Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги легализации документов – апостилирования, выданных в Республике Польша.
Для предъявления в суды или иные органы власти России, документов, выданных в Польше, необходимо провести процедуру легализации этих документов, в результате которой такой документ обретает на территории Российской Федерации юридическую силу.
Польша является участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, которая допускает процедуру упрощенной легализации документов через апостилирование. Польша присоединилась к Гаагской конвенции об упрощенной легализации документов 19 ноября 2004 года, 14 августа 2005 года данная Конвенция вступила в силу.
Компетентные органы, уполномоченные на проставление апостиля в Польше
- Министерство иностранных дел (Ministerstwo Spraw Zagranicznych) — главный орган, ответственный за выдачу апостилей в Польше. Оно обрабатывает широкий спектр документов и подтверждает их подлинность и действительность для международного использования.
- Национальное агентство академического обмена (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, NAWA) — в основном отвечает за апостилирование академических документов, таких как дипломы, свидетельства о присуждении учёных степеней (PhD, Habilitation), а также их копий и выписок.
- Министерство культуры и национального наследия (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego) — его департамент художественного образования уполномочен проставлять апостиль на документах, выданных художественными школами. К ним относятся свидетельства, дипломы, учебные документы и справки, предназначенные для использования за рубежом.
- Министерство образования и науки (Ministerstwo Edukacji i Nauki) — ещё один орган, выдающий апостили для образовательных документов. Оно занимается свидетельствами, выданными школами и профессиональными учебными заведениями Польши, в соответствии со статьёй 8(5)(2)(c) Закона об образовании от 14 декабря 2016 года.
- Органы школьного надзора (Kuratorium Oświaty) — занимаются апостилированием документов, связанных с начальными и средними школами, а также учреждениями дополнительного и практического образования, предназначенными для использования за границей.
- Директора региональных экзаменационных комиссий (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna) — уполномочены проставлять апостиль на отдельных документах, связанных с образовательной деятельностью.
Процесс легализации документов в Польше включает в себя проверку подлинности подписи чиновника, проверку подлинности печати и полномочности чиновника на подписание документа. После прохождения данной процедуры на документ клеится специальная наклейка – апостиль. Обычно апостиль ставят на обратной стороне документа.
Некоторые документы, перед легализацией в Министерстве иностранных дел, требуют дополнительного заверения.
- Нотариальные акты, доверенности, нотариальные копии документов и судебные решения должны быть заверены председателем компетентного окружного суда.
- Дипломы высших учебных заведений сертифицированы Министерством науки и высшего образования. Дипломы о военном образовании заверяет Министерство национальной обороны, медицинские дипломы - Министерство здравоохранения.
- Дипломы о школьном образовании заверяется Министерством национального образования.
- Сертификаты о профессиональном образовании заверяются Ассоциацией польских ремесел.
- Коммерческие документы заверяются в Торгово-промышленной палате Польши.
Апостиль в Польше представляет собой четырехугольную наклейку с размерами стороны не менее 9 сантиметров на польском и английском языках, содержащую обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). На штампе указывается печать органа власти и подпись конкретного чиновника, кем был заверен апостиль, а также дата и уникальный номер апостиля.
Типы документов
| Подлежит апостилированию | Не подлежит апостилированию |
|---|---|
|
|
Срок действия апостиля не ограничен, но ограничения могут быть наложены на срок действия документов.
Особенности и требования к документам для апостиля в Польше
Для получения апостиля на документ в Польше по общему правилу применяются следующие требования:
- Документ должен быть оригиналом или заверенной копией, выданной компетентным органом.
- Документ должен содержать всю полную и точную информацию.
- Документ должен быть составлен на официальном языке страны, его выдавшей, или переведён на официальный язык страны, в которой запрашивается апостиль.
- Апостиль должен быть проставлен уполномоченным органом в соответствии с установленными правилами.
Апостиль оформляется в едином формате. В Польше он имеет вид напечатанной наклейки с рукописной подписью должностного лица, официальной печатью и голограммой.
Ограничение требований о легализации
Между Россией и Республикой Польша действует двухсторонний договор «О правовой помощи по гражданским делам» от 16 сентября 1996 года. В соответствии с этим договором, документы, которые выданы или засвидетельствованы по установленной форме и скреплены официальной печатью компетентного государственного учреждения или должностного лица одной из стран, не требуют на территории другой страны какого-либо заверения. Это относится также к подписям на документах.
Таким образом, официальный документ, выданный на территории Польши и заверенный печатью и подписью государственного чиновника, рассматриваются в России как официальные документы, обладающий полной юридической силой без какого либо дополнительного заверения.
Но зачастую сотрудники государственных и коммерческих структур, чаще всего банков, требуют апостиль на польских документах. По этой причине при оформлении документов в Польше мы не рекомендуем пренебрегать процедурой апостилирования.
Легализация польских образовательных документов для использования за рубежом
Чтобы выданные в Польше образовательные документы — такие как школьные аттестаты, дипломы университетов, выписки из зачетных ведомостей, справки о зачислении и другие справки из школ или университетов — были действительны и признавались за границей, они должны пройти процедуру подтверждения подлинности, то есть быть легализованы или снабжены апостилем. Процедуру подтверждения проводит Министерство иностранных дел Польши.
Необходимые документы могут различаться в зависимости от конкретного случая, но, как правило, включают оригиналы или нотариально заверенные копии с оригиналом апостиля на сертификате, а для стран, не являющихся участниками конвенции, — легализованный оригинал сертификата или его нотариально заверенную копию.
