения документа.

Для государств, которые не ратифицировали Гаагскую конвенцию, данный порядок при использовании документов из КНР, сохранился до сих пор.

Китай присоединился к Гаагской конвенции об упрощенной легализации документов 8 марта 2023 года, с 7 ноября 2023 года конвенция вступила в силу.

Документы, выданные в Китай и заверенные апостилем, в соответствии с Гаагской конвенцией от 1961 года, признаются во всех странах-участниках Гаагской конвенции и не требуют какой-либо иной формы заверения, например консульской легализации, что значительно снижает издержки и временные затраты на заверение документов. На сегодняшний день к конвенции присоединилось 125 государств, включая Российскую Федерацию, которая присоединилась к Гаагской конвенции в 1992 году.

Документы, выданные в Китае, признаются органами власти и судами РФ только в том случае, если они прошли процедуру легализации в виде апостилирования с дальнейшим переводом на русский язык и заверения перевода нотариусом. Китайский документ, заверенный таким образом, имеет в России такую же юридическую силу, как и документ, выданный государственными органами РФ.

Ограничение апостилирования документов в Китае

Против присоединения Китая к Конвенции об апостиле 8 сентября 2023 года официально высказалась Индия. Поэтому КНР и Индия не признают апостили друг друга. Кроме того, при присоединении к Конвенции Пекин заявил, что будет принимать апостили только тех государств, которые он официально признает. Поэтому процедура апостилирования не актуальна между КНР и Косово.

Апостиль в Гонконге и Макао

При присоединении к Конвенции официальный Пекин оговорил, что в Специальном административном округе КНР Гонконг и Специальном административном округе КНР Макао, которые присоединились к Конвенции об апостиле, когда еще не считались частью КНР, будет действовать прежний порядок апостилирования, отличный от того, который принят в материковом Китае. Однако Гонконг и Макао также принимают апостили только тех государств, которые признаны центральными властями КНР.

Документы, выданные в Китае, признаются органами власти и судами РФ только в том случае, если они прошли процедуру легализации в виде апостилирования с дальнейшим переводом на русский язык и заверения перевода нотариусом. Китайский документ, заверенный таким образом, имеет в России такую же юридическую силу, как и документ, выданный государственными органами РФ.

Обязательные реквизиты апостиля в КНР

• Надпись на французском - Apostille и ссылка на конвенцию 1961 года;
• название государства (КНР);
• имя лица, подписавшего официальный документ или нотариальный сертификат;
• должность лица, подписавшего официальный документ или нотариальный сертификат;
• название организации, поставившей печать или штамп на официальном документе или нотариальном сертификате;
• место апостилирования;
• дата апостилирования;
• наименование органа, который провел апостилирование;
• номер апостиля;
• печать органа, который провел апостилирование;
• подпись уполномоченного должностного лица, которое провело апостилирование.

Реестр апостилей в Китае

В Китае действует электронный реестр апостилей, в котором можно по номеру проверять их подлинность в режиме онлайн

Государственные учреждения Китая, которые могут апостилировать документы

Органом, уполномоченным апостилировать документы в Китае, является Министерство иностранных дел КНР.

В его составе апостилем документы заверяет Служба легализации МИД, а также, в пределах соответствующих административных единиц региональные подразделения Управления иностранных дел в каждой из провинции.

Апостилем в Китае

Порядок апостилирования документов в Китае

Шаг 1: Нотариальное заверение

Важный пункт подготовки это нотариальное заверение документа. Апостиль в Китае никогда не ставится на оригиналы документов, только на нотариальные копии. Есть два вида нотариального заверения: одинарное заверение и двойное заверение. Вид нотариального заверения зависит от страны назначения документа, поэтому важно заранее сообщить нотариусу в какой стране планируется использовать документ чтобы он мог правильно его подготовить.

Нотариус в Китае может заверить документ выданный только на китайском языке, он не имеет права заверять документы на иностранном языке. Поэтому важно чтобы текст оригинала был китайский, особенно часто этот вопрос встречается при попытке заверить доверенности или сертификаты из международных школ или университетов. Не смотря на то что университет или школа могли выдать вам версию документа на англиском языке, нотариально заверить ее нельзя, можно использовать только оригинал на китайском.

