Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги апостилирования и легализации документов государственного образца, выданных в Казахстане.
На основании Гаагской конвенции, к которой присоединился Казахстан в 2001 году, документы, выдаваемые государственными учреждениями одной из стран-участниц Конвенции, являются действительными во всех государствах-участниках и не требуют другой формы заверения, такой как консульская легализация, что значительно сокращает затраты и время на оформление документов. В настоящее время более 120 стран присоединились к Гаагской конвенции.
Документы, выданные в Казахстане и заверенные апостилем, признаются в другой стране-участнице без консульской легализации. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, при необходимости, подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.
Апостиль в Казахстане представляет собой квадратный штамп размером не менее 9х9 см на казахском языке, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Проставление апостиля является обязательным требованием для действительности документа в странах-участницах Конвенции.
Компетентные органы Республики Казахстан, уполномоченные на проставление апостиля
В соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан № 545 от 24 апреля 2001 года «Об утверждении Правил проставления апостиля» и последующими изменениями, проставление апостиля осуществляется только уполномоченными государственными органами. Ниже представлена актуальная информация о ведомствах, которые имеют право заверять документы апостилем на территории Республики Казахстан.
| Государственный орган | Категории документов |
|---|---|
| Министерство юстиции Республики Казахстан | Документы, исходящие из органов юстиции, ЗАГС, иных государственных органов, а также нотариально удостоверённые документы. |
| Министерство образования и науки Республики Казахстан | Документы, выданные организациями высшего и послевузовского образования (дипломы, приложения и др.). |
| Министерство просвещения Республики Казахстан | Документы организаций начального, среднего, профессионального и послесреднего образования. |
| Министерство внутренних дел Республики Казахстан | Документы миграционной службы, архивные справки и архивные копии, выдаваемые МВД. |
| Министерство культуры и информации Республики Казахстан | Архивные справки и архивные копии, выданные государственными архивами. |
| Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде РК | Судебные акты: решения, приговоры, определения и иные судебные документы. |
| Министерство финансов Республики Казахстан | Документы структурных подразделений Министерства финансов и территориальных органов финансов. |
| Генеральная прокуратура Республики Казахстан | Документы, исходящие из органов прокуратуры, следствия и дознания. |
| Министерство обороны Республики Казахстан | Архивные справки и архивные копии из Центрального архива Министерства обороны. |
Следующие документы могут быть заверены апостилем:
| Можно заверить апостилем | Нельзя заверить апостилем |
|---|---|
|
|
Особенности апостилирования в Казахстане и требования к документам
Апостиль ставится исключительно на оригинал или на нотариально заверенную копию в случае, если на оригинал нельзя ставить апостиль (например, паспорт, водительские права). Документы должны быть в хорошем состоянии с хорошо различимыми печатью и подписью. На документах не должно быть каких-либо посторонних надписей и отметок. Не допускается зачеркивание слов и неоговоренных исправлений. Содержимое документа должно быть четким и ясным с отчетливыми подписями должностных лиц и оттисками печати. Обязательным является наличие реквизитов документа (номер, дата, подпись, печать), указанные без подчисток либо приписок. Документ объемом более, чем один лист должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью. Если документ имеет приложения, они должны быть включены.
Для процедуры легализации могут быть приняты документы в подлинном варианте, а также в нотариально заверенной копии. Надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном). В Казахстане апостиль представляет собой четырехугольный штамп не менее 9х9 см на казахском языке, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепленным с документом.
