Компания Schmidt & Schmidt оказывает полный комплекс услуг по апостилированию и консульской легализации официальных документов, выданных в Соединённых Штатах Америки. Мы работаем с документами из всех 50 штатов США, округа Колумбия, территорий США, а также из всех федеральных ведомств — включая ФБР, Налоговое управление США (IRS), Службу гражданства и иммиграции (USCIS), Ведомство по патентам и товарным знакам США (USPTO), Управление по контролю качества пищевых продуктов и лекарственных средств (FDA) и федеральные суды. Наши клиенты получают единое контактное лицо в Европе и не должны лично выезжать в США.
США являются членом Гаагской конференции по международному частному праву с 15 октября 1964 года и участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, которая вступила в силу для США 15 октября 1981 года. На сегодняшний день у Конвенции более 125 государств-участников. Во всех этих государствах документ из США, заверенный апостилем, признаётся без какой-либо дополнительной легализации.
Апостиль, или «Гаагский апостиль», — это удостоверяющая отметка, подтверждающая происхождение официального документа (например, свидетельства о рождении, заключении брака или смерти, судебного решения, выписки из реестра или нотариального удостоверения). Он подтверждает подлинность подписи, а также качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ.
Если страна назначения не является участником Конвенции — либо если действует двустороннее исключение — документ должен пройти полную процедуру консульской легализации в посольстве или консульстве страны назначения в Вашингтоне, округ Колумбия. Мы оказываем услуги по обоим маршрутам.
Уполномоченные органы по проставлению апостиля в США
Особенность США состоит в том, что в стране отсутствует единый общенациональный орган по проставлению апостиля. В зависимости от того, кто выдал исходный документ, апостиль необходимо получать в разных инстанциях. Подача документа в ненадлежащий орган — самая распространённая причина отказа, поэтому мы всегда уточняем правильный маршрут до подачи документов.
| Тип документа | Компетентный орган | |
|---|---|---|
| Документы, выданные федеральными ведомствами США (ФБР, IRS, USCIS, USPTO, FDA, USDA, SSA, DOJ, федеральные нотариусы, военные нотариусы) | Государственный департамент США, Office of Authentications (Вашингтон, округ Колумбия) | |
| Документы, выданные федеральными судами США | Клерки (Clerks) и заместители клерков (Deputy Clerks) соответствующего федерального суда | |
| Консульские отчёты о рождении, смерти и заключении брака граждан США за рубежом (Consular Reports of Birth, Death and Marriage Abroad) | Государственный департамент США, Bureau of Consular Affairs, Passport Services, Vital Records Section | |
| Документы, выданные штатами США, округом Колумбия или территориями США (документы гражданского состояния, нотариальные акты, постановления судов штатов, регистрационные документы юридических лиц) | В большинстве юрисдикций — Секретарь штата (Secretary of State) выдавшего штата. Важные исключения: Джорджия — Georgia Superior Court Clerks’ Cooperative Authority; Нью-Джерси — Division of Revenue |
Какие документы США могут быть заверены апостилем:
Личные документы и документы гражданского состояния
- Свидетельства о рождении, заключении брака, смерти и расторжении брака; справки об отсутствии препятствий к заключению брака; аффидевиты о семейном положении (single status affidavits);
- Справки о судимости ФБР (FBI Identity History Summary) и справки о судимости уровня штата;
- Решения об усыновлении и связанные с ними судебные постановления;
- Доверенности, завещания, свидетельства о праве на наследство и иные нотариальные акты;
- Нотариально заверенные копии паспортов, водительских удостоверений и иных документов, удостоверяющих личность.
- Аттестаты средней школы (high school diplomas) и приложения к ним (transcripts);
- Дипломы о высшем образовании и приложения к ним (бакалавриат, магистратура, докторские степени);
- Сертификаты GED;
- Описания учебных курсов и иные сертификаты школ, колледжей и университетов.
