Представители Украины с гордостью отчитались перед HCCH об успешной реформе апостилирования, но украинские нотариусы дают понять, что не все так однозначно. Об этом сообщают киевские СМИ.
Как на Украине реформируют апостилирование
Как Schmidt&Schmidt писал ранее, использование документов, изданных в одном государстве, на территории другого, практически всегда сопряжено с определенными сложностями. Принимающая сторона может засомневаться в подлинности поданных ей бумаг или высказать претензии, связанные с несоответствием тех или иных правовых норм, применяемых при их оформлении.
Долгое время проблема международного признания документов решалась с помощью консульской легализации — особой процедуры, предполагающей сначала сертификацию и заверение документа в уполномоченном органе страны выпуска (например, в МИД), а затем — перевод у официального (нотариального) переводчика и заверение в консульстве страны подачи.
Эта процедура была долгой, сложной и предполагала уплату нескольких пошлин. Чтобы упростить процесс, в 1961 году была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Согласно этому международному акту, для использования выпущенного одной из стран-подписантов Конвенции документа на территории всех остальных, достаточно использовать апостиль.
Если государство не хочет принимать апостили из какой-то конкретной страны, оно может выступить с возражением против участия этой страны в Конвенции или со специальным заявлением. Конкретно между этими государствами апостилирование применяться не будет.
Советский Союз присоединился к Гаагской конвенции 17 апреля 1991 года. Его международно- правовым продолжателем, как участник конвенции, стала Российская Федерация. На Украине некоторое время практиковалась консульская легализация документов, но в 2003 году и она стала участником Гаагской конвенции.
Долгое время на Украине апостилировались только документы на бумажных носителях, а сама процедура была забюрократизированной и долгой. Однако в последнее время в сфере легализации документов на Украине запущены масштабные реформы.
1 февраля 2026 года на Украине вступил в законную силу новый Порядок заверения документов апостилем. Он утвержден приказом Минюста от 20 ноября 2025 года № 3177/5. Действовавший еще с 2015 года старый Порядок утратил силу.
Главное новшество вступившего в силу Порядка заключается в том, что проставление апостиля осуществляется с использованием программных средств электронного реестра апостилей. Таким образом, процесс хотят максимально автоматизировать и дебюрократизировать.
В Министерстве юстиции уточняют, что новый Порядок регламентирует наполнение электронного реестра образцами подписей должностных лиц, отпечатков печатей и штампов, а также сведениями о сертификатах открытых ключей.
Центральный аппарат Министерства юстиции Украины вносит данные относительно своих сотрудников, территориальные органы Минюста — в отношении должностных лиц отделов государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС), государственных регистраторов юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, а также нотариусов.
В свою очередь Государственная архивная служба вносит данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Жители Украины получили право подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности). Это сделает жизнь обычных граждан гораздо проще. Подать заявление для апостилирования электронного документа можно с помощью Единого государственного веб-портала электронных услуг («Дия»). На этом сервисе процесс максимально автоматизирован.
Уполномоченный сотрудник Минюста, получив заявку, устанавливает, подлежит ли конкретный документ апостилированию, а также проверяет подлинность подписи и печати должностного лица на нем. Сверка проводится с находящимися в специальной базе образцами.
В случае возникновения сомнений относительности подлинности документов, сотрудник Минюста отправляет необходимые запросы, а если они окажутся оправданными, — информирует об этом правоохранительные органы.
Когда с документом все в порядке, Минюст принимает позитивное решение, а принявшее заявление лицо (сотрудник РАГС, нотариус) распечатывает апостиль и подшивает его к самому документу.
Некоторое время часть функционала новой системы апостилирования на Украине была недоступна для использования, но с марта 2026 года, после короткой приостановки оказания услуг, реестр заработал полноценно — в том числе, доступ к нему власти открыли, как и обещали, нотариусам.
Каковы дальнейшие перспективы апостилирования на Украине
В апреле 2026 года делегация Министерства юстиции Украины посетила Постоянное бюро Гаагской конференции по частному международному праву (HCCH), и провела презентацию обновленного Электронного реестра апостилей.
