Своевременное заверение документов апостилем создает дополнительные возможности и помогает избежать неприятных ситуаций.
Что такое апостиль и зачем он нужен
Мир становится все более глобализованным. Люди активно путешествуют между странами, и могут регулярно менять государства проживания.
Только в 2024 году граждане России совершили 24,6 миллионов поездок за рубеж, из них с туристическими целями — 11,6 миллиона. Таким образом, около 13 миллионов выездов были связаны с работой, коммерческой деятельностью, получением образования, лечением, личными и семейными причинами, переездом на постоянное место жительства за рубеж.
Среди самых популярных выездных направлений для россиян — Турция, Казахстан, Китай, Грузия, Армения.
При трудоустройстве, поступлении в вуз, заключении брака, рождении ребенка, открытии банковских счетов, приобретении недвижимости, оформлении вида на жительство или гражданства необходимо предъявлять различные документы. При этом, в большинстве случаев органы власти, работодатели, учебные заведения и другие организации отказываются принимать иностранные документы, не прошедшие специальную процедуру легализации.
Долгое время единственной возможной процедурой для подготовки их к использованию за рубежом была консульская легализация. Она подразумевает под собой заверение документа в специально уполномоченном органе в стране происхождения (чаще всего, это Министерство иностранных дел или Министерство юстиции), а потом — в консульстве либо консульском отделе посольства государства, в котором документ планируется использовать.
Как мы видим, консульская легализация — достаточно громоздкая, забюрократизированная и дорогостоящая (из-за необходимости, как минимум два раза платить пошлины) процедура. В 1961 году легализация документов для использования за рубежом стала проще. В рамках Гаагской конференции по международному частному праву была принята Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, которую еще называют Конвенцией об апостиле.
Апостиль — это международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации.
Традиционно апостиль выглядит как специальный штамп, который проставляется на обратной стороне заверяемого документа. Однако позже появился апостиль в виде отдельного сертификата, подшиваемого к документу, или цифровой отметки на электронном документе (e- Apostille).
В Российской Федерации апостиль ставят в виде «традиционного» штампа со словом apostille и ссылкой на Конвенцию — на обороте оригинала документа либо на отдельном, подлежащем подшиванию листе — в случае с нотариальной копией.
Легализовать с помощью апостиля в России можно большинство официальных документов — за исключением удостоверений личности, военных билетов, трудовых книжек, а также таможенной, коммерческой и дипломатической документации. Чаще всего заверяют апостилем в РФ свидетельства ЗАГС, дипломы и аттестаты, нотариальные акты, справки об отсутствии судимости.
Электронное апостилирование в России находится в стадии становления. Полноценно оно еще не функционирует, однако в системе ЕГР ЗАГС уже работает электронный реестр апостилей, с помощью которого можно проверить факт апостилирования свидетельств гражданского состояния, легализованных органами ЗАГС после 1 июля 2022 года.
Для этого необходимо ввести его номер, дату и данные органа ЗАГС, который удостоверил документ, или же через мобильное приложение «Реестр ЗАГС» считать код с самого документа. Существуют два основных пути апостилирования:
- Заверение апостилем оригинала документа;
- Заверение апостилем нотариальной копии (легализовать можно, в том числе, копию документов, которые сами по себе не подлежат апостилированию — например, удостоверения личности).
При этом, необходимо уточнять в конкретной организации страны использования документов, что нужно именно ей. Так, власти Португалия, Италии и Испании требуют, чтобы в официальные структуры подавали апостилированные оригиналы, а Гренады — легализованные апостилем нотариальные копии.
Следует четко отдавать себе отчет в том, что при апостилировании нотариальной копии, заверяется подпись нотариуса, а не сам скопированный документ. Недобросовестные юристы часто вводят людей в заблуждение относительно данной тонкости, что может привести к непредсказуемым последствиям.
На сегодняшний день участниками Гаагской конвенции являются 128 государств мира, включая практически всю Европу, большинство стран постсоветского пространства, Северной и Южной Америки. В последние годы к конвенции присоединились несколько крупных стран, играющих важную роль в мировой экономике: Китай, Канада, Саудовская Аравия и другие.
