3 марта 2026 года на Украине завершился очередной этап реформы апостилирования. Теперь официальный Киев предоставляет гражданам новые возможности по легализации документов для использования за границей.
Как проходила реформа апостилирование на Украине
Как Schmidt&Schmidt писал ранее, использование документов, изданных в одном государстве, на территории другого, практически всегда сопряжено с определенными сложностями. Принимающая сторона может засомневаться в подлинности поданных ей бумаг или высказать претензии, связанные с несоответствием тех или иных правовых норм, применяемых при их оформлении.
Долгое время проблема международного признания документов решалась с помощью консульской легализации — особой процедуры, предполагающей сначала сертификацию и заверение документа в уполномоченном органе страны выпуска (например, в МИД), а затем — перевод у официального (нотариального) переводчика и заверение в консульстве страны подачи. Эта процедура была долгой, сложной и предполагала уплату нескольких пошлин.
Чтобы упростить процесс, в 1961 году была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Согласно этому международному акту, для использования выпущенного одной из стран-подписантов Конвенции документа на территории всех остальных, достаточно использовать апостиль.
Апостиль — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации. Обычно он выглядит как специальный штамп или сертификат. Однако в последние годы распространение также получил электронный апостиль (e-Apostille) — специальная цифровая отметка, подтверждающая подлинность документов, выпущенных в виртуальной форме.
Если государство не хочет принимать апостили из какой-то конкретной страны, оно может выступить с возражением против участия этой страны в Конвенции или со специальным заявлением. Конкретно между этими государствами апостилирование применяться не будет.
Советский Союз присоединился к Гаагской конвенции 17 апреля 1991 года. Его международно- правовым продолжателем, как участник конвенции, стала Российская Федерация. На Украине некоторое время практиковалась консульская легализация документов, но в 2003 году и она стала участником Гаагской конвенции.
Долгое время на Украине апостилировались только документы на бумажных носителях, а сама процедура была забюрократизированной и долгой. Однако в последнее время в сфере легализации документов на Украине запущены масштабные реформы.
1 февраля 2026 года на Украине вступил в законную силу новый Порядок заверения документов апостилем. Он утвержден приказом Минюста от 20 ноября 2025 года № 3177/5. Действовавший еще с 2015 года старый Порядок утратил силу.
Главное новшество вступившего в силу Порядка заключается в том, что проставление апостиля осуществляется с использованием программных средств электронного реестра апостилей. Таким образом, процесс хотят максимально автоматизировать и дебюрократизировать.
В Министерстве юстиции уточняют, что новый Порядок регламентирует наполнение электронного реестра образцами подписей должностных лиц, отпечатков печатей и штампов, а также сведениями о сертификатах открытых ключей.
Центральный аппарат Министерства юстиции Украины вносит данные относительно своих сотрудников, территориальные органы Минюста — в отношении должностных лиц отделов государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС), государственных регистраторов юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, а также нотариусов.
В свою очередь Государственная архивная служба вносит данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Жители Украины получили право подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности). Это сделает жизнь обычных граждан гораздо проще.
Подать заявление для апостилирования электронного документа можно с помощью Единого государственного веб-портала электронных услуг («Дия»). На этом сервисе процесс максимально автоматизирован.
Уполномоченный сотрудник Минюста, получив заявку, устанавливает, подлежит ли конкретный документ апостилированию, а также проверяет подлинность подписи и печати должностного лица на нем. Сверка проводится с находящимися в специальной базе образцами.
В случае возникновения сомнений относительности подлинности документов, сотрудник Минюста отправляет необходимые запросы, а если они окажутся оправданными, — информирует об этом правоохранительные органы.
Когда с документом все в порядке, Минюст принимает позитивное решение, а принявшее заявление лицо (сотрудник РАГС, нотариус) распечатывает апостиль и подшивает его к самому документу.
Однако вскоре после формально запуска реформы стало известно, что новое программное обеспечение реестра не работает. Поэтому фактически новый порядок (как со сверкой подписей, так и с приемом документов нотариусами) практически действовать не начал. А 27 февраля 2026 года апостилирование на Украине был остановлено для запуска новых программ.
