Истребование документов в США

Компания Schmidt & Schmidt оказывает услуги истребования документов гражданского состояния, а также получения дубликатов, утерянных или повреждённых документов в США с их дальнейшей легализацией и переводом.

Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из США. Наш сервис позволяет истребовать документы в США дистанционно, и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.

Что такое истребование документов в США?

Истребование документов — официальная процедура получения заверенной копии (certified copy) или справки в компетентном государственном органе США. Принципиальное отличие американской системы от европейской состоит в том, что единого федерального реестра актов гражданского состояния в США не существует. Записи о рождении, браке, расторжении брака и смерти хранятся в органах регистрации актов гражданского состояния соответствующего штата, территории (Puerto Rico, Guam и др.) или местной юрисдикции — county или city — в зависимости от законодательства конкретного штата.

Судебные документы — например, решения о смене имени, разводе или установлении отцовства — обычно запрашиваются в суде или у его clerk's office, который рассматривал соответствующее дело. Название и уровень суда зависят от законодательства конкретного штата (Superior Court, Circuit Court, District Court, Family Court и другие).

Справки о судимости могут выдаваться на федеральном уровне ФБР (FBI Identity History Summary), а также соответствующими органами штата или местного уровня. Конкретный орган и порядок получения зависят от законодательства и системы учёта конкретного штата.

Заверенная копия и информационная копия: в чём разница

Заверенная копия (certified copy) Информационная копия (informational copy)
Юридический статус Официальная копия, заверенная компетентным органом в установленном штатом порядке. В зависимости от штата документ может иметь печать, подпись, защитные элементы или иные признаки официальной заверенной копии. Используется для подтверждения зарегистрированного факта и может требоваться для государственных, судебных, административных и иных официальных процедур. Как правило, предназначена для информационных или исследовательских целей и не заменяет certified copy для официальных процедур. Конкретный статус и маркировка зависят от законодательства штата.
Кто может получить Круг лиц, имеющих право получить certified copy, зависит от законодательства конкретного штата и вида записи. Для ограниченных (restricted) записей это может быть сам участник записи, определённые родственники, законный представитель или иное уполномоченное лицо. В некоторых случаях требуется удостоверение личности, нотариально заверенное заявление или подтверждение полномочий. В некоторых штатах — более широкий круг лиц; в других действуют те же ограничения, что и для заверенной копии.
Для чего используется Оформление паспорта, гражданства, наследства, регистрации брака за рубежом, легализация и апостиль, судебные процедуры. Для использования за рубежом может потребоваться апостиль или иная форма легализации. Личный архив, генеалогические исследования, справочные цели.
Кто выдаёт Компетентный орган штата или местного уровня — например, state vital records office, county clerk, county recorder, city clerk или иной орган, уполномоченный законодательством конкретного штата. Тот же орган, но по упрощённой процедуре и с иной маркировкой.
Возможность апостиля Как правило, может быть представлена для оформления апостиля после прохождения предусмотренной штатом процедуры удостоверения документа. Как правило, informational copy не подходит для оформления апостиля или иной легализации в качестве официального документа для использования за рубежом.

Какие документы можно истребовать

Документы гражданского состояния (Vital Records)

  • Свидетельство о рождении (Birth Certificate)
  • Свидетельство о смерти (Death Certificate)
  • Свидетельство о браке (Marriage Certificate)
  • Документы о расторжении брака (Divorce Decree / Divorce Record) — вид документа и порядок его получения зависят от штата и года развода
  • Судебное решение о смене имени (Certified Copy of Court Order / Decree Changing Name) — выдаётся судом или его clerk's office
  • Документы об усыновлении (Adoption Decree) и новое или изменённое свидетельство о рождении усыновлённого (amended birth certificate)
  • Документы об установлении отцовства (Acknowledgment of Paternity, AOP/VAP; Order of Paternity)
  • Справка об отсутствии записи (No Record / Certificate of No Record / Statement of No Record) — название и форма документа зависят от органа, ведущего соответствующие записи

Консульские документы (Государственный департамент США)

  • Consular Report of Birth Abroad (CRBA, форма FS-240) — консульский документ, подтверждающий приобретение гражданства США ребёнком, родившимся за пределами США. CRBA не является свидетельством о рождении
  • Consular Report of Death Abroad (CRDA) — консульская запись о смерти гражданина США за рубежом
  • Certificate of Witness to Marriage Abroad — для браков, зарегистрированных до 9 ноября 1989 года

Справки о судимости

  • Федеральная справка ФБР — FBI Identity History Summary (в разговорной речи — rap sheet или FBI background check)
  • Справка о криминальной истории штата (State Criminal History Record) — выдаётся уполномоченным органом соответствующего штата (например, Department of Justice, Department of Public Safety, State Police, Bureau of Investigation — в зависимости от штата)
  • Местная справка о криминальной истории (Local Police Background Check) — в зависимости от юрисдикции может выдаваться местным полицейским управлением или другим уполномоченным органом

Образовательные документы

  • Дубликаты дипломов и школьных документов (Diploma, High School Diploma, GED)
  • Академические выписки (Transcripts)
  • Справки и подтверждения из учебных заведений (Enrollment Verification, Degree Verification)
Образец справки FBI