Перевод на иностранный язык - это обязательная часть нотариального сертификата который планируется использовать за границей, он включен в процедуру подготовки нотариального сертификата. В итоге на руки вы получите единый нотариальный сертификат с нотариально заверенным документом и нотариальным переводом, на который в будущем будет проставлен один апостиль.

НО! Будьте заранее готовы к тому что этот перевод могут не принять за границей! Очень важно с вашей стороны проверить требования принимающего органа, часто (если не всегда) требуется дополнительно сделать нотариальный перевод у сертифицированного переводчика или нотариуса в стране назначения.

Срок действия некоторых китайских документов всего 3 месяца, если вы заранее не уточните требования к переводу у принимающего органа то может потребоваться заново истребовать, заверять, легализовать и отправлять документ, что несет большие временные и финансовые затраты.

Срок нотариального заверения документа во многом зависит от объема перевода, и составляет обычно около 5 рабочих дней.

Обратите внимание, если ваш документ выдан, например, в г.Уси, провинция Цзянсу, то нотариальную копию (сертификат) вы можете сделать в любом другом городе Китая, НО апостиль можно поставить только в МИД к которому привязан нотариальный участок.

Нотариальное заверение сертификатов, договоров, инвойсов и тд коммерческих документов:

Процедура легализации коммерческих документов ведется не через нотариуса, а через Совет по содействию международной торговле (CCPIT). В каждой провинции он свой, обращаться нужно по месту выдачи документа или компании которой он был выдан. Документ должен быть выпущен на китайском языке, на договорах и других коммерческих документах должна быть печать компании и подпись учредителя.

Для легализации таких документов понадобятся бизнес-лицензия и айди карта учредителя китайской компании. Далее процедура аналогична заверению через нотариуса.

Шаг 2: Проставление апостиля в МИД

Для проставления апостиля в МИД предварительная запись не требуется, для проставления апостиля достаточно прийти в Управление иностранных дел того региона, где был выдан нотариальный сертификат и в порядке электронной очереди подать документ.

Стандартный срок апостилирования в МИД КНР — 5 рабочих дней, однако в случае заказа экпресс-услуги, он может быть сокращен до 3 рабочих дней (без учета доставки).

При подаче документов на апостилирование необходимо подтвердить свою личность. Если документы на апостилирование подает организация, лицо, подающее их, обязано предоставить оригинал доверенности и копию действующего паспорта владельца документа.

Электронный апостиль Китая

С 18 июня 2025 года в Китае в пилотном режиме запущено электронное апостилирование (e-Apostille). Первым документом, заверить который можно в цифровом виде, стал электронный «Сертификат происхождения», выдаваемый Китайским комитетом содействия международному торговому сотрудничеству. Лицам, имеющим такие сертификаты, следует обращаться с ними в Службу легализации МИД КНР.

В дальнейшем процедура будет поэтапно распространена на остальные типы документации КНР. Пока процедура работает только для граждан Китая, владеющих местной айди картой.

Легализация китайских документов об образовании для использования за рубежом

Людям, обучающимся и работающим за рубежом, необходимо подать заявление на апостилирование, чтобы подтвердить подлинность их документов об образовании и других связанных с ним квалификаций. Этот заверенный документ может быть использован в 125 странах и регионах, подписавших Гаагскую конвенцию, и признается в полном объёме.

Образовательные документы, выданные в Китае, такие как школьные аттестаты, университетские дипломы, выписки из академических справок, свидетельства о зачислении и другие документы из школ или университетов, не имеют юридической силы за рубежом без апостиля. Например, апостиль на ваш зарубежный диплом может потребоваться для поступления в магистратуру или аспирантуру.

Чтобы получить апостиль на ваш академический сертификат, вам необходимо убедиться, что ваш академический сертификат является законным и действительным, выдан соответствующим учебным заведением и получен в соответствии с официальными процедурами. Обычно вам может потребоваться выполнить следующие действия:

• Обратитесь в учреждение, выдавшее академическую справку, чтобы получить оригинал документа или официальную копию академической справки. Убедитесь, что копия имеет официальную печать и подпись учреждения и соответствует оригиналу.
• Предоставьте свой академический сертификат в департамент образования для сертификации. Департамент образования проверит ваши академические сертификаты и подтвердит их законный статус в стране. Эта процедура может потребовать от заявителя предоставления некоторых соответствующих документов.
• При необходимости абитуриентов могут попросить предоставить копию своего академического сертификата в Министерство юстиции Китая для нотариального заверения.
• Подайте документы об образовании в Министерство иностранных дел. Министерство иностранных дел проштампует ваш документ об образовании официальной печатью Апостиль.
• Отправьте заверенную академическую справку в посольство или консульство целевой страны в Китае для окончательной сертификации.