Документы, апостилированные в одном государства, являющемся участком конвенции, должны приниматься на территории других участвующих в ней стран без дополнительной легализации — кроме достаточно редких случаев, когда власти конкретной юрисдикции делают специальные оговорки.
У России заключены двухсторонние и многосторонние договоры о взаимном признании документов без дополнительной легализации (например, Минская конвенция). Однако, как показывает опыт, конкретные организации даже в этом случае могут в одностороннем порядке потребовать, чтобы штамп апостиля на документе был. Гипотетически можно добиться отмены такого требования в суде.
Но, если речь идет, например, о потенциальном работодателе, судебные разбирательства — не лучшее начало отношений. Да и сам суд отберет много времени, сил и денег. Кроме того, всегда существует вероятность того, что из одного государства придется переехать в другое, с которым у России никаких договоров о признании документов нет. Поэтому при выезде за рубеж в любом случае не стоит пренебрегать апостилированием.
Какие документы нужно апостилировать перед поездкой за границу
При выезде за рубеж (а особенно при переезде на постоянное место жительства) лучше апостилировать все имеющиеся официальные документы, включая свидетельства о рождении и аттестаты о школьном образовании. В России у совершеннолетних граждан редко возникает потребность в использовании таких документов (разве что в редких случаях вроде подтверждения родства при оформлении наследства), однако во многих зарубежных государствах их запрашивают регулярно.
Например, при оформлении иностранного гражданства чиновников свидетельство о рождении будет интересовать гораздо больше, чем актуальный паспорт, а при поступлении в вуз — с большой долей вероятности потребуют именно аттестат. Тем более, что с учетом политической обстановки в мире, многие страны могут не принимать дипломы российских высших учебных заведений.
Зачастую жители России, заканчивая вузы, оставляют свои школьные аттестаты в студенческих отделах кадров. Поэтому в случае подготовки к переезду за рубеж, нужно лично посетить университет, институт или академию, чтобы под роспись забрать аттестат. Если же он утрачен, придется обратиться в организацию, выдавшую его. Учебное заведение, которое выдало аттестат, либо, в котором он хранился, может быть ликвидировано. В этом случае придется выяснять, куда был передан архив документов, и обращаться за аттестатом уже туда.
Многие иностранные государства отказываются принимать свидетельства о рождении СССР и другие документы, выданные до 1991 года, ссылаясь на то, что Советского Союза больше не существует. Кроме того, в РФ часто отказываются апостилировать свидетельства о рождении СССР из-за того, что среди реквизитов данного документа отсутствовала расшифровка подписи выдавшего его должностного лица.
Поэтому при выезде за рубеж гражданам, родившимся в Советском Союзе, с большой долей вероятности придется получить современный дубликат свидетельства и апостилировать уже его. Сделать это можно только регионально — по месту выдачи свидетельства.
То же самое касается и апостилирования. Чтобы заверить свидетельства о гражданском состоянии, нужно обращаться в ЗАГС или многофункциональный центр (МФЦ) по месту выдачи.
Кроме того, многие документы времен СССР уже являются достаточно ветхими. И их по этой причины могут не принять для легализации в РФ или для использования за рубежом. Если документ находится в плохом состоянии, лучше не ждать отказа должностного лица, а заранее получить дубликат.
За апостилированием справки об отсутствии судимости нужно обращаться в информационный центр МВД субъекта, в котором выдали документ.
Для легализации документа об окончании вуза можно обратиться в МФЦ либо уполномоченный орган образования в любом субъекте РФ. При этом нужно удостовериться в том, что в конкретном многофункциональном центре предоставляется услуга апостилирования.
Нотариальные документы заверяются апостилем в органах юстиции по месту выдачи. Если обладатель документов уже находится за рубежом, а апостиля у него на документах нет, отчаиваться не стоит. Провести процедуру можно через представителя по доверенности. Однако в этом случае сами документы придется отправить в Россию по почте или через курьерскую службу. Представителем может быть родственник, знакомый или сотрудник компании, оказывающей такие услуги на профессиональной основе.
Из-за отсутствия своевременно оформленного апостиля можно упустить интересную работу или пропустить сроки сдачи документов в вуз. А вот наличие этого штампа при определенных обстоятельствах может стать важным конкурентным преимуществом.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
