Министерство юстиции Украины выпустило официальные разъяснения по вопросам апостилирования документов, не уточненным в новом Порядке, который действует с 1 февраля 2026 года. Кроме того, украинские власти неожиданно объявили о введении переходного периода в вопросе легализации.
Как Украина реформировала процесс заверения документов апостилем
Как ранее сообщал Schmidt&Schmidt, 1 февраля 2026 года на Украине вступил в законную силу новый Порядок заверения документов апостилем. Он утвержден приказом Минюста от 20 ноября 2025 года № 3177/5. Действовавший еще с 2015 года старый Порядок утратил силу.
Главное новшество вступившего в силу Порядка заключается в том, что проставление апостиля осуществляется с использованием программных средств электронного реестра апостилей. Таким образом, процесс хотят максимально автоматизировать и дебюрократизировать.
В Министерстве юстиции уточняют, что новый Порядок регламентирует наполнение электронного реестра образцами подписей должностных лиц, отпечатков печатей и штампов, а также сведениями о сертификатах открытых ключей.
Центральный аппарат Министерства юстиции Украины вносит данные относительно своих сотрудников, территориальные органы Минюста — в отношении должностных лиц отделов государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС), государственных регистраторов юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, а также нотариусов.
В свою очередь Государственная архивная служба вносит данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Проставление апостиля или отказ в его проставлении осуществляется в срок до трех рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации заявления в Электронном реестре апостилей
— заявили в Минюсте.
Новый Порядок четко урегулирует процедуры:
- Принятия документов по проставлению апостиля;
- Рассмотрения документов;
- Выдачи результатов рассмотрения;
- Получения сведений из реестра.
Жители Украины могут теперь подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности). Это сделает жизнь обычных граждан гораздо проще.
Любопытным моментом является то, что правоохранительные органы Украины ведут сейчас настоящую войну с нотариусами, работающими фактически из-за рубежа. Хотя официальный Киев строго запретил такую схему, а силовики возбуждают на нарушителей уголовные дела, находятся те, кто через помощников налаживают работу контор в удаленном режиме. Значит ли это, что на Украине возникнут схемы нелегального «удаленного» апостилирования — покажет время. Однако в любом случае, формально такая деятельность будет незаконной.
Согласно официальной процедуре, находящимся за рубежом гражданам Украины для запуска процесса апостилирования можно по почте обратиться в подразделения РАГС или архивной службы.
После обращения сотрудник РАГС или архивной службы формирует электронное заявление, которое направляется в Минюст. При этом, заявитель подает оригинал документа, или его копию, удостоверенную в официальном порядке, а также — квитанцию об уплате пошлины.
Подать заявление для апостилирования электронного документа можно с помощью Единого государственного веб-портала электронных услуг («Дия»). На этом сервисе процесс максимально автоматизирован.
Уполномоченный сотрудник Минюста, получив заявку, устанавливает, подлежит ли конкретный документ апостилированию, а также проверяет подлинность подписи и печати должностного лица на нем. Сверка проводится с находящимися в специальной базе образцами.
В случае возникновения сомнений относительности подлинности документов, сотрудник Минюста отправляет необходимые запросы, а если они окажутся оправданными, — информирует об этом правоохранительные органы.
Когда с документом все в порядке, Минюст принимает позитивное решение, а принявшее заявление лицо (сотрудник РАГС, нотариус) распечатывает апостиль и подшивает его к самому документу.
Проверить подлинность апостиля на заверенном документе можно через портал Минюста. Кроме того, на Украине уточнен вид печати, которая проставляется при апостилировании. Верхней строкой на ней идет надпись, содержащая слово «APOSTILLE» и словосочетания «MINISTRY OF JUSTICE OF UKRAINE», которые разделены пятиугольной звездочкой; нижней — надпись, содержащая словосочетание «МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ» и порядковый номер печати, отвечающий идентификационному коду юридического лица в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины соответствующего отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины, Государственной архивной службы Украины или номеру свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью соответствующего нотариуса. Содержание второй строки разделяется семиугольными звёздочками.
Что Минюст Украины уточнил по новой процедуре апостилирования документов
Как показал опыт применения новой процедуры апостилирования, в действующем с 1 февраля Порядке выявлен ряд пробелов, вызвавших проблемы в ходе применения процедуры легализации на практике.
Чтобы заполнить правовые лакуны, Министерство юстиции Украины в специальном письме обратило внимание на отдельные практические аспекты реализации нового Порядка. Документ официально направлен в межрегиональные управления Минюста. Его обнародовала «Судебно- юридическая газета».
В частности, в письме Министерства юстиции конкретизирована процедуры принятия решения по апостилированию документов и по передаче результатов заявителю.
Согласно разъяснениям, «должностное лицо Министерства юстиции Украины проставляет апостиль либо отказывает в его проставлении в случаях, предусмотренных правилами». Отсылки к любым другим нормативным актам не применяются.
Должностным лицом Министерства юстиции Украины с помощью программных средств Электронного реестра апостилей проставленный апостиль либо уведомление об отказе в проставлении апостиля передаются в соответствующий отдел, нотариусу, которыми осуществлялось формирование и регистрация заявления о проставлении апостиля
— цитирует Судебно-юридическая газета письмо Минюста.
В письме также подробно прописана система скрепления бумажного документа с апостилем. Оно производится путем прошивания нитью либо лентой белого или красного цвета, таким способом, который исключает их разъединение без повреждения листа, и удостоверяются подписью соответствующего должностного лица. Если прошивка будет произведена иначе, использовать за рубежом такой документ не получится.
Когда электронный апостиль проставляется на документе в бумажной форме путем визуализации на отдельном листе, он содержит текстовую надпись о наложенной электронно-цифровой подписи (печати) Министерства юстиции Украины. Дополнительного удостоверения такой документ не требует.
В письме Минюста оговаривается также важный момент, о котором ранее власти Украины не предупреждали. Официальный Киев вводит переходный период на внедрение нового порядка апостилирования.
Минюст сообщил, что по информации НАИС продолжается модернизация Электронного реестра апостилей, ориентировочная дата обновления программного обеспечения — 1 марта 2026 года. В настоящее время Реестр функционирует без обновленного ПО
— пишет «Судебно-юридическая газета».
При этом, Минюст подчеркивает, что новый порядок формально уже применяется, но с учетом имеющихся технических возможностей. В то же самое время, апостиль можно проставлять, как в виде специальной отметки в бумажном виде, так и в электронной форме.
До обновления программного обеспечения наполнение Реестра образцами подписей и печатей не осуществляется в соответствии с Порядком. С учетом практики последних лет, в реальности переходный период может затянуться. Когда Реестр начнет работать в нормальном режиме, пока сказать сложно.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