Следует отметить, что в разных странах могут быть разные требования к сертификации академических сертификатов, поэтому лучше заранее проконсультироваться с профессиональными агентствами или посольствами целевой страны.

Консульская легализация документов из Китая

В случае, если китайский документ будет применяться в стране, не признающей Гаагскую конвенцию, например в ОАЭ или иных странах, не входящих в список, то такой документ подлежит консульской легализации. Полный список стран, принимающих и использующих апостиль, можно найти здесь.

Консульская легализация — это процесс удостоверения подлинности или заверения юридического документа таким образом, чтобы правовая система иностранного государства признала его имеющим полную юридическую силу. Этот процесс осуществляется дипломатическим или консульским представительством страны, в которой будет использоваться документ.

Необходимым условием консульской легализации документа, выданного в Китае, является его заверение нотариусом Китайской Народной Республики специально для использования за рубежом. На основании оригинала нотариус должен выдать нотариальный документ, содержащий нотариально заверенную копию оригинала и подтверждение его подлинности. Нотариально заверенные документы должны быть заверены Управлением иностранных дел по месту нахождения нотариуса. После этого документ может быть легализован консульством страны назначения документа.

Консульская легализация — более сложная, длительная и дорогостоящая процедура, чем более простая процедура апостилирования. В то время как апостиль обычно оформляется в один этап, консульская легализация требует нескольких предварительных заверений, прежде чем официальный документ будет заверен в посольстве или консульстве страны назначения в Китае.

Обычно требуется, чтобы документ был переведен на официальный язык страны назначения перед подачей в посольство. Дипломатическое представительство самостоятельно решает, как заверить документ.

Нужно помнить о том, что документ будет иметь юридическую силу на территории именно той страны, отметка консульства которой на нем стоит и не может быть применен в других странах.

Срок действия консульской легализации документа, как правило, не ограничен, однако ограничения могут быть наложены на срок действия самих документов.

Процедура консульской легализации документов в Китае

Документ, выданный государственными или провинциальными органами Китая, либо оформленный китайским нотариусом, и предназначенный для использования в стране, не являющейся участницей Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, необходимо:

• выполнить перевод документа уполномоченным переводчиком на язык страны, в которой документ будет использоваться;
• заверить перевод у нотариуса в Китае;
• заверить документ в канцелярии МИД Китая;
• легализовать документ в консульстве страны назначения в Китае.

Только после прохождения этих процедур легализация документа будет законченной, и данный документ станет возможно применять в стране назначения.

Основные отличия апостиля от консульской легализации документов

Общим для процедур проставления апостиля и консульской легализации является то, что они подтверждают подлинность официального документа для представления в учреждения другой страны. Однако они имеют много различий.

Истребование документов в Китае

Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты документов. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из Китая. Наш сервис позволяет истребовать документы в Китае дистанционно и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.

Нотариальный перевод документов из Китая

В Китае нет отдельной услуги нотариального перевода — перевод получает юридическую силу только как часть нотариального сертификата (公证书).
Переводы, выполненные обычными или «сертифицированными» переводчиками в Китае, не признаются за границей, если они не входят в состав нотариального сертификата.

Поэтому, если стране назначения требуется именно перевод, его рекомендуется выполнять непосредственно в стране использования документа, в соответствии с местными требованиями.

Должен ли перевод быть заверен апостилем?

Любой иностранный документ, выданный в одной стране и необходимый для использования в другой стране, должен быть легализован. Важно помнить, что перевод документа с уже проставленным апостилем на русский язык, который был сделан в Китае, по-прежнему будет иметь статус иностранного документа, для которого необходимо проставление апостиля. Следовательно, многие органы могут не принять заверенные переводы из Китая. Чтобы избежать этого, следует делать переводы в стране дальнейшего использования документа.