Коммерческие документы
- Сертификаты Certificate of Good Standing / Certificate of Existence из реестров юридических лиц штатов;
- Articles of Incorporation, Certificates of Formation, внутренние регламенты (bylaws), операционные соглашения (operating agreements);
- Заверенные копии изменений в учредительных документах, годовых отчётов, документов о слияниях и ликвидации;
- Форма IRS 6166 (сертификат налогового резидентства США);
- Банковские выписки и подтверждения (после нотариального заверения);
- Доверенности для корпоративных целей;
- Сертификаты ISO и сертификаты свободной продажи (Certificates of Free Sale);
- Сертификаты FDA Certificates to Foreign Government для медицинских изделий и фармацевтических препаратов.
Медицинские документы
- Медицинские заключения и экспертные отчёты;
- Справки о пригодности к работе или поездкам;
- Прививочные сертификаты (после нотариального заверения);
- Иные медицинские справки, выданные лицензированными в США врачами.
Документы, не подлежащие апостилированию или легализации
- Документы, выданные дипломатическими или консульскими должностными лицами США (за исключением Консульских отчётов о рождении, смерти и заключении брака за рубежом, которые отдельно апостилируются Государственным департаментом);
- Административные документы, непосредственно связанные с коммерческими или таможенными операциями, — например, коммерческие инвойсы, коносаменты и таможенные декларации. Они, как правило, заверяются местной торговой палатой (Chamber of Commerce);
- Паспорта США и аналогичные документы, удостоверяющие личность, содержащие фотографию владельца (нотариально заверенная копия страницы с фотографией может быть апостилирована);
- Документы, которые были ламинированы, изменены или содержат посторонние отметки, наклейки или этикетки.
Электронный апостиль в США (e-Apostille и e-Register)
По состоянию на 2026 год электронный апостиль в США остаётся ограниченным механизмом из-за децентрализации правовой системы. Полноценную выдачу цифровых e-Apostille (PDF-сертификатов с квалифицированной подписью и QR-кодами верификации) внедрил лишь ряд штатов — Вашингтон, Колорадо, Монтана, Миннесота, Вермонт, Род-Айленд, Кентукки и Юта. В штатах с поддержкой дистанционного нотариата (RON) электронные документы также могут заверяться онлайн. При этом Государственный департамент США в Вашингтоне (DC) оформляет апостили на федеральные документы (справки ФБР, формы IRS 6166, акты FDA) исключительно на бумажных носителях.
Ключевой практический риск цифрового апостиля из США — позиция принимающей стороны. Несмотря на равнозначность цифрового и бумажного форматов по правилам Гаагской конвенции, иностранные банки, миграционные ведомства, суды и ЗАГСы в Европе, Азии и на Ближнем Востоке часто отказываются принимать PDF-версии и требуют традиционный бумажный документ с оригинальной гидрографической/чернильной печатью, рельефным оттиском или скрепляющей лентой.
Требования к документу
Апостиль может быть проставлен только на оригинал документа либо на нотариально заверенную копию, если апостиль невозможно поставить на оригинал (например, на паспорт или водительское удостоверение). Документ должен находиться в надлежащем физическом состоянии; все штампы, печати и подписи должны быть чётко читаемы и не содержать посторонних отметок.
Образцы подписей должностных лиц штатов и округов, а также нотариусов (notaries public), должны быть депонированы у соответствующего Секретаря штата; в противном случае в апостиле будет отказано, а документ возвращён. Для документов гражданского состояния большинство иностранных органов требуют так называемую «полную форму» (long-form, или vault copy) свидетельства — краткие выписки (short-form) обычно не принимаются. Если свидетельство было выдано местным или окружным регистратором (например, New York City Department of Health), перед апостилированием требуется дополнительное предварительное заверение клерком округа (County Clerk).
