Заверение документов апостилем во многих случаях является необходимым шагом, если документ должен быть использован за границей. Гаагский апостиль удостоверяет подлинность подписи на официальном документе, а также статус лица, подписавшего документ, и, в соответствующих случаях, подлинность печати или штампа. Он заменяет более сложную процедуру консульской легализации между государствами — участниками Гаагской конвенции об апостиле.
Однако в некоторых случаях в выдаче апостиля отказывают. Это не обязательно означает, что документ нельзя использовать. Первым и наиболее важным шагом является установление причины отказа в выдаче апостиля. В зависимости от причины проблема может быть решена путем обращения в компетентный орган, получения предварительного заверения, оформления нового документа или нотариального заверения документа.
В пределах ЕС требование об апостиле отменено для многих официальных документов, относящихся к актам гражданского состояния (свидетельства о рождении, браке, справки о несудимости и т. д.), в соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/1191. Двусторонние соглашения также могут предусматривать отсутствие необходимости в апостиле. Поэтому перед подачей нового заявления проверьте, действительно ли апостиль требуется в вашем конкретном случае.
Дополнительную информацию можно найти здесь.
Наиболее распространенные причины отказа в выдаче апостиля
1. Обращение не в тот компетентный орган
В России также не существует единого центрального органа, уполномоченного проставлять апостиль на все виды документов. Компетентный орган определяется в зависимости от типа документа и, в ряде случаев, от субъекта Федерации, в котором он был выдан.
За нотариальные документы, документы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) и судебные документы, как правило, отвечают территориальные органы Министерства юстиции РФ — управления Минюста по соответствующему субъекту Федерации. Документы федеральных органов исполнительной власти входят в компетенцию Министерства иностранных дел России. Для документов об образовании действует иной порядок: документы о среднем общем образовании (аттестаты) относятся к ведению Министерства просвещения РФ, тогда как документы о высшем образовании (дипломы) — к ведению Министерства науки и высшего образования РФ.
Если заявление подано не в тот орган, выдача апостиля невозможна. В таком случае документ необходимо направить в орган, действительно обладающий соответствующими полномочиями.
Клиент обратился с дипломом о высшем образовании в территориальный орган Министерства юстиции по месту нахождения вуза. Однако апостилирование документов о высшем образовании входит в компетенцию Министерства науки и высшего образования РФ, а не Министерства юстиции. После обращения в надлежащий орган апостиль был проставлен в установленном порядке.
Сначала проверьте, какой орган отвечает за конкретный тип документа. Во многих случаях орган, выдавший документ, может предоставить информацию о компетентном органе, уполномоченном проставлять апостиль.
2. Подлинность подписи лица, выдавшего документ, не может быть подтверждена
Апостиль, помимо прочего, удостоверяет подлинность подписи лица, выдавшего документ. Поэтому компетентный орган должен иметь возможность проверить эту подпись.
Проблемы могут возникнуть, например, если:
- подпись ответственного должностного лица не была зарегистрирована;
- лицо, выдавшее документ, сменилось, а новая подпись еще не была зарегистрирована;
- не может быть подтверждено, что лицо, подписавшее документ, обладало необходимыми полномочиями на его подписание;
- подпись или печать на документе плохо читается или не позволяет однозначно установить их подлинность.
Дополнительная проверка также может потребоваться для подписей с обозначениями и.о. (исполняющий обязанности) или врид (временно исполняющий должность). Однако наличие такой подписи не во всех случаях автоматически влечёт отказ в проставлении апостиля — решающим фактором являются конкретный орган и применяемые им правила проверки подписей уполномоченных должностных лиц.
Свидетельство о регистрации было подписано новым сотрудником небольшого местного регистрационного органа, образец подписи которого еще не был зарегистрирован в компетентном органе. В выдаче апостиля было отказано. После получения новой заверенной копии документа с подтвержденной подписью апостиль удалось получить.
Что делать?
В некоторых случаях орган, выдавший документ, может подтвердить необходимую подпись или полномочия лица, подписавшего документ. Если такое подтверждение невозможно, может потребоваться получение новой копии документа.
3. Документ требует предварительного заверения
Для некоторых документов одной подписи лица, выдавшего оригинал, недостаточно для выдачи апостиля. Прежде чем апостиль может быть проставлен, документ должен быть предварительно заверен другим компетентным органом.
Вид необходимого предварительного заверения зависит от страны, типа документа и применимых национальных норм.
Нотариально заверенная доверенность должна была быть апостилирована для использования за границей. В выдаче апостиля было отказано, поскольку нотариальный документ сначала должен был пройти предварительное заверение. Только после этого компетентный орган смог проставить апостиль.
Что делать?
Обратитесь в компетентный орган, выдающий апостили, чтобы выяснить, какой вид предварительного заверения требуется для вашего документа. Только после этого заявление можно подать повторно.