Когда нужны новые документы

Документы гражданского состояния

  • Документ утерян или повреждён
  • Принимающая сторона требует новую certified copy или документ, выданный в течение определённого срока — требования зависят от страны и конкретной процедуры
  • Необходимо подтвердить новое юридическое событие: рождение, брак, развод или смерть
  • Наследственные, имущественные и семейные процедуры
  • Оформление гражданства, вида на жительство, регистрация брака за рубежом — в соответствии с требованиями страны назначения
  • Отдельные административные и финансовые процедуры, в которых требуется подтвердить личность, родство, семейное положение или факт наступления определённого события

Справка о несудимости

  • Может требоваться при трудоустройстве, особенно в государственных, образовательных и медицинских учреждениях
  • Установление опеки или попечительства, усыновление за границей
  • Получение некоторых студенческих и рабочих виз, если справка о несудимости предусмотрена требованиями страны назначения
  • Оформление вида на жительство или разрешения на работу в странах, где требуется подтверждение отсутствия судимости
  • Регистрация брака за границей — если предусмотрено требованиями страны назначения
  • Проверка собственных данных в базе ФБР или в соответствующем реестре криминальной истории штата
Образец свидетельства о браке из США

Кто может запросить истребование документов?

Доступ к документам гражданского состояния в США регулируется законодательством соответствующего штата. Для некоторых видов записей и периодов их выдачи доступ ограничен кругом уполномоченных лиц (authorized persons); другие записи или определённые старые записи могут быть публичными. Правила зависят от вида записи, даты её составления и статуса заявителя.

Заявитель Условия и необходимые документы
Владелец документа Лично либо через уполномоченного представителя — если такой способ предусмотрен правилами соответствующего органа. Могут потребоваться доверенность (Power of Attorney), письменное разрешение (authorization letter), нотариальное удостоверение и документы, подтверждающие личность и полномочия представителя. Если орган принимает иностранную доверенность, могут потребоваться её нотариальное удостоверение, апостиль и перевод — в соответствии с требованиями конкретного органа.
Ближайшие родственники В тех случаях, когда законодательство конкретного штата предоставляет им такое право. Перечень уполномоченных родственников зависит от вида записи и требований соответствующего органа. Родство может потребоваться подтвердить документально.
Родители и законные представители В отношении несовершеннолетних детей — родители, законные опекуны или усыновители, если это предусмотрено законодательством соответствующего штата. Прилагается документ, подтверждающий полномочия.
Усыновители В отношении усыновлённого ребёнка. При этом записи об усыновлении и оригинальная запись о рождении во многих штатах имеют конфиденциальный или закрытый статус, а доступ к ним регулируется специальными правилами.
Уполномоченные представители и государственные органы В случаях и на условиях, предусмотренных законодательством конкретного штата. Могут потребоваться доверенность, судебное решение, подтверждение законного интереса или иные документы.
Третьи лица В случаях, предусмотренных законодательством соответствующего штата, — например на основании надлежащего письменного разрешения, доверенности, судебного решения или иного подтверждения полномочий. Для иностранной доверенности могут потребоваться апостиль и перевод на английский язык — в зависимости от требований конкретного органа и штата.

Процедура истребования документов: 5 шагов

Шаг Этап Что происходит
1 Заявка и консультация Вы оставляете запрос — мы уточняем, какой документ нужен, в каком штате произошло событие, для какой страны и в каком формате (с апостилем федерального или штатного уровня, консульской легализацией, нотариальным переводом). Определяем компетентный орган и рассчитываем ориентировочные стоимость и сроки.
2 Оформление доверенности или разрешения Вы подписываете доверенность (Power of Attorney) или письменное разрешение (authorization letter) на нашего представителя. Конкретные требования к форме документа зависят от штата и вида запрашиваемой записи.
3 Подача в компетентный орган Наш представитель подаёт пакет документов и оплачивает пошлины в компетентный орган — Vital Records Office штата, county или city clerk, суд, ФБР, соответствующий орган штата по криминальной истории или учебное заведение по месту хранения записи.
4 Получение и легализация Получаем готовый документ. При необходимости оформляем апостиль (штатный — через Secretary of State или иной уполномоченный орган соответствующего штата; федеральный — через U.S. Department of State Office of Authentications в Вашингтоне) либо проводим консульскую легализацию для стран, не участвующих в Гаагской конвенции. Выполняем нотариальный перевод на нужный язык.
5 Доставка Отправляем готовый пакет курьерской службой по указанному адресу в любой стране мира.

Сроки истребования

Указанные сроки ориентировочные и относятся к обработке запроса компетентным органом. Сроки пересылки и последующей легализации рассчитываются отдельно. Конкретный срок зависит от штата, вида документа, способа подачи и текущей загрузки соответствующего органа.