Справка о судимости ФБР — апостиль для использования за рубежом
FBI Identity History Summary — один из наиболее востребованных документов США для использования за рубежом. Иностранные работодатели, иммиграционные органы, программы получения вида на жительство и агентства по усыновлению регулярно требуют справку о судимости ФБР с апостилем. Поскольку ФБР является федеральным ведомством, апостиль может быть проставлен только Государственным департаментом США в Вашингтоне, округ Колумбия, — но не Секретарём какого-либо штата.
Schmidt & Schmidt предлагает услугу «под ключ»:
- Передача дактилоскопических данных в ФБР через уполномоченного посредника (approved Channeler) либо непосредственная подача через портал ФБР Electronic Departmental Order (EDO);
- Получение справки Identity History Summary в электронной или печатной форме;
- Проставление апостиля в Государственном департаменте США, Office of Authentications;
- При необходимости — заверенный перевод на язык страны назначения;
- Курьерская доставка клиенту в любую точку мира.
Получение справки о несудимости
Если вам необходимо подтвердить отсутствие судимости — например, для усыновления, поступления в учебное заведение или трудоустройства за рубежом — вы можете получить местную справку о несудимости (Local Police Background Check). Для этого обратитесь в местное полицейское управление, офис шерифа округа (county sheriff’s office) или полицию штата — в зависимости от места жительства.
Заполните бланк заявления, предъявите документ, удостоверяющий личность, и оплатите необходимые сборы. После обработки вам будет выдан документ о состоянии вашей криминальной истории. Обратите внимание, что процедуры различаются в зависимости от места — поэтому уточняйте конкретные детали у соответствующих местных правоохранительных органов.
В качестве альтернативы для более полной проверки можно получить справку о судимости ФБР. Она охватывает федеральный уровень и может потребоваться определёнными организациями. Выбор подходящего варианта зависит от конкретных требований запрашивающей стороны.
Чтобы легализовать справку о несудимости, выполните следующие шаги:
- Обратитесь в местное полицейское управление для получения справки о судимости. Убедитесь, что документ подписан сотрудником и нотариально заверен.
- Подайте нотариально заверенный документ Секретарю штата выдавшего штата для проставления апостиля. Этот шаг, как правило, исключает необходимость в дополнительных заверениях.
- После того как Секретарь штата проставит апостиль, ваш документ готов к использованию в стране назначения.
Апостиль на образовательные документы
Дипломы, академические степени, приложения к дипломам (transcripts) и иные академические документы США выдаются частными учреждениями и поэтому не являются «официальными документами» в смысле Конвенции. Для того чтобы быть апостилированными, они сначала должны приобрести характер официального документа через нотариальное заверение.
Стандартная процедура, которую мы реализуем для наших клиентов, выглядит следующим образом:
- Заверение документа регистратором (Registrar) выдавшей школы, колледжа или университета (либо подготовка нотариально заверенной копии);
- Нотариальное заверение подписи регистратора или заявителя американским нотариусом (notary public);
- Подача документов Секретарю того штата, в котором было произведено нотариальное заверение, — для государств — участников Гаагской конвенции апостиль выдаётся на этом этапе, и дальнейшая легализация не требуется;
- Для государств, не являющихся участниками Конвенции: передача в Государственный департамент США для федерального заверения, после чего следует легализация в посольстве страны назначения в Вашингтоне, округ Колумбия;
- При необходимости — заверенный перевод на язык страны назначения.
Консульская легализация документов США для использования за рубежом
Если страна назначения не является участником Гаагской конвенции, документ должен пройти полную процедуру консульской легализации. Мы организуем весь процесс «под ключ», включая непосредственную подачу в соответствующее посольство или консульство в Вашингтоне, округ Колумбия. Полный список стран, признающих и применяющих апостиль, доступен здесь.
Консульская легализация — это процедура удостоверения официального документа, в результате которой он признаётся правовой системой иностранного государства с полной юридической силой. Она осуществляется дипломатическим или консульским представительством страны, в которой документ будет использоваться.