Как заверить апостилем документы на Украине в 2026 году
2 марта 2026 года обновленный реестр апостилей Украины заработал. Об этом официально объявило Министерство юстиции Украины. Он действует как централизованная платформа хранения, проверки и верификации апостилей. Техническое решение включает интегрированную базу данных, унифицированный учет и возможность быстрой идентификации документов, что соответствует нормам цифрового документооборота.
Заявления на проставление апостилей со 2 марта принимают отделы государственной регистрации актов гражданского состояния территориальных органов Минюста и государственные нотариальные конторы.
Отныне апостиль видоизменяется и будет содержать QR-коды подписи и печати учреждения, которое его проставило. Также каждый апостиль будет иметь свой уникальный QR-код, который позволяет быстро подтвердить его подлинность
— пишет «Судебно-юридическая газета» со ссылкой на заявление Минюста Украины.
На сайте Министерства юстиции можно в режиме онлайн проверить каждый апостиль, проставленный с марта 2026 года. Там же хранится архив ранее легализованных документов. Особо удобно, что при сверке отображается на только сам апостиль, но и сканированная копия документа, что резко снижает возможность мошенничества.
Каждый апостиль, кроме бумажного варианта, будет иметь электронный вариант (файл с наложенной КЭП в международном формате ASiC-E), который можно загрузить в PDF-формате и предоставить по требованию учреждений за рубежом
— отмечает «Судебно-юридическая газета».
Также в Минюсте сообщили, что теперь начала полноценно формироваться база образцов подписей и печатей, проставляемых на подлежащих апостилированию документах.
В ближайшее время к реестру апостилей будут подключены другие украинские ведомства, уполномоченные проводить легализацию документов (МВД, налоговая и т.д.).
Обновление Электронного реестра апостилей — это не просто очередное техническое усовершенствование. Мы внедряем новый формат выдачи апостилей. Это не только удобно для наших граждан за рубежом, но и позволяет нам сотрудничать с партнерами для внедрения лучших мировых решений. Наши граждане за рубежом не должны беспокоиться о ненужной бюрократии. Новый формат апостиля позволяет проверить его подлинность за считанные минуты, оставляя больше времени для более важных дел
— заявила заместитель министра юстиции по вопросам цифрового развития, цифровой трансформации и цифровизации Ольга Рябуха.
С 3 марта 2026 года функционал обновленного реестра апостилей стал доступен частным нотариусам. Об этом сообщило государственное предприятие «Национальные информационные системы» (НАИС). Данное техническое решение фактически завершило новый этап реформы апостилирования.
Украинские частные нотариусы, как и предполагалось ранее, теперь могут принимать на апостилирование документы, относящиеся к сфере ответственности судов и органов юстиции, а также нотариальные акты.
Восстановление доступа для частных нотариусов является очередным шагом в направлении удобства взаимодействия пользователей с государственными сервисами
— отметили в НАИС.
Введение электронного реестра апостилей и полноценное внедрение электронного апостилирования на Украине позитивно оценили в Евросоюзе, который оказывал содействие в осуществлении реформы.
Модернизация Электронного реестра апостилей свидетельствует об активном внедрении Украиной передового международного опыта и создании современных цифровых сервисов для граждан. Европейский союз поддерживает эти изменения, которые повышают доверие к украинским документам и способствуют интеграции Украины в европейское цифровое пространство
— заявил руководитель отдела европейской интеграции, управления и верховенства права, секции гражданского общества Делегации ЕС в Украине Асьер Сантильян.
В ЕС с удовлетворением отметили, что модернизация реестра повышает защиту от подделки документов, ускоряет проверку и сокращает бюрократические процедуры.
Внедряя безопасные цифровые рабочие процессы в соответствии с e-APP, мы помогаем создавать систему, которая повышает доверие к украинским документам и готова к полностью цифровой апостильной службе в будущем
— резюмировал исполнительный директор Академии электронного управления Ханнес Асток.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