Тип документа Срок истребования Апостиль (дополнительно)
Свидетельства о рождении, браке, смерти От нескольких рабочих дней до нескольких недель — в зависимости от штата, конкретного органа и способа подачи. Штатный апостиль: срок зависит от конкретного штата.
Документы о расторжении брака Срок зависит от штата, суда и от того, запрашивается ли Divorce Decree, Divorce Record или иной документ. Для архивных дел срок может быть значительно больше. Штатный апостиль: срок зависит от конкретного штата.
Судебное решение о смене имени От нескольких рабочих дней до нескольких недель; срок зависит от суда и способа получения копии. Штатный апостиль: срок зависит от конкретного штата.
Consular Report of Birth Abroad (CRBA) Срок зависит от текущей загрузки U.S. Department of State Passport Vital Records; при направлении запроса по почте необходимо учитывать дополнительное время на доставку и обработку заявления. Федеральный апостиль U.S. Department of State: по почте — 5+ недель; при подаче walk-in — 7 рабочих дней (общее время 2–3 недели); экстренная обработка возможна только в предусмотренных случаях.
Справка ФБР о несудимости (FBI Identity History Summary) Срок зависит от способа подачи. Электронные заявки обычно обрабатываются быстрее бумажных. FBI не предоставляет отдельной услуги ускоренной обработки; заявки обрабатываются в порядке поступления. При подаче через FBI-approved channeler срок может быть короче, однако зависит от конкретного channeler. Федеральный апостиль U.S. Department of State: по почте — 5+ недель; при подаче walk-in — 7 рабочих дней (общее время 2–3 недели); экстренная обработка возможна только в предусмотренных случаях.
Справка полиции штата или местной юрисдикции От нескольких рабочих дней до нескольких недель — в зависимости от штата, органа и способа подачи. Штатный апостиль: срок зависит от конкретного штата.
Образовательные документы Срок зависит от учебного заведения и способа получения; для действующих вузов может составлять от нескольких дней до нескольких недель, для архивных запросов и реорганизованных учебных заведений — существенно дольше. Штатный апостиль: срок зависит от конкретного штата. Для некоторых образовательных документов перед апостилированием требуется дополнительное удостоверение подписи или нотариальное заверение — в соответствии с требованиями соответствующего штата.

Что понадобится для подачи заявки

  1. Доверенность (Power of Attorney), письменное разрешение (authorization letter) или иной документ, подтверждающий право заявителя получить запись — если такой документ требуется законодательством соответствующего штата и правилами конкретного органа. Если документ оформлен за пределами США, принимающий орган может потребовать дополнительное удостоверение (нотариальное заверение, апостиль) и/или перевод на английский язык.
  2. Копия паспорта или иного удостоверения личности, принимаемого соответствующим органом штата.
  3. Данные для поиска записи в архиве штата — имя (в том числе прежние фамилии), дата и место рождения, имена родителей, дата события и другие сведения, которые могут потребоваться в зависимости от вида записи.
  4. Штат и, желательно, город или округ, где произошло событие (рождение, брак, развод, смерть).
  5. Заявление установленной формы — оформляется нашими специалистами с учётом требований конкретного штата.
  6. Документ, подтверждающий родство, полномочия представителя или иное правовое основание для получения записи, если такие документы требуются законодательством соответствующего штата.

Специфика истребования отдельных документов

Свидетельство о рождении из США

Свидетельство о рождении (Birth Certificate) — официальный документ, подтверждающий регистрацию рождения. В США такие записи хранятся не на федеральном уровне, а в органах регистрации актов гражданского состояния соответствующего штата, территории (Puerto Rico, Guam и др.) или местной юрисдикции.

В зависимости от штата и типа выдаваемой копии Birth Certificate может содержать:

  • полное имя;
  • дату и место рождения;
  • сведения о родителях;
  • сведения о регистрации рождения;
  • регистрационный номер (file number / state file number);
  • иные сведения, предусмотренные законодательством соответствующего штата.

В некоторых штатах заявителям доступны разные виды копий, которые могут неофициально называться long-form и short-form. Их содержание и назначение различаются в зависимости от юрисдикции. Для использования документа за рубежом необходимо заранее проверить, какой вид certified copy принимают компетентные органы страны назначения и допускается к апостилированию в соответствующем штате.

Для ребёнка, родившегося за пределами США и приобретшего гражданство или статус гражданина/гражданки США при рождении, Государственный департамент США может выдать Consular Report of Birth Abroad (CRBA, форма FS-240). CRBA подтверждает приобретение гражданства США при рождении, но не является свидетельством о рождении.

Необходимые документы:

  • Доверенность, письменное разрешение или иной документ, подтверждающий полномочия представителя, если такие документы требуются законодательством соответствующего штата
  • Копия удостоверения личности заявителя
  • Данные о штате, городе и округе рождения, а также иные сведения, необходимые для поиска записи
Образец свидетельства о рождении из США

Свидетельство о смерти из США

Свидетельство о смерти (Death Certificate) — официальный документ, подтверждающий регистрацию факта смерти. Запись хранится в органе регистрации актов гражданского состояния соответствующего штата или местной юрисдикции.

В зависимости от штата и типа выдаваемой копии документ может содержать:

  • полное имя умершего;
  • дату, время и место смерти;
  • дату и место рождения, пол, возраст, семейное положение;
  • причину смерти;
  • сведения о родителях и супруге;
  • дату и номер регистрационной записи.