Делегация Министерства юстиции Украины во главе с заместителем министра юстиции Украины по вопросам цифрового развития, цифровой трансформации и цифровизации Ольгой Рябухой посетила Постоянное бюро Гаагской конференции по международному частному праву... Целью визита была презентация обновленного функционала Электронного реестра апостилей…, который официально начал функционировать в Украине 2 марта 2026 года. За первый месяц работы через обновленный реестр было выдано 30 744 апостиля. Ежегодно только органы Министерства юстиции выдают около 400 000 апостилей, что составляет приблизительно 65% от общего объема
— говорится в официальном сообщении украинского Минюста.
В ведомстве подчеркнули, что новая система принципиально меняет подход к легализации документов на Украине — цифровые технологии заменяют собой «мокрые» штампы и ручное заверение.
Это значительно повышает уровень доверия и расширяет сферу применения украинских электронных документов в странах ЕС
- QR-верификация: каждый апостиль теперь содержит QR-код для мгновенной онлайн-верификации;
- Прозрачность: во время верификации иностранное учреждение видит не только сам апостиль, но и отсканированную копию оригинала документа;
- Формат ASiC-E: Украина внедрила выдачу электронных апостилей в формате ASiC-E, соответствующем стандартам eIDAS.
— подчеркивается в сообщении Министерства юстиции.
Новшества в сфере апостилирования должны снизить административную нагрузку на украинские органы власти.
В 2026 году мы должны завершить системную трансформацию — переход от разрозненных бумажных процессов к единой защищенной цифровой среде. Наш приоритет — полноценный запуск сервиса «в один клик», чтобы украинцы могли быстро и удобно получать электронный апостиль и подавать документы онлайн через портал «Дия»
— заявила Ольга Рябуха.
Теперь Министерство юстиции Украины работает над тем, чтобы интегрировать в новую цифровую систему остальные ведомства, наделенные правом заверять документы апостилем.
Объединение всех органов в рамках единого функционала обеспечит единообразие апостиля и повысит признание украинских документов в зарубежных учреждениях, что, в свою очередь, сократит время на дополнительные проверки и бюрократические процедуры для украинцев
— говорится в сообщении Минюста.
Какие проблемы возникают с апостилированием документов на Украине после реформы
Несмотря на бравурные заявления украинских властей, ситуация с апостилированием в стране — далеко не безоблачная. Эксперты отмечают, что в новой нормативной базе, регулирующей легализацию документов, остается значительное количество лакун. Ряд процедур просто не прописаны. Чиновники и нотариусы на местах не знают, как им действовать в сложившейся ситуации.
Представители центральных ведомств, уполномоченных проводить апостилирование, попытались заполнить правовые «пробелы», рассылая специальные письма с официальными разъяснениями, но это не решило проблему.
Так, Нотариальная палата Украины (НПУ) подготовила обращение в Минюст, в котором попросила ведомство инициировать «отзыв» официального письма Государственной налоговой службы (ГНС) Украины, затрагивающего вопросы апостилирования.
Фискальный орган попытался разъяснить, каким образом нужно легализовывать для использования на территории страны справки о резидентству лиц, не являющихся резидентами Украины.
ГНС заявила, что цифровая справка с электронным апостилем будет считаться «заверенной» только в том случае, если электронный апостиль «нотариально заверен» (путем проставления на копии справки отметки «Согласно оригиналу», а также даты и подписи нотариуса).
В НПУ подчеркивают, что, согласно Гаагской конвенции и Правилам проставления апостилей, апостиль заверяет подлинность подписи должностного лица и печати, а также — статус должностного лица. Подпись и печать на самом апостиле не требуют никаких дополнительных заверений, и должны признаваться автоматически.
Нотариальная палата просит, чтобы Минюст посодействовал в отзыве письма ГНС, которое не базируется на действующем законодательстве и не может применяться нотариусами. О реакции Минюста и ГНС на обращение пока что не сообщается.
Со временем подобных несоответствий, судя по всему, будет выявляться все больше. Урегулирование спорных вопросов потребует времени.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
