Министерство юстиции Украины официально сообщает о приостановке апостилирования с 27 февраля. Проводимые в реестре технические работы позволят обновить Электронный реестр апостилей.
Как реформируется апостилирование на Украине
Использование документов, изданных в одном государстве, на территории другого, практически всегда сопряжено с определенными сложностями. Принимающая сторона может засомневаться в подлинности поданных ей бумаг или высказать претензии, связанные с несоответствием тех или иных правовых норм, применяемых при их оформлении.
Долгое время проблема международного признания документов решалась с помощью консульской легализации — особой процедуры, предполагающей сначала сертификацию и заверение документа в уполномоченном органе страны выпуска (например, в МИД), а затем — перевод у официального (нотариального) переводчика и заверение в консульстве страны подачи. Эта процедура была долгой, сложной и предполагала уплату нескольких пошлин.
Чтобы упростить процесс, в 1961 году была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Согласно этому международному акту, для использования выпущенного одной из стран-подписантов Конвенции документа на территории всех остальных, достаточно использовать апостиль.
Апостиль — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации. Обычно он выглядит как специальный штамп или сертификат. Однако в последние годы распространение также получил электронный апостиль (e-Apostille) — специальная цифровая отметка, подтверждающая подлинность документов, выпущенных в виртуальной форме.
Если государство не хочет принимать апостили из какой-то конкретной страны, оно может выступить с возражением против участия этой страны в Конвенции или со специальным заявлением. Конкретно между этими государствами апостилирование применяться не будет. Советский Союз присоединился к Гаагской конвенции 17 апреля 1991 года. Его международно- правовым продолжателем, как участник конвенции, стала Российская Федерация. На Украине некоторое время практиковалась консульская легализация документов, но в 2003 году и она стала участником Гаагской конвенции.
Долгое время на Украине апостилировались только документы на бумажных носителях, а сама процедура была забюрократизированной и долгой. Однако в последнее время в сфере легализации документов на Украине запущены масштабные реформы.
В свою очередь Государственная архивная служба вносит данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Проставление апостиля или отказ в его проставлении осуществляется в срок до трех рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации заявления в Электронном реестре апостилей
— заявили в Минюсте.
Новый Порядок четко урегулирует процедуры:
- Принятия документов по проставлению апостиля;
- Рассмотрения документов;
- Выдачи результатов рассмотрения;
- Получения сведений из реестра.
Жители Украины могут теперь подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности). Это сделает жизнь обычных граждан гораздо проще.
Любопытным моментом является то, что правоохранительные органы Украины ведут сейчас настоящую войну с нотариусами, работающими фактически из-за рубежа. Хотя официальный Киев строго запретил такую схему, а силовики возбуждают на нарушителей уголовные дела, находятся те, кто через помощников налаживают работу контор в удаленном режиме. Значит ли это, что на Украине возникнут схемы нелегального «удаленного» апостилирования — покажет время. Однако в любом случае, формально такая деятельность будет незаконной.
Согласно официальной процедуре, находящимся за рубежом гражданам Украины для запуска процесса апостилирования можно по почте обратиться в подразделения РАГС или архивной службы.
После обращения сотрудник РАГС или архивной службы формирует электронное заявление, которое направляется в Минюст. При этом, заявитель подает оригинал документа, или его копию, удостоверенную в официальном порядке, а также — квитанцию об уплате пошлины.
Подать заявление для апостилирования электронного документа можно с помощью Единого государственного веб-портала электронных услуг («Дия»). На этом сервисе процесс максимально автоматизирован.
Уполномоченный сотрудник Минюста, получив заявку, устанавливает, подлежит ли конкретный документ апостилированию, а также проверяет подлинность подписи и печати должностного лица на нем. Сверка проводится с находящимися в специальной базе образцами.
В случае возникновения сомнений относительности подлинности документов, сотрудник Минюста отправляет необходимые запросы, а если они окажутся оправданными, — информирует об этом правоохранительные органы.
Когда с документом все в порядке, Минюст принимает позитивное решение, а принявшее заявление лицо (сотрудник РАГС, нотариус) распечатывает апостиль и подшивает его к самому документу.
Проверить подлинность апостиля на заверенном документе можно через портал Минюста. Кроме того, на Украине уточнен вид печати, которая проставляется при апостилировании. Верхней строкой на ней идет надпись, содержащая слово «APOSTILLE» и словосочетания «MINISTRY OF JUSTICE OF UKRAINE», которые разделены пятиугольной звездочкой; нижней — надпись, содержащая словосочетание «МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ» и порядковый номер печати, отвечающий идентификационному коду юридического лица в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины соответствующего отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины, Государственной архивной службы Украины или номеру свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью соответствующего нотариуса. Содержание второй строки разделяется семиугольными звёздочками.
Почему Украина приостановила апостилирование
Несмотря на формальное вступление нового порядка апостилирования в законную силу с 1 февраля 2026 года, на практике все оказалось не так просто. После запуска обновленной процедуры стало ясно, что в полной мере она не работает.
Министерству юстиции пришлось специальным официальным письмом в срочном порядке заполнять правовые лакуны — например, прописывать четкий алгоритм действий должностного лица, проводящего апостилирование, чтобы избежать потенциальных жалоб и претензий. Также ведомство уточнило конкретные процедуры прошивки документов и заверения их печатью.
Но самое главное, Министерство юстиции признало — новое программное обеспечение так и не заработало. Реестр остался технически старым, а наполнение его образцами подписей и печатей, так и не началось, из-за чего возникли вопросы к надежности заверения документов.
При этом, ведомство официально не комментировало, какие конкретно опции апостилирования остались недоступны, а ограничилось сообщением, что обновление ПО должно произойти ориентировочно до 1 марта.
Теперь Минюст Украины официально объявил о проведении плановых технических работ, из-за которых процесс апостилирования временно останавливается с 00:00 27 февраля 2026 года. По информации ведомства, государственное предприятие «Национальные информационные системы» проводит работы по обновлению программного обеспечения Электронного реестра апостилей Украины (ЭРА).
Просим учитывать обозначенную информацию, чтобы избежать возможных неудобств. Благодарим за понимание
— говорится в сообщении Министерства юстиции Украины.
Ориентировочное время завершения работ — 8:00 2 марта 2026 года. Стопроцентных гарантий того, что реестр будет запущен именно в это время нет, так как сроки его полноценного запуска фактически и так переносятся во второй раз. Однако тот факт, что обновление программного обеспечения началось, дает основание надеяться на возобновление заверения документов апостилем уже в ближайшие дни, причем с дополнительными возможностями.
Правда, тем, кто нуждается в срочной легализации, придется пока запастись терпением. Способов ускорить процедуру в ситуации, когда не работает реестр в целом, не существует.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