Доступ к полной записи и отдельным сведениям, включая причину смерти, может быть ограничен законодательством соответствующего штата.

Необходимые документы:

  • Документ, подтверждающий право заявителя получить запись (например, доверенность, письменное разрешение, подтверждение родства или иное основание), если он требуется законодательством соответствующего штата
  • Копия удостоверения личности заявителя
Образец свидетельства о смерти из США

Свидетельство о браке из США

Свидетельство о браке (Marriage Certificate) — документ о государственной регистрации факта заключения брака. Порядок заключения и регистрации брака определяется законодательством соответствующего штата или иной юрисдикции. В зависимости от юрисдикции запись о браке может храниться и выдаваться county или city clerk, state vital records office или другим уполномоченным органом.

Следует различать Marriage License — разрешение на вступление в брак, выдаваемое до церемонии, — и Marriage Certificate — свидетельство о заключённом браке, оформляемое после церемонии. Именно Marriage Certificate подтверждает факт брака и используется для дальнейших процедур.

В зависимости от юрисдикции документ может содержать:

  • полные имена супругов;
  • даты и места рождения супругов;
  • дату и место заключения брака;
  • имя лица, совершившего брачную церемонию (Officiant);
  • регистрационный номер или номер marriage license, если предусмотрен формой документа.

Необходимые документы:

  • Документ, подтверждающий полномочия представителя или право заявителя получить запись, если такой документ требуется соответствующим органом
  • Копия удостоверения личности в соответствии с требованиями соответствующего органа
  • Данные о штате, округе и дате заключения брака
Образец свидетельства о браке из США

Документы о расторжении брака из США

Основным документом о расторжении брака в США является судебное решение о разводе (Divorce Decree или Judgment of Divorce). В некоторых юрисдикциях также выдаются краткие справки или сертификаты о разводе (Divorce Certificate, Certificate of Divorce, Divorce Record, Certificate of Record — конкретное название и содержание зависят от штата).

Divorce Decree (судебное решение о расторжении брака)

  • Выносится судом, рассматривавшим дело о разводе; его заверенную копию обычно можно получить через Clerk of Court или соответствующее подразделение суда
  • Может содержать положения о расторжении брака, разделе имущества, алиментах, опеке над детьми и порядке общения с детьми — в зависимости от обстоятельств дела и содержания судебного решения
  • Может потребоваться для подтверждения условий развода, исполнения отдельных положений судебного решения, а также для последующих судебных или административных процедур (например, при подаче ходатайств об изменении условий развода)

Divorce Certificate / Divorce Record (краткая запись о разводе)

  • В некоторых юрисдикциях доступны краткие записи или сертификаты о разводе, выдаваемые Vital Records Office штата. Их название, содержание и период доступности зависят от юрисдикции. Например, в Калифорнии Certificate of Record доступен только за 1962–1984 годы
  • Содержит основные сведения о расторжении брака; конкретный набор данных зависит от юрисдикции и вида выдаваемой записи
  • Для отдельных административных процедур может быть достаточно краткой записи о разводе, однако конкретные требования зависят от органа, в который подаётся документ
  • Как правило, краткая запись не содержит подробных условий судебного решения и поэтому не заменяет Divorce Decree, когда необходимо подтвердить положения о разделе имущества, алиментах, опеке или других условиях развода

Необходимые документы:

  • Документ, подтверждающий полномочия представителя или право заявителя получить запись, если такой документ требуется соответствующим судом или органом
  • Копия удостоверения личности заявителя
  • Штат, округ и дата расторжения брака, а также номер дела (если известен) — для запроса Divorce Decree

Судебное решение о смене имени из США

В США изменение имени или фамилии, не связанное с браком или разводом, как правило, оформляется в судебном порядке. По итогам процедуры выдаётся судебный акт — Name Change Order, Decree Changing Name или иной документ с аналогичным названием, подписанный судьёй и заверенный клерком суда.

В зависимости от юрисдикции документ может содержать:

  • прежние имя и фамилию (Former name);
  • новые имя и фамилию (New legal name);
  • дату рождения заявителя;
  • наименование суда, номер дела и дату вынесения решения.

Заверенную копию (certified copy) обычно можно получить через Clerk of Court соответствующего суда. Смена фамилии в связи с браком или разводом, как правило, отдельного судебного решения не требует — доказательством служит соответствующее свидетельство о браке или расторжении брака, хотя конкретные органы могут иметь собственные требования при замене документов.

Необходимые документы:

  • Документ, подтверждающий полномочия представителя, если такой документ требуется судом или иным органом, выдающим копию
  • Копия удостоверения личности заявителя
  • Наименование суда, номер дела и дата решения (если известны)
Образец судебного решения о смене имени из США

Документы об усыновлении из США

После усыновления суд, как правило, выносит Adoption Decree (судебное решение об усыновлении). На основании документов об усыновлении уполномоченный орган регистрации актов гражданского состояния может выдать новое или изменённое свидетельство о рождении (amended birth certificate), в котором усыновители указаны в качестве родителей.

Материалы дела об усыновлении, а также первоначальная запись о рождении могут иметь статус конфиденциальных или запечатанных записей (sealed adoption records). Порядок их хранения и доступа определяется законодательством конкретного штата.