Документы могут быть легализованы или апостилированы:
- Консулом Республики Польша, ответственным за соответствующий регион;
- Образовательными органами государства на данной территории;
- Дипломатическим представительством или консульством, аккредитованным в Республике Польша или в государстве — члене ЕС, ОЭСР или ЕЭЗ. В месте, где был выдан документ, они также могут предоставлять услуги по легализации или апостилированию. Это особенно касается аттестатов или документов, дающих право на поступление в вузы соответствующих стран.
Признание подлинности публичных документов внутри ЕС
Многоязычные документы (в соответствии с Конвенцией CIEC)
Акты гражданского состояния и свидетельства о брачной правоспособности, выданные одним из государств-участников по образцу Конвенций Международной комиссии по гражданскому и гражданско-правовому состоянию (CIEC), освобождаются в Польше от любых формальностей.
Государства-участники Венской конвенции CIEC от 8 сентября 1976 года (о выдаче многоязычных выписок из актов гражданского состояния: свидетельств о рождении, браке и смерти):
- Австрия, Германия, Босния и Герцеговина, Болгария, Эстония, Италия, Кабо-Верде, Кипр, Литва, Люксембург, Северная Македония, Молдова, Черногория, Нидерланды, Польша, Португалия, Румыния, Швейцария, Сербия, Словения, Испания, Турция.
Государства-участники Мюнхенской конвенции CIEC от 5 сентября 1980 года (о выдаче многоязычных свидетельств о брачной правоспособности):
Регламент (ЕС) 2016/1191 от 6 июля 2016 года о публичных документах
Кроме того, Регламент (ЕС) 2016/1191 от 6 июля 2016 года о публичных документах упрощает обращение некоторых публичных документов, которые должны быть представлены в одном государстве — члене ЕС, а выданы в другом. Он освобождает такие документы от подтверждения подлинности путем апостиля, с целью уменьшения административной нагрузки и снижения расходов для граждан.
Консульская легализация польских документов для использования за рубежом
Если польский документ должен быть использован в стране, которая не признаёт Гаагскую конвенцию, например, в Объединённых Арабских Эмиратах или других государствах, не являющихся участниками соглашения, применяется процедура консульской легализации, также называемая «консульским заверением». Полный список стран, которые принимают и используют апостиль, можно найти здесь.
Условием консульской легализации документа, выданного в Польше, является его оформление публичным нотариусом специально для использования за границей. Нотариус на основании оригинала должен составить нотариальный акт, содержащий нотариально заверенную копию оригинала и подтверждение его подлинности. Затем нотариально заверенные документы должны быть удостоверены в Управлении по иностранным делам, ответственном за регион, где зарегистрирован нотариус. После этого документ может быть легализован Генеральным консульством.
Консульская легализация — это процесс подтверждения подлинности или удостоверения юридического документа, чтобы правовая система иностранного государства признала его действительным. Процедура выполняется дипломатическим или консульским представителем страны, в которой документ будет использоваться.
Консульская легализация является более сложной, продолжительной и дорогостоящей процедурой по сравнению с более простой процедурой апостилирования. Если апостиль обычно оформляется за один шаг, то консульская легализация требует нескольких предварительных заверений, прежде чем публичный документ может быть удостоверен посольством или консульством страны назначения в Польше.
Как правило, документ должен быть переведён на официальный язык страны назначения до подачи в посольство. Решение о порядке легализации принимает дипломатическое представительство.
Основные различия между апостилем и консульской легализацией
Общее между апостилем и консульской легализацией заключается в том, что обе процедуры подтверждают подлинность официального документа для его использования в учреждениях другой страны. Однако между ними есть множество различий.
| Апостиль | Консульская легализация | |
|---|---|---|
| Юридическая сила | Может использоваться во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции об упрощённой легализации документов. | Применяется между странами, одна или обе из которых не являются участниками Гаагской конвенции, либо если одно из государств-участников выразило протест против присоединения другого. |
| Сложность | Средняя. Для получения апостиля необходимо обратиться в уполномоченный орган страны, выдавшей документ. | Высокая. Консульская легализация требует участия нескольких государственных органов и дипломатического представительства страны назначения. |
| Предварительное заверение | Обычно не требуется. | Обязательно. |
| Заверение в посольстве страны назначения в государстве происхождения документа | Обращение в консульство страны назначения не требуется. | Является заключительным этапом легализации. |
Истребование документов в Польше
Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты документов. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из Польши. Наш сервис позволяет истребовать документы в Польше дистанционно и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.
Нотариальный перевод документов
Зачастую органы власти принимают документы, составленные исключительно на государственном языке. Следовательно, для применения иностранных документов в стране назначения, заверенных апостилем и составленных на иностранном языке, необходимо выполнить их перевод, а также нотариальное заверение перевода. У нас вы можете заказать нотариальный перевод документов на русский язык.
Должен ли перевод быть заверен апостилем?
Любой иностранный документ, выданный в одной стране и необходимый для использования в другой стране, должен быть легализован. Важно помнить, что перевод документа с уже проставленным апостилем на русский язык, который был сделан в Польше, по-прежнему будет иметь статус иностранного документа, для которого необходимо проставление апостиля. Следовательно, многие органы могут не принять заверенные переводы из Польши. Чтобы избежать этого, следует делать переводы в стране дальнейшего использования документа.
