Министерство юстиции Украины на фоне масштабной реформы в области легализации документов разъяснило, какие документы нельзя заверить апостилем на территории страны. Об этом пишет «Судебно-юридическая газета».
Зачем нужен апостиль на Украине
Как Schmidt & Schmidt писал ранее, использование документов, изданных в одном государстве, на территории другого, практически всегда сопряжено с определенными сложностями.
Принимающая сторона может засомневаться в подлинности поданных ей бумаг или высказать претензии, связанные с несоответствием тех или иных правовых норм, применяемых при их оформлении.
Долгое время проблема международного признания документов решалась с помощью консульской легализации — особой процедуры, предполагающей сначала сертификацию и заверение документа в уполномоченном органе страны выпуска (например, в МИД), а затем — перевод у официального (нотариального) переводчика и заверение в консульстве страны подачи.
Эта процедура была долгой, сложной и предполагала уплату нескольких пошлин. Чтобы упростить процесс, в 1961 году была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Согласно этому международному акту, для использования выпущенного одной из стран-подписантов Конвенции документа на территории всех остальных, достаточно использовать апостиль.
Если государство не хочет принимать апостили из какой-то конкретной страны, оно может выступить с возражением против участия этой страны в Конвенции или со специальным заявлением. Конкретно между этими государствами апостилирование применяться не будет.
Советский Союз присоединился к Гаагской конвенции 17 апреля 1991 года. Его международно- правовым продолжателем, как участник конвенции, стала Российская Федерация. На Украине некоторое время практиковалась консульская легализация документов, но в 2003 году и она стала участником Гаагской конвенции.
Долгое время на Украине апостилировались только документы на бумажных носителях, а сама процедура была забюрократизированной и долгой. Однако в последнее время в сфере легализации документов на Украине запущены масштабные реформы.
1 февраля 2026 года на Украине вступил в законную силу новый Порядок заверения документов апостилем. Он утвержден приказом Минюста от 20 ноября 2025 года № 3177/5. Действовавший еще с 2015 года старый Порядок утратил силу.
Главное новшество вступившего в силу Порядка заключается в том, что проставление апостиля осуществляется с использованием программных средств электронного реестра апостилей. Таким образом, процесс хотят максимально автоматизировать и дебюрократизировать.
В Министерстве юстиции уточняют, что новый Порядок регламентирует наполнение электронного реестра образцами подписей должностных лиц, отпечатков печатей и штампов, а также сведениями о сертификатах открытых ключей.
Центральный аппарат Министерства юстиции Украины вносит данные относительно своих сотрудников, территориальные органы Минюста — в отношении должностных лиц отделов государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС), государственных регистраторов юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, а также нотариусов.
В свою очередь Государственная архивная служба вносит данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Жители Украины получили право подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности).
Какие документы нельзя заверить апостилем на Украине
Министерство юстиции Украины в своих разъяснениях, опубликованных «Судебно-юридической газетой», напомнило, что ставить апостиль на территории страны можно не на всех документах.
Данный вопрос регламентируется Правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств. Данный документ утвержден приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства внутренних дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства финансов Украины, Министерства юстиции Украины, и отредактирован в ходе текущей реформы апостилирования.
Согласно этому нормативному акту, ставить апостиль на Украине нельзя на:
- Оригиналах документов, удостоверяющих личность и подтверждающих гражданство Украины;
- Оригиналах документов, удостоверяющих личность и подтверждающих ее специальный статус;
- Военных билетах;
- Трудовых книжках;
- Разрешениях на ношение оружия;
- Свидетельствах о регистрации транспортных средств (технических паспортах);
- Иных удостоверениях, оформляемых в соответствии с законодательством Украины.
В Минюсте подчеркнули, что эти документы могут быть приняты для проставления апостиля в виде копий (фотокопий), удостоверенных в нотариальном порядке.
Однако следует иметь в виду, что в рамках данной процедуры апостилируется подпись и печать не должностного лица, выпустившего документ, а нотариуса. Поэтому лучше уточнить в организации, для которой проставляется апостиль, подойдет ли ей такое заверение (примечание Schmidt & Schmidt).
Кроме того, как отметили в Минюсте, на Украине не апостилируются оригиналы и копии (фотокопии) нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документы, имеющие характер переписки.
Не могут быть приняты на территории Украины для проставления апостиля оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, кроме документов об образовании и ученых званиях, выданных УССР. Апостиль может быть проставлен на копиях (фотокопиях) либо копиях (фотокопиях) с переводом этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины. Апостиль может быть проставлен на копиях (фотокопиях) либо копиях (фотокопиях) с переводом документов, касающихся сферы образования и науки, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины, только после предварительного проставления апостиля на оригиналах этих документов
— пишет «Судебно-юридическая газета» со ссылкой на Минюст Украины.
Копию документов, выданные органами регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) на Украине можно апостилировать только в том случае, если сам документ уже ранее был легализован — путем апостилирования либо консульской легализации.
Еще одной особенностью законодательства Украины является то, что оно не предусматривает проставление апостиля на информации из Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество. Дело в том, что выписки из этого реестра предоставляются на Украине просто на листах бумаги А4 — без специальных бланков, подписи должностного лица и печати. Таким образом, подтвердить имущественное состояние для зарубежных организаций можно только через визит к нотариусу.
Кроме того, как и в других государствах-участниках Гаагской конвенции, апостили на Украине не ставятся на дипломатических, коммерческих и таможенных документах.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