В зависимости от содержания судебного решения Adoption Decree может содержать:

  • полное имя ребёнка;
  • дату и место рождения ребёнка;
  • полные имена усыновителей;
  • наименование суда, номер дела и дату вынесения решения.

Certified copy Adoption Decree можно получить через Clerk of Court соответствующего суда. Порядок доступа к первоначальной записи о рождении и другим запечатанным материалам существенно различается между штатами и может зависеть, в частности, от возраста усыновлённого, даты усыновления и наличия установленных законом ограничений или согласия заинтересованных лиц.

Необходимые документы:

  • Документ, удостоверяющий личность усыновителя или совершеннолетнего усыновлённого
  • При обращении через представителя — доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия представителя, в соответствии с требованиями соответствующего органа
  • Наименование суда, номер дела и дата решения (если известны)
Образец судебного решения об усыновлении из США

Документы об установлении отцовства из США

В США отцовство может устанавливаться различными способами в зависимости от законодательства штата, в том числе посредством добровольного признания отцовства или судебного/административного установления.

Voluntary Acknowledgment of Paternity (VAP/AOP)

  • Добровольное признание юридического отцовства в установленной законодательством штата форме
  • Порядок подписания, удостоверения и подачи формы зависит от конкретного штата. Признание часто оформляется в родильном отделении при рождении ребёнка; в зависимости от штата подача возможна также через child support agency, Vital Records Office или иной уполномоченный орган
  • После надлежащего оформления VAP/AOP устанавливает юридическое отцовство в соответствии с законодательством соответствующего штата и может иметь последствия, сопоставимые с установлением отцовства в судебном порядке
  • Оформленная VAP/AOP, как правило, может быть аннулирована в течение установленного законом срока (обычно 60 дней); после этого срока её оспаривание возможно только по узким основаниям (например, обман, принуждение, существенная фактическая ошибка), предусмотренным законодательством конкретного штата

Court Order of Paternity (судебное установление отцовства)

  • Судебное решение об установлении отцовства, которое может быть вынесено, в частности, на основании результатов генетического тестирования и других доказательств
  • Заверенную копию можно получить через Clerk of Court соответствующего суда

После установления отцовства запись о рождении ребёнка может быть изменена; в зависимости от законодательства штата может быть выдано новое или amended birth certificate.

Необходимые документы:

  • Документ, удостоверяющий личность заявителя, в соответствии с требованиями соответствующего органа
  • При обращении через представителя — документ, подтверждающий полномочия представителя
  • Данные о штате регистрации и, при судебном порядке, — наименование суда и номер дела
Образец документа об установлении отцовства из США

Справка об отсутствии брака из США

В США не существует единой федеральной формы справки об отсутствии брака, аналогичной российской «форме №15». В зависимости от требований принимающего органа отсутствие зарегистрированного брака может подтверждаться различными документами, в том числе нотариальным заявлением о семейном положении или официальной записью об отсутствии записи о браке.

Single Status Affidavit (Affidavit of Single Status / Affidavit of Marital Status)

  • Личное заявление под присягой, оформленное перед нотариусом (Notary Public), в котором заявитель подтверждает, что не состоит в зарегистрированном браке
  • В некоторых странах такой документ используется для подтверждения семейного положения при заключении брака за рубежом
  • Для использования за рубежом может потребоваться апостиль или иная форма легализации — в зависимости от требований страны назначения

Certificate of No Marriage Record

  • Справка об отсутствии в архиве соответствующего органа найденной записи о браке за указанный период
  • Наличие такого документа, его название, содержание и период поиска зависят от законодательства соответствующего штата или местной юрисдикции
  • Такая справка подтверждает отсутствие найденной записи в соответствующей системе регистрации за указанный период и сама по себе не подтверждает отсутствие брака во всех юрисдикциях США

Перед оформлением документа необходимо проверить требования конкретного иностранного органа: в зависимости от процедуры он может потребовать нотариальное заявление о семейном положении, официальную справку об отсутствии записи о браке или другой документ.

Необходимые документы:

  • Документ, требуемый соответствующим органом для подтверждения семейного положения
  • При обращении через представителя — документ, подтверждающий его полномочия
  • Копия удостоверения личности
  • Сведения о штатах и периодах проживания, если они необходимы для поиска записей в соответствующих юрисдикциях

Справка о несудимости из США

В США существует несколько уровней справок о несудимости. Выбор конкретного документа зависит от требований принимающей стороны.