Перечень необходимых документов
- Копия документа, удостоверяющего личность
- Оригинал документа, подлежащий апостилированию
- Нотариально заверенная доверенность
- Если фамилия заявителя менялась, копии документов, подтверждающих смену фамилии с переводом на русский или казахский язык
Электронный апостиль в Казахстане
Ранее Schmidt & Schmidt писал о том, что с 15 июня 2024 года в Республике Казахстан вступили в силу изменения в правила оказания государственной услуги по апостилированию официальных документов, исходящих из органов юстиции, других государственных органов, а также нотариусов. Новая редакция предусматривает полную цифровизацию процесса — заявка на апостиль подается в электронном формате через портал «Электронного правительства» (Egov) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Для подачи заявления через портал требуется:
- электронное заявление, подписанное ЭЦП (или подтверждённое одноразовым паролем при наличии зарегистрированного номера телефона);
- скан-копия документа, подлежащего апостилированию;
- доверенность (нотариально удостоверенная — при подаче заявления представителем физического лица; подписанная руководителем — при подаче от имени юридического лица);
- при необходимости — дополнительные документы.
Заявление и документы проверяются Центром обслуживания населения (ЦОН), в частности — образец подписи и оттиск печати на поданном документе, а также соответствие требованиям Гаагской конвенции и внутренним нормативным актам.
При положительном результате проверки уполномоченное должностное лицо в тот же рабочий день формирует электронный апостиль с помощью информационной системы «Е-Апостиль». Подписанный результат направляется заявителю в личный кабинет на портале Egov. Апостилирование завершается на следующий рабочий день после подачи.
Электронный апостиль выдается в цифровом формате и содержит ссылку на верификационную страницу, где органы других стран могут проверить подлинность апостиля по коду безопасности и номеру заявки. Стоимость услуги составляет 0,5 МРП за каждый документ (в соответствии с подпунктом 7 статьи 615 Налогового кодекса Республики Казахстан).
Ограничение требований о легализации
Согласно ст. 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (также носящей название Минской конвенции), действующей на территории подписавших ее стран, документы стран-участниц не требуют легализации.
К странам-участницам Конвенции относятся: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.
Казахстан является страной-участницей Минской конвенции с 1994 года. Для данных государств легализация документов, выданных в Казахстане, путем проставления апостиля не требуется.
Для использования документов, выданных в Казахстане, на территории вышеперечисленных стран необходимо сделать их нотариально заверенный перевод.
Как правило, заверение документов апостилем занимает от 5 до 10 рабочих дней.
Апостиль на документы об образовании из Казахстана
С 30 декабря 2023 года в Казахстане действует новый порядок апостилирования документов, исходящих из организаций высшего и послевузовского образования. Он утверждён приказом Министра науки и высшего образования от 11 декабря 2023 года.
Апостиль на дипломы, приложения к дипломам и другие официальные документы вузов оформляется Комитетом по обеспечению качества в сфере науки и высшего образования МНВО РК.
Как подать документы на апостиль
Подать заявление можно двумя способами:
1. Через государственную корпорацию "Правительство для граждан"
Заявителю (или представителю по доверенности) необходимо предоставить:
- заявление по установленной форме;
- документ, удостоверяющий личность (бумажный или в виде электронного документа через сервис цифровых документов);
- оригинал документа, подлежащего апостилированию;
- оригинал квитанции об оплате госпошлины.
2. Через портал электронного правительства eGov
Загружается:
- электронный запрос, подписанный ЭЦП заявителя;
- электронная копия документа, который требуется апостилировать.
Сведения об оплате госпошлины и удостоверении личности автоматически запрашиваются из государственных информационных систем.
Апостиль для справки об отсутствии судимости
Справка о несудимости в Казахстане выдается МВД (или уполномоченными органами) и для использования за границей обычно требует апостилирования — процедура подтверждает подлинность документа и подписи уполномоченного лица. Апостиль ставят в уполномоченном органе (в т.ч. через электронный портал eGov, если доступна электронная форма документа).
По общему правилу справка о несудимости в Казахстане действует 6 месяцев с даты выдачи; при предоставлении за рубеж многие принимающие организации требуют, чтобы справка была выдана не позднее чем за 90–180 дней до подачи. Поэтому перед апостилированием и подачей документа важно уточнить требования конкретной страны (потребуется ли апостиль на оригинал или на нотариально заверенную копию, нужен ли перевод и нотариальное заверение перевода).