Типовая последовательность шагов для документа США:
- Нотариальное заверение документа (для частных документов);
- Заверение Секретарём штата выдавшего штата;
- Федеральное заверение Государственным департаментом США, Office of Authentications;
- Легализация в посольстве или консульстве страны назначения.
Часто встречающиеся страны назначения, требующие консульской легализации
Среди стран назначения, по которым наши клиенты чаще всего задают вопросы в отношении документов США, — Объединённые Арабские Эмираты, Катар, Кувейт, Египет, Вьетнам (до вступления Конвенции в силу в 2026 году), Тайвань, Куба, а также ряд африканских государств. У каждого посольства собственные тарифы, перечень требуемых документов и сроки обработки.
С августа 2024 года Посольство ОАЭ в Вашингтоне, округ Колумбия, перешло на новую процедуру заверения через VFS Global, при которой документы предварительно регистрируются на портале MOFAIC. Полный процесс теперь занимает, как правило, пять-шесть недель. Компания Schmidt & Schmidt прекрасно знакома с обновлённой процедурой и оказывает услуги по заверению документов для ОАЭ «под ключ».
Основные отличия апостиля от консульской легализации документов
Общая черта апостиля и консульской легализации — оба способа удостоверяют официальный документ для предъявления в учреждения другого государства. Однако между ними существует множество различий.
| Апостиль | Консульская легализация | |
|---|---|---|
| Юридическая сила | Может использоваться во всех государствах — участниках Гаагской конвенции об упрощённой легализации документов. | Применяется в отношениях между государствами, одно или оба из которых не являются участниками Гаагской конвенции, либо если одно из договаривающихся государств выразило возражение против присоединения другого. |
| Сложность процедуры | Умеренная. Для получения апостиля обращаются в уполномоченный орган государства происхождения документа. | Высокая. В консульской легализации задействованы различные внутренние органы и дипломатическое представительство государства назначения. |
| Предварительное заверение | Как правило, не требуется. | Является обязательным. |
| Заверение в посольстве страны назначения, расположенном в государстве происхождения документа | Обращение в консульство страны назначения не требуется. | Является заключительным этапом легализации. |
Апостиль и консульская легализация во всех 50 штатах США
Компания Schmidt & Schmidt оказывает услуги по апостилированию и консульской легализации официальных документов, происходящих из всех 50 штатов США, округа Колумбия, территорий США и из всех федеральных ведомств. Мы ведём весь процесс — включая взаимодействие с Секретарями штатов, Office of Authentications Государственного департамента США, клерками федеральных судов и иностранными посольствами в Вашингтоне, округ Колумбия. Благодаря нашему сервису вам не нужно ни выезжать в США, ни отдельно решать вопросы в каждом штате, ни лично посещать какое-либо посольство.
Истребование документов в США
Если ваши важные документы были утрачены или повреждены либо если требуется актуальная копия, мы можем истребовать новый оригинал непосредственно в уполномоченном органе США, выдавшем документ. Лица, проживающие за пределами США, нередко сталкиваются со значительными практическими трудностями при попытке дистанционно решать вопросы с органами штатов и федеральными ведомствами США: разрозненные системы штатов, требования к личной идентификации и отсутствие централизованных реестров европейского типа делают эту задачу непростой.
Наши консультанты истребуют документы в США от вашего имени, организуют их апостилирование или легализацию и доставляют результат международной курьерской службой в любую точку мира. Мы регулярно истребуем:
- Свидетельства о рождении, заключении брака, смерти и расторжении брака (long-form / vault copies) из любого штата США;
- Справки о судимости ФБР (FBI Identity History Summaries) через уполномоченных посредников (Channelers);
- Аффидевиты о семейном положении / об отсутствии регистрации брака (single status / no-record-of-marriage affidavits);
- Сертификаты Certificate of Good Standing, Articles of Incorporation и иные корпоративные документы из любого реестра юридических лиц штатов;
- Заверенные копии судебных материалов;
- Форма IRS 6166 (сертификат налогового резидентства США).