FBI Identity History Summary (федеральная справка ФБР)

  • Официальный документ, выдаваемый Отделом уголовной идентификации ФБР (CJIS Division) на основании поиска по отпечаткам пальцев
  • Содержит сведения, имеющиеся в Identity History Summary FBI, полученные из fingerprint submissions
  • Может использоваться для подтверждения отсутствия или наличия сведений о судимости при оформлении виз, вида на жительство, трудоустройстве и других зарубежных процедурах, если такой документ требуется принимающей стороной
  • Для использования за рубежом апостиль на документ FBI выдаёт U.S. Department of State Office of Authentications
  • Срок обработки зависит от способа подачи. Электронные заявки обычно обрабатываются быстрее бумажных. FBI не предоставляет отдельную услугу ускоренной обработки; FBI-approved channelers могут ускорить передачу результата, однако сроки зависят от конкретного channeler

State Criminal History Record (справка о криминальной истории штата)

  • Выдаётся уполномоченным органом соответствующего штата — Department of Justice, Department of Public Safety, State Police, Bureau of Investigation или иным ведомством, определённым законодательством штата
  • Содержит сведения из соответствующей системы криминальной истории штата и не заменяет федеральную проверку FBI
  • Для использования за рубежом документ проходит authentication/apostille в соответствии с требованиями соответствующего штата

Local Police Background Check (местная справка)

  • Выдаётся местным полицейским управлением или иным уполномоченным правоохранительным органом соответствующей юрисдикции
  • Может использоваться для местных административных процедур, если такой документ требуется соответствующим органом или организацией
  • Для использования за рубежом, как правило, требуется дополнительная authentication

Необходимые документы:

  • Копия удостоверения личности
  • Отпечатки пальцев
  • Заявление установленной формы
  • При обращении через представителя — документ, подтверждающий полномочия представителя, в соответствии с требованиями соответствующего органа
Справка о несудимости из США

Образовательные документы из США

К образовательным документам, которые могут быть истребованы в США, относятся дубликаты дипломов колледжей и университетов (Diploma), школьных документов (High School Diploma, GED), академические выписки (Transcripts), а также справки и подтверждения из учебных заведений (Enrollment Verification, Degree Verification).

Дубликаты и заверенные копии образовательных документов выдаёт непосредственно учебное заведение — как правило, через Registrar's Office (офис регистратора) или аналогичное подразделение. Единой процедуры для всех вузов США не существует: порядок оформления и выдачи документов, а также состав документов, необходимых для запроса, определяются внутренними правилами конкретного учебного заведения.

Особенности процедуры:

  • Для действующих учебных заведений заверенные копии дипломов и transcripts обычно можно получить в течение нескольких дней или недель
  • Для архивных запросов, а также для документов реорганизованных или ликвидированных учебных заведений сроки могут быть существенно больше
  • Дубликаты сертификатов частных учебных курсов, не имеющих государственной образовательной лицензии, апостилированию не подлежат

Апостилирование образовательных документов в США имеет свою специфику: перед апостилем подпись регистратора или иного должностного лица учебного заведения должна быть удостоверена нотариально. Порядок нотариального удостоверения зависит от практики конкретного учебного заведения — в одних случаях сотрудник Registrar's Office сам обладает полномочиями Notary Public, в других требуется отдельное обращение к нотариусу. Полная процедура с оригиналом документа может занимать 2–3 месяца.

Для клиентов, находящихся за границей, мы, как правило, рекомендуем альтернативный путь: нотариальное заверение копии документа по качественному электронному скану. В Вашингтоне (округ Колумбия) такое заверение возможно для образовательных документов, выданных любым лицензированным учебным заведением США, независимо от штата происхождения диплома. Оригинал документа для этой процедуры не требуется, а само нотариальное заверение обычно занимает 1–2 рабочих дня. После нотариального заверения апостиль проставляется Secretary of State штата, в котором аккредитован нотариус, и занимает, как правило, 1–5 рабочих дней.

Необходимые документы:

  • Качественная электронная копия документа (диплома, сертификата, академической выписки, справки)
  • При наличии — электронная копия приложения к диплому
  • При обращении через представителя — документ, подтверждающий полномочия представителя
Образец диплома из США

Consular Report of Birth Abroad (CRBA)

Consular Report of Birth Abroad (CRBA, форма FS-240) — консульский документ, подтверждающий, что ребёнок приобрёл гражданство или статус гражданина/гражданки США при рождении за пределами США на основании гражданства или статуса родителя. CRBA не является свидетельством о рождении и не является доказательством юридического родительства или опеки.

В зависимости от записи CRBA содержит сведения о ребёнке и родителях, включая:

  • имя ребёнка;
  • дату и место рождения;
  • сведения о родителях;
  • дату регистрации и номер формы.

Оригинал CRBA оформляется через соответствующее посольство или консульство США за рубежом при регистрации рождения ребёнка. Для первоначального оформления используется форма DS-2029, подаваемая родителями или законными представителями в U.S. embassy/consulate.

Копии, замены и исправления CRBA выдаёт U.S. Department of State через Passport Vital Records по адресу:

U.S. Department of State

Passport Vital Records

44132 Mercure Cir.

PO Box 1213

Sterling, VA 20166-1213

Апостиль на CRBA проставляется U.S. Department of State Office of Authentications в Вашингтоне. Для CRBA, выданного в течение последних 5 лет, апостиль может быть оформлен без оплаты отдельного нового экземпляра; для более старого документа предусмотрена дополнительная плата.