Апостиль для коммерческих документов
Апостиль на коммерческих документах необходим для использования корпоративных документов Казахстана за рубежом, например, при открытии представительства или филиала. Апостилируются следующие документы:
- регистрационные документы юрлица: Выписка из торгового реестра, выписка из земельного реестра, свидетельство о госрегистрации, нотариально заверенная копия устава, копии других учредительных документов, аффидевит с подписью директора и др.;
- Нотариальные документы юрлиц: доверенности, заявления, нотариально заверенные копии и др.;
- Судебные документы.
В Казахстане апостиль проставляется только на казахских документах. Для коммерческих документов иностранных компаний апостиль может быть получен только в стране их выдачи.
Консульская легализация документов из Казахстане
В случае, если документ будет применяться в стране, не признающей Гаагскую конвенцию, например в Китае, ОАЭ или иных странах, не входящих в список, то такой документ подлежит консульской легализации. Полный список стран, принимающих и использующих апостили, можно найти здесь.
Консульская легализация – процедура более длительная и затратная, чем заверение апостилем, в процессе документ проходит несколько процедур предзаверения и заверяется потом в консульстве страны назначения на территории Казахстане. При этом зачастую необходимо выполнить перевод документа на государственный язык страны назначения сертифицированным переводчиком.
Нужно помнить о том, что документ будет иметь юридическую силу на территории именно той страны, отметка консульства которой на нем стоит, и не может быть применен в других странах.
Срок действия консульской легализации документа, как правило, не ограничен, однако ограничения могут быть наложены на срок действия самих документов.
Основные отличия апостиля от консульской легализации документов
Общим для процедур проставления апостиля и консульской легализации является то, что они подтверждают подлинность официального документа для представления в учреждения другой страны. Однако они имеют много различий.
“Легализация документов является засвидетельствованием подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования документов в другой стране”.
| Апостиль | Консульская легализация | |
|---|---|---|
| Применение | Может использоваться только между странами - участниками Гаагской конвенции об упрощенной легализации документов. | Использование между государствами, одно или оба из которых не являются участниками Гаагской конвенции, или в том случае если одна из стран участниц выразила протест против присоединения второй. |
| Сложность получения | Умеренная. За получением Апостиля необходимо обратиться в соотвестуюющее ведомствов стране выдачи документа. | Высокая. За получение консульской легализации приходится обращаться в различные ведомства и консульства в стране выдачи документа. |
| Предварительная проверка подлинности | Как правило, не проводится. | Требуется предварительное заверение со стороны ведомства, выдавшего документ. |
| Легализация в консульстве страны назначения | Обращение в консульство страны назначения не требуется. | Заключительный шаг легализации проводится в консульстве страны назначения, как правило, на территории страны, выдавшей документ. |
Истребование документов в Казахстане
Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты документов. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из Казахстана. Наш сервис позволяет истребовать документы в Казахстане дистанционно, и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.
Нотариальный перевод документов из Казахстана
Копии и дубликаты документов гражданского состояния могут быть переведены на любой язык присяжным переводчиком в Казахстане, или перевод может быть выполнен в стране назначения. Мы предоставляем услуги нотариального перевода документов гражданского состояния с их дальнейшим заверением. Стоимость работ рассчитывается по объему конкретного документа.
Должен ли перевод быть заверен апостилем?
Любой иностранный документ, выданный в одной стране и необходимый для использования в другой стране, должен быть легализован. Важно помнить, что перевод документа с уже проставленным апостилем на русский или казахский язык, который был сделан в Казахстане, по-прежнему будет иметь статус иностранного документа, для которого необходимо проставление апостиля. Следовательно, многие органы могут не принять заверенные переводы из Казахстана. Чтобы избежать этого, следует делать переводы в стране дальнейшего использования документа.