Типичные ошибки при оформлении апостиля в США
-
1
Подача федерального документа Секретарю штата
Справка о судимости ФБР (FBI Background Check), сертификат налогового резидентства (IRS Form 6166) или документы FDA — это федеральные акты. Попытка апостилировать их у Секретаря штата (Secretary of State) в Нью-Йорке, Калифорнии или любом другом штате приведет к автоматическому отказу. Такие документы апостилируются исключительно Государственным департаментом США в Вашингтоне (D.C.).
-
2
Использование сокращенных выписок ЗАГС (Short-Form Copies)
Многие штаты выдают информационные или краткие свидетельства о рождении, браке и смерти для внутреннего использования. Зарубежные госорганы, суды и консульства требуют исключительно полную архивную форму (Long-Form или Vault Copy). Кроме того, в некоторых штатах (например, в Нью-Йорке) перед проставлением апостиля требуется предварительное заверение документа у клерка округа (County Clerk).
-
3
Прямая подача диплома без нотариального аффидевита
Американские школы, колледжи и университеты не являются государственными органами. Попытка сдать оригинал диплома или транскрипта Секретарю штата напрямую без предварительного заверения у нотариуса (notary public) и подписи регистратора ВУЗа (Registrar’s Notarized Affidavit) приведет к отказу.
-
4
Недействительный статус нотариуса
Если копия документа или доверенность заверена американским нотариусом, чьи полномочия (Notary Commission) истекли или не были надлежащим образом зарегистрированы в администрации штата, Секретарь штата вернет документы без проставления апостиля, и весь процесс придется проходить заново.
-
5
Перевод документа до проставления апостиля
Если сделать перевод американского диплома или свидетельства до получения апостиля, сам текст сертификата апостиля и печать Секретаря штата останутся непереведенными. Иностранные ведомства регулярно забраковывают такие документы из-за неполноты перевода.
-
6
Попытка апостилировать ламинированные оригиналы
Оригиналы свидетельств ЗАГС или судебных решений с ламинацией, сторонними наклейками или рукописными пометками не принимаются органами США для апостилирования. В таком случае требуется предварительное истребование нового дубликата (clean copy) из соответствующего штата.
-
7
Использование электронного апостиля (e-Apostille) без согласования
Выдача цифровых e-Apostille в формате PDF внедрена лишь в части штатов. Если отправить PDF-версию в зарубежный банк, суд или госорган, требующий бумажный документ с рельефным оттиском или скрепляющей лентой, его просто не примут. Требования принимающей стороны нужно всегда уточнять заранее.
Заверенный перевод документов США
Документы США выдаются на английском языке. Для использования в большинстве стран требуется заверенный перевод присяжным переводчиком, нередко дополнительно к апостилю или легализации. Некоторые страны назначения также требуют, чтобы сам перевод был нотариально удостоверен и отдельно апостилирован (так называемый «двойной апостиль»).
Мы сотрудничаем с квалифицированными присяжными переводчиками в Германии и по всему миру и предлагаем заверенные переводы документов США более чем на 50 языков, включая немецкий, французский, испанский, итальянский, русский, арабский, китайский, турецкий и многие другие. Стоимость перевода рассчитывается исходя из объёма документа.
Должен ли перевод быть апостилирован?
Любой иностранный документ, выданный в одном государстве и подлежащий использованию в другом государстве, должен быть легализован. Документы гражданского состояния и образовательные документы США, как правило, нуждаются в переводе присяжным переводчиком на язык страны назначения, причём сам перевод может потребовать либо нотариального заверения, либо заверения судом, либо — в отдельных случаях — апостилирования. Мы оцениваем конкретные требования принимающего органа и подбираем правильную комбинацию заверений.
Дополнительные услуги
Если вам нужна информация о компании для использования в суде, она также подлежит легализации. В связи с этим мы предлагаем выписки из реестра юридических лиц США, включая апостилирование и перевод на язык страны назначения документа.