4. Документ не соответствует требуемой форме
Не каждый документ может быть непосредственно апостилирован. Гаагская конвенция об апостиле применяется к официальным документам. К ним, в частности, относятся документы, выданные судами и государственными органами, а также нотариальные документы и некоторые официальные удостоверения.
Поэтому частный договор, частное заявление или другой частный документ, как правило, не может быть непосредственно апостилирован. В зависимости от применимого национального законодательства сначала может потребоваться, например, нотариальное заверение подписи.
Особые правила применяются также к электронным документам. Простая распечатка PDF-файла не приравнивается автоматически к оригиналу официального документа. Однако в зависимости от страны электронные официальные документы и электронные апостили могут быть прямо предусмотрены законодательством.
Клиент подал на апостилирование договор, подписанный частными лицами. Поскольку он не являлся официальным документом, его нельзя было непосредственно апостилировать. После нотариального заверения подписей полученный нотариальный документ впоследствии мог быть апостилирован.
Что делать?
Проверьте, требуется ли оригинал документа, заверенная копия, нотариальное заверение или официально заверенная распечатка. Решающее значение имеют требования, действующие в стране, в которой был выдан документ.
5. Документ поврежден, заламинирован или содержит проблемные изменения
Документ должен находиться в состоянии, позволяющем надежно проверить подпись, печати и его подлинность.
Проблемы могут возникнуть, например, если документ:
- заламинирован;
- сильно поврежден или порван;
- имеет неразборчивые или поврежденные печати или подписи;
- содержит последующие изменения или несанкционированные записи;
- был изменен по сравнению с первоначальной формой путем добавления наклеек или штампов.
В частности, заламинированные документы на практике могут создавать проблемы, поскольку необходимые официальные отметки невозможно надлежащим образом проставить на оригинале документа.
Клиент предоставил для апостилирования заламинированное свидетельство о рождении. Официальную отметку невозможно было надлежащим образом проставить на оригинале, а подлинность печати и подписи из-за ламинирования невозможно было достоверно проверить. Получение новой копии в компетентном органе записи актов гражданского состояния решило проблему.
Что делать?
Во многих случаях самым простым решением является получение новой копии или дубликата документа в органе, выдавшем оригинал.
6. Была предоставлена неправильная версия документа
Даже документ, который в целом может быть апостилирован, может быть отклонен, если была предоставлена не требуемая версия документа.
Это может произойти, например, если:
- вместо требуемого оригинала предоставлена только простая копия;
- требуется заверенная копия, но предоставлена незаверенная копия;
- требуется недавно выданный документ о гражданском состоянии, но предоставлен устаревший документ;
- для электронного документа предоставлена только обычная распечатка;
- не была предоставлена версия документа об образовании, которую требует компетентный орган.
Возможность использования заверенной копии вместо оригинала зависит как от законодательства государства, выдавшего документ, так и от требований государства, в котором документ будет использоваться.
Для использования в Испании была предоставлена обычная распечатка электронного свидетельства о регистрации. Однако компетентный орган, выдающий апостиль, не принял ее как документ, подлежащий апостилированию. После получения надлежащей бумажной копии апостиль удалось получить.
Что делать?
Перед повторной подачей заявления уточните, какая именно версия документа требуется.
Что следует учитывать в отношении частных документов?
Частный договор или частное заявление не становятся официальными документами только потому, что они необходимы для международной процедуры. Однако при определенных условиях апостиль может быть проставлен на официальном удостоверении или нотариальном заверении. Гаагская конвенция об апостиле прямо распространяется, среди прочего, на нотариальные акты, а также официальные или нотариальные удостоверения подписей на документах, подписанных частными лицами.
Поэтому, например, для частной доверенности сначала может потребоваться нотариальное заверение подписи. Полученный в результате нотариальный документ или удостоверение затем может быть апостилирован при соблюдении применимых национальных требований.
Что делать, если документ вообще не может быть апостилирован?
Не каждый документ подпадает под действие Гаагской конвенции об апостиле. В частности, некоторые документы исключены из сферы ее действия. К ним относятся документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также определенные административные документы, непосредственно связанные с коммерческими или таможенными операциями.
Кроме того, между государством выдачи и государством назначения может применяться другое международное соглашение, в соответствии с которым апостиль не требуется или предусмотрена иная процедура.
Поэтому перед подачей нового заявления всегда следует проверить, действительно ли апостиль требуется для конкретного документа и страны назначения. В зависимости от международных соглашений между Российской Федерацией и соответствующим государством для документа может потребоваться апостиль, консульская легализация или иная процедура подтверждения его подлинности.
Что делать, если в выдаче апостиля отказали из-за самого документа?
Если документ поврежден, неразборчив, устарел или оформлен в неподходящей форме, простой повторной подачи заявления часто недостаточно.
