Легализация документов, а также заверение их копий и переводов — это крайне специфическая сфера деятельности, с которой большинство людей сталкиваются достаточно редко. Поэтому совершенно естественно, что у тех, кому нужно срочно подготовить документы для использования их за границей, возникает масса вопросов.
Ситуация усугубляется тем, что легализация документов во многих странах мира регулируется не каким-то единым внятным законом, а огромным количеством сложных международных договоров и запутанных подзаконно-правовых актов. Некоторые из наших клиентов, столкнувшись с этой проблемой впервые, возмущаются: «Почему один и тот же документ для использования в одной стране достаточно просто перевести, для предоставления в другой — нужно апостилировать, а для того, чтобы пользоваться им в третьей, его нужно проводить через процедуру консульской легализации да еще и переводить с нотариальным заверением»?
Поэтому мы решили вкратце рассказать о том, что такое апостиль и нотариальное заверение, и ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы, связанные с их практическим использованием.
Итак, у вас есть документ. Что нужно сделать для того, чтобы его можно было использовать за границей? В свое время жители всех без исключения стран были вынуждены прибегать к сложной, долгой и многоступенчатой процедуре подтверждения подлинности документа в консульствах и министерствах иностранных дел. Но в 1961 году была подписана Гаагская конвенция отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, к которой на сегодняшний день присоединилось свыше 140 государств и территорий.
Ее суть заключается в том, что все участники конвенции договорились признавать документы друг друга, если на эти документы нанесен специальным штамп, известный как апостиль. Иначе говоря, апостиль — это международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления его за границей.
Но всегда ли может помочь апостиль, и всегда ли он необходим? Ответ на оба этих вопроса — отрицательный.
Стран и территорий в мире насчитывается более двухсот. Часть из них по разным причинам пока не присоединились к Гаагской конвенции. Причем, зачастую речь идет о влиятельных государствах, с которыми часто приходится иметь дело по разным вопросам — в связи с бизнесом, туризмом или получением образования. Например, к Гаагской конвенции до сих пор не присоединились Китай, Канада и Египет. Для таких стран при зарубежном использовании документа по-прежнему необходимо проходить процедуру консульской легализации.
Однако есть и такие страны, для которых, наоборот, ничего легализовать не нужно. Например, для российских документов — это бывшие советские республики, а также государства, входившие в «соцлагерь». Между ними заключены соответствующие дополнительные договоры. Однако при подаче документов в конкретную организацию все-таки лучше навести справки — бывает так, что отдельные руководители, несмотря на упрощенный порядок, все равно требуют апостиль.
И да, всегда следует помнить, что отдельные категории документов (в частности, коммерческие и удостоверяющие личность) заверить апостилем нельзя.
Что же касается «нотариального заверения документов» — то это достаточно неконкретное определение. Просто так «заверить» любой документ невозможно. Поэтому если вы придете к нотариусу с дипломом об образовании или со свидетельством о рождении и попросите его «заверить» для использования за границей, он ничем не сможет вам помочь.
Нотариус может заверить копию документа. Однако за границей, у вас, скорее всего, потребуют, чтобы это было заверение от нотариуса, имеющего право работать в стране подачи документа. Поэтому дома вам достаточно просто заверить его апостилем.
Но есть еще один важный момент, о котором никогда не следует забывать. Вне зависимости от способа легализации документа — апостиль, консульская легализация или признание по умолчанию на основании договора — от вас обязательно потребуют перевести его официально на язык страны пребывания. И в этой сфере неоднозначностей гораздо больше, чем с легализацией. В каждом государстве эта процедура своя, и обычно имеет определенные уникальные особенности. Причем в отдельных странах данная сфера регулируется не законом, а подзаконными актами либо правовыми обычаями, из-за чего в каждой организации при подаче документов вопросы перевода нужно решать в индивидуальном порядке. Чтобы разобраться с этой проблемой подробнее, мы рекомендуем воспользоваться вкладкой «Нотариальный перевод» на нашем сайте, содержащей описание процедур официальных переводов во многих странах мира. Но в целом, в большинстве государств либо существуют специально уполномоченные присяжные переводчики, перевод которых не требует дополнительного заверения, либо ответственность за заверение перевода, сделанного у квалифицированного переводчика, принимает на себя нотариус. Но это — тема уже для другого разговора.