Для получения копии или замены CRBA необходимы:

  • Заполненная и нотариально заверенная форма DS-5542
  • Копия действующего фото-удостоверения личности
  • При обращении через представителя — письменное разрешение и документы, подтверждающие полномочия представителя
  • Оплата государственной пошлины

Согласно актуальным правилам Государственного департамента, копию или замену CRBA могут запросить:

  • лицо, указанное в записи, если ему исполнилось 18 лет;
  • родитель ребёнка младше 18 лет;
  • уполномоченный государственный орган;
  • лицо, действующее по письменному разрешению лица, указанного в записи.
Consular Report of Birth Abroad из США

Заключение

Мы подготовили компактную таблицу с описанием и ключевыми сведениями по каждому документу. Обратите внимание, что порядок доступа к записям, содержание документов и требования к заявителям в США определяются законодательством конкретного штата или иной юрисдикции.

Документ Что содержит Кто может получить Документы для истребования
Свидетельство о рождении Может содержать имя, дату и место рождения, сведения о родителях и регистрационные данные; конкретный состав зависит от штата и вида копии. Круг лиц, имеющих право получить certified copy, определяется законодательством соответствующего штата и видом записи; представителю может потребоваться документ, подтверждающий полномочия. Копия удостоверения личности; документы, подтверждающие полномочия представителя, если они требуются законодательством штата.
Свидетельство о смерти Может содержать полное имя, дату, время и место смерти, сведения о рождении, семейном положении, родителях и супруге, дату и номер регистрационной записи; конкретный состав и доступ к отдельным сведениям (включая причину смерти) зависят от штата. Право доступа определяется законодательством соответствующего штата и типом записи; для некоторых записей доступ может быть ограничен определённым кругом лиц. Документ, подтверждающий право заявителя получить запись; копия удостоверения личности.
Свидетельство о браке Может содержать сведения о супругах, дате и месте брака и регистрационные данные; конкретное содержание зависит от юрисдикции. Правила доступа определяются законодательством соответствующего штата и видом записи. Документ, подтверждающий полномочия представителя или право заявителя получить запись; копия удостоверения личности.
Divorce Decree (судебное решение) Содержит судебные распоряжения по делу о разводе; в зависимости от дела может включать положения о расторжении брака, разделе имущества, алиментах, опеке и порядке общения с детьми. Правила доступа к court records устанавливаются соответствующим судом или штатом. Документ, подтверждающий полномочия представителя; копия удостоверения личности; номер дела и наименование суда.
Divorce Certificate / Divorce Record В некоторых юрисдикциях доступны краткие записи или сертификаты о разводе; их название, содержание и период доступности зависят от юрисдикции. Правила доступа определяются законодательством соответствующего штата. Документ, подтверждающий полномочия представителя; копия удостоверения личности.
Судебное решение о смене имени Может содержать прежние и новые имя и фамилию, дату рождения заявителя, наименование суда, номер дела и дату решения; конкретный состав зависит от юрисдикции. Правила доступа определяются законодательством соответствующего суда или штата. Документ, подтверждающий полномочия представителя; копия удостоверения личности.
Документы об усыновлении (Adoption Decree) Может содержать полное имя ребёнка, дату и место рождения, полные имена усыновителей, наименование суда, номер дела и дату решения. Первоначальная запись о рождении и материалы дела об усыновлении могут иметь статус конфиденциальных или запечатанных записей. Правила доступа зависят от типа записи и законодательства штата. Документ, удостоверяющий личность заявителя; наименование суда и номер дела.
Установление отцовства VAP/AOP — добровольное признание юридического отцовства в установленной штатом форме; порядок подписания, подачи и получения копии зависит от юрисдикции. Court Order of Paternity — судебное решение об установлении отцовства. Правила доступа определяются законодательством соответствующего штата. Документ, удостоверяющий личность заявителя; при обращении через представителя — документ, подтверждающий полномочия.
Справка об отсутствии брака Single Status Affidavit — нотариально заверенное заявление под присягой об отсутствии зарегистрированного брака. Certificate of No Marriage Record — справка об отсутствии в архиве соответствующего органа записи о браке за указанный период (не во всех юрисдикциях). Порядок оформления зависит от требований принимающего органа и законодательства соответствующего штата. Документ, требуемый соответствующим органом для подтверждения семейного положения; при обращении через представителя — документ, подтверждающий его полномочия.
Consular Report of Birth Abroad (CRBA) Подтверждает приобретение гражданства США при рождении за пределами США; не является свидетельством о рождении. Содержит имя ребёнка, дату и место рождения, сведения о родителях, номер и дату регистрации. Лицо, указанное в записи, если ему 18+; родитель ребёнка младше 18; уполномоченный государственный орган; лицо с письменным разрешением лица, указанного в записи. Нотариально заверенная форма DS-5542; копия действующего фото-удостоверения личности; оплата пошлины; при необходимости — документы представителя.
Справка ФБР о несудимости Сведения, содержащиеся в Identity History Summary FBI, полученные на основании проверки отпечатков пальцев. Граждане США, иностранные граждане и лица без гражданства старше 14 лет — лично или через FBI-approved channeler. Копия удостоверения личности; отпечатки пальцев; заявление.
State или Local Criminal History Record Сведения из соответствующей системы криминальной истории штата или местной юрисдикции. Сам заявитель лично либо его представитель по документу, подтверждающему полномочия, — в соответствии с правилами конкретного органа. Копия удостоверения личности; заявление; в ряде юрисдикций — отпечатки пальцев.