В таких случаях может потребоваться:
- получить новую копию документа;
- получить необходимое предварительное заверение;
- нотариально заверить документ;
- получить правильную версию документа;
- повторно подать заявление в компетентный орган, выдающий апостиль.
В частности, для более старых документов о гражданском состоянии может быть целесообразно получить новую копию. В отношении некоторых старых документов апостилирование оригинала может быть невозможно, и в таком случае необходимо запросить новый документ.
Дополнительную информацию о конкретных требованиях к апостилированию документов советского периода и применимых процедурах в отдельных государствах-правопреемниках СССР см. в нашей статье «Как апостилировать документы СССР».
Учитывайте требования страны назначения
Следует учитывать еще одно важное различие: выдача апостиля и последующее признание документа за границей — это два разных процесса.
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, статус лица, подписавшего документ, и, в соответствующих случаях, подлинность печати или штампа. Однако он не удостоверяет содержание документа и не означает автоматически, что иностранный орган обязан принять документ для конкретной юридической или административной процедуры.
Поэтому перед подачей заявления на апостиль следует проверить требования органа или учреждения, которому в конечном итоге будет представлен документ. В зависимости от страны назначения могут применяться дополнительные требования к:
- дате выдачи документа;
- требуемому оригиналу или заверенной копии;
- переводу;
- требуемой форме перевода;
- порядку выполнения перевода и апостилирования;
- дополнительным заверениям.
Если требования страны назначения не учитывать, даже правильно оформленный апостиль не гарантирует последующего признания документа.
Что делать, если в выдаче апостиля отказали?
Если компетентный орган отказал в выдаче апостиля, первым шагом следует установить конкретную причину отказа. Во многих случаях отказ не является окончательным препятствием.
В зависимости от обстоятельств решением может быть обращение в компетентный орган, получение предварительного заверения, нотариальное заверение документа, получение новой копии документа или повторная подача заявления в надлежащий орган, выдающий апостиль.
Если причина отказа неясна, целесообразно сначала обратиться к специализированному поставщику услуг для проверки документа. Это часто позволяет определить, может ли имеющийся документ быть апостилирован или требуется новый документ либо дополнительное заверение.
Schmidt & Schmidt оказывает содействие в получении документов, их апостилировании и консульской легализации во многих странах.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Как мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для использования за границей. Если в выдаче апостиля на ваш документ было отказано или вы не уверены, соответствует ли ваш документ необходимым требованиям, вы в любое время можете обратиться в Schmidt & Schmidt. Мы проверим ваши документы, определим компетентный орган и поможем с получением новых документов, необходимыми предварительными заверениями, нотариальным заверением, переводами, а также последующим апостилированием или легализацией. Благодаря многолетнему опыту мы также можем помочь в случаях, когда получение или легализация документа связаны с особыми трудностями.
FAQ: Отказ в выдаче апостиля
В принципе, отказ является административным решением, которое в зависимости от компетентного органа и соответствующей федеральной земли может быть обжаловано в установленном законом порядке. Однако на практике обычно быстрее и проще устранить причину отказа — например, получить предварительное заверение, новую копию документа или подать заявление в компетентный орган, — чем инициировать формальное судебное разбирательство.
Это зависит от причины отказа. Если проблема заключается только в том, что заявление необходимо подать в компетентный орган, апостиль часто может быть выдан в течение нескольких дней. Если необходимо получить новый документ о гражданском состоянии, как правило, следует рассчитывать на одну-три недели в зависимости от органа записи актов гражданского состояния. Если требуется предварительное заверение или нотариальное заверение, потребуется дополнительное время на их оформление.
Нет, сам документ при этом остается действительным. Однако ламинирование часто препятствует апостилированию, поскольку официальную отметку невозможно надлежащим образом проставить на оригинале документа, а подлинность печати и подписи невозможно надежно проверить через слой ламината. В таких случаях обычно необходимо получить новую копию документа в органе, выдавшем оригинал.
Простая копия не является официальным документом и поэтому, как правило, не может быть непосредственно апостилирована. Однако апостиль может быть выдан на копию, заверенную нотариусом или государственным органом. Будет ли заверенная копия принята в стране назначения или потребуется оригинал документа, зависит от требований соответствующего иностранного органа.
Стоимость апостиля в Российской Федерации зависит от вида документа, компетентного органа и конкретной процедуры оформления. Дополнительные расходы могут возникнуть при получении новой копии документа, нотариальном заверении, предварительном заверении и, в соответствующих случаях, переводе. Точная стоимость зависит от действующих тарифов и сборов соответствующего органа.
Апостиль признается только в государствах — участниках Гаагской конвенции об апостиле. Для государств, которые не присоединились к Конвенции или не применяют ее в отношениях с Россией, вместо этого требуется консульская легализация. Кроме того, выдача апостиля не означает автоматически, что иностранный орган признает содержание документа — всегда следует проверять конкретные требования страны назначения.