Что Вы получите в результате?

  • Предоставление истребуемого документа
  • Сообщение об отсутствии истребуемого документа в архиве соответствующего штата или юрисдикции
  • Отказ в предоставлении услуги истребования

Какие причины отказа при истребовании документов?

  • Заявитель не относится к числу уполномоченных лиц (authorized persons) по законодательству соответствующего штата или требованиям выдающего органа
  • Отсутствуют данные, необходимые для поиска записи в архиве (штат, округ, дата события, имена сторон)
  • Непредставление необходимых документов, подтверждающих личность, родство или полномочия
  • Запись имеет статус конфиденциальной или запечатанной (в том числе по делам об усыновлении)
  • Событие произошло за пределами полномочий запрашиваемого органа (например, брак был зарегистрирован в другом штате)
  • Ошибки или неточности в поисковых данных (расхождение фамилии, даты рождения и т. п.)

Апостилирование и консульская легализация документов в США

США — государство-участник Гаагской конвенции об упрощённой легализации документов от 5 октября 1961 года (с 15 октября 1981 года). У нас вы можете заказать апостиль для оригиналов и заверенных копий документов из США.

Особенность американской системы состоит в том, что полномочия по проставлению апостиля разделены между штатным и федеральным уровнями:

  • Штатные документы (свидетельства о рождении, браке, смерти, судебные решения, документы образовательных учреждений, нотариальные документы) — апостилируются уполномоченным органом штата, в котором был выдан документ. В большинстве штатов эту функцию выполняет Secretary of State; в Джорджии — Superior Court Clerks' Cooperative Authority; в ряде штатов действуют иные уполномоченные органы. Для некоторых видов документов перед апостилированием требуется дополнительное удостоверение (нотариальное заверение, county certification и т. п.) — в соответствии с требованиями конкретного штата.
  • Федеральные документы (справка ФБР, CRBA, документы IRS, USCIS, USDA, FDA и других федеральных агентств) — апостилируются исключительно U.S. Department of State Office of Authentications в Вашингтоне.

Актуальные сроки Office of Authentications:

  • по почте — 5+ недель с момента получения документа;
  • walk-in (подача с последующим получением) — 7 рабочих дней обработки, общее время 2–3 недели;
  • экстренная обработка в день подачи возможна только по appointment и только в предусмотренных случаях (тяжёлая болезнь или смерть близкого родственника за границей и т. п.).

В том случае, если документ будет применяться в стране, не признающей Гаагскую конвенцию, например в ОАЭ, Катаре или иных странах, не входящих в список, такой документ подлежит консульской легализации.

Нотариальный перевод документов из США

Заверенные копии документов гражданского состояния и справки о несудимости могут быть переведены на русский или иной язык. В США, в отличие от многих европейских стран, не существует единой федеральной системы присяжных переводчиков; вместо этого используется институт certified translation — перевод, сопровождаемый заявлением переводчика о точности и полноте перевода. Компания Schmidt & Schmidt предоставляет услуги перевода документов из США с их дальнейшим нотариальным заверением. Стоимость работ рассчитывается по объёму конкретного документа.

Наши преимущества

  • Персональный подход к каждому заказу
  • Прозрачность и понятная стоимость
  • Высокое качество обслуживания
  • Быстрота оформления документов
  • Оптимизация Ваших финансовых затрат
  • Юридическая безупречность всех процедур

Кроме того, у нас вы можете заказать нотариальный перевод документов на русский язык.

обновлено: 

Стоимость апостиля и консульской легализации документов за рубежом

Мы предлагаем различные услуги, связанные с легализацией документов, в соответствии с вашими потребностями. Если у вас ограниченный бюджет или вам нужна легализация документов в рекордно короткие сроки, мы сможем найти подходящее решение. Сроки указаны с момента получения ваших документов.

Истребование документа

Истребование одного документа за рубежом

Сервис включает:

  • Госпошлину
Сроки выполнения: от 14 рабочих дней

от 140€

Цена без учета НДС 5%

Минимальная базовая цена. Окончательная стоимость — после проверки документов.
Популярное

Апостиль и консульская легализация

Консульская легализация или апостилирование одного документа за рубежом

Сервис включает:

  • Госпошлину
  • Консульский сбор
Сроки выполнения: от 7 рабочих дней

от 160€

Цена без учета НДС 5%

Минимальная базовая цена. Окончательная стоимость — после проверки документов.

Нотариальный перевод

Нотариальный перевод документов на иностранный язык

Сроки выполнения: от 2 рабочих дней

от 35€

Цена без учета НДС 5%

Минимальная базовая цена. Окончательная стоимость — после проверки документов.

Экспресс доставка документов с апостилем оплачивается отдельно по тарифам служб доставки.

⚠️ Важная информация о ценах: Указанные цены не являются публичной офертой и носят исключительно ознакомительный характер. Это минимальная стоимость стандартных услуг при базовых условиях. Окончательное коммерческое предложение с точным расчетом стоимости предоставляется только после проверки ваших документов и индивидуального подтверждения заказа.

Рассчеты осуществляются в рублях по курсу ЦБ РФ.