Юта стала первым в США штатом, который внедрил полностью цифровую процедуру легализации документов с помощью электронного апостиля. Об этом пишет издание Utah News Dispatch.
Как поставить апостиль в США
Власти штата Юта в сентябре 2026 года провели очередной этап реформы в сфере легализации официальных документов, вырвавшись в национальные лидеры по внедрению новейших технологий в области апостилирования.
Апостиль используют государства, которые участвуют в Гаагской конвенции 1961 года. Остальные страны применяют более дорогую, сложную и долгую процедуру консульской легализации, предполагающую заверение документа сначала в уполномоченном органе выпустившего его государства, а затем — в консульстве принимающего.
Апостиль можно применять на территории всех участников Гаагской конвенции, а документ с консульской легализации — только в одной легализовавшей его стране.
Система легализации документов в Соединенных Штатах Америке, в целом, одна из самых сложных в мире. Она разведена по различным ведомствам — как «по горизонтали», так и «по вертикали». На форумах в Интернете и в социальных сетях многие люди традиционно ищут ответы на вопрос, в каком именно учреждении им нужно заверять апостилем тот или иной документ.
Документы, выпущенные на общегосударственном, федеральном уровне, апостилируют в США центральные органы власти. Большинство из них нужно легализовать в Управлении аутентификации Государственного департамента, но с консульскими отчетами о гражданском состоянии следует обращаться в Бюро консульских вопросов, паспортных сервисов и гражданских состояний Госдепа, а с документами, выпущенными федеральными судами, — к клеркам и заместителям клерков соответствующих судов.
Документы «местного уровня» — свидетельства гражданского состояния (ЗАГС), дипломы, аттестаты, медицинские справки, сертификаты, нотариальные акты и т.п. — апостилируют власти конкретных штатов. При этом, универсальной для всех штатов и зависимых от США территорий схемы апостилирования не существуют.
Чаще всего уполномоченным для проставления апостиля должностным лицом является государственный секретарь или лейтенант-губернатор штата. Но принимают документы на легализацию данные должностные лица, естественно, не лично. Для этого создаются специальные отделы или секции в их офисах.
В последнее время ряд штатов начали использовать наравне с традиционными «бумажными», электронные апостили (e-Apostille), или хотя бы какой-то из их компонентов. Так, Арканзас, Калифорния, Колорадо, Делавэр, Невада, Нью-Йорк, Северная Каролина, Теннеси, Техас и Западная Виржиния внедрили электронные реестры апостилей.
B этих штатах апостили проставляются на физических носителях (обычных «бумажных» документах), но каждая отметка о легализации вносится в специальный реестр, через который можно легко проверить ее подлинность.
В свою очередь Коннектикут, Кентукки, Миннесота, Монтана, Род-Айленд, Вашингтон и Юта в 2023—2025 годах запустили пилотные проекты по использованию полноценного электронного апостиля. И дальше всего на этом пути продвинулась Юта.
Как поставить апостиль на документах в штате Юта
С сентября 2026 года Юта стала первым штатом США, запустившим полностью цифровую процедуру проставления электронного апостиля. Легализовать электронный документ теперь можно, даже не выходя из дома.
Теперь вместо того, чтобы носить документы в Капитолий или ждать почты, жители Юты могут отправлять документы и получать апостиль в электронном виде… Наш штат лидирует в стране по предоставлению этого полностью зашифрованного метода доставки, что делает процесс более удобным и безопасным… Мы очень гордимся тем, что стали первым штатом, который это сделал
— отметила лейтенант-губернатор штата Юта Дейдра Хендерсон в своем официальном заявлении по поводу внедрения новой процедуры.
По ее словам, начало применения полностью цифрового апостилирования — это «очень важное событие», на подготовку которого ушло много лет.
Генеральный секретарь Гаагской конференции по международному частному праву Кристоф Бернаскони лично поздравил жителей штата Юта с возможностью пользоваться новым сервисом.
Сочетая электронную выдачу документов с надежной онлайн-проверкой, штат Юта способствует повышению эффективности, безопасности и доступности международного использования государственных документов, одновременно укрепляя доверие, на котором основана Конвенция об апостиле
— подчеркнул Кристоф Бернаскони в своем поздравлении.
Согласно данным офиса лейтенант-губернатора, ранее власти Юты в рамках пилотного проекта проставили 1200 электронных апостилей.
Теперь Юта переходит к полностью оцифрованной процедуре апостилирвания, заключив контракт с @Gov на использование платформы ApostilleXpress. Использование платформы для штата — полностью бесплатно. Гражданам необходимо будет только оплачивать пошлину за «цифровую доставку».
Дейдра Хендерсон рассказала журналистам, что за последние шесть лет спрос на апостилирование в Юте вырос на 250% — с 18000 до 45000 апостилей в год.
До сих пор жителям Юты приходилось… записываться на прием, лично ехать в столицу или отправлять свои важные документы по почте в мой офис, чтобы получить апостиль
— отметила лейтенант-губернатор.
Теперь время, необходимое для цифровой аутентификации, должно сократиться на 80%. Особенно удобной процедура станет для тех обладателей документов из Юты, которые находятся за границей.
Цифровая процедура пока недоступна для свидетельств о гражданском состоянии и других документов, выданных Отделом регистрации актов гражданского состояния и статистики штата Юта.
Согласно разъяснениям на сайте офиса лейтенант-губернатора Юты, дополнительными преимуществами новой схемы апостилирования являются: мгновенная доставка, возможность отправить документы сразу нескольким получателям, сохранение на руках оригиналов документов.
Как Schmidt & Schmidt писал ранее, 8 июля 2026 года власти штата Юта объявили о том, что переходят на универсальный формат легализационного сертификата, который является одновременно апостилем и отметкой для консульской легализации. А с августа в Юте стали на постоянной основе доступны электронные апостили и отметки о легализации.
Также в штате Юта стала доступна проверка подлинности апостилей в режиме онлайн, а, значит, — начал функционировать полноценный электронный реестр апостилей. Для осуществления проверки подлинности нужно в специальную онлайн-форму ввести номер сертификата и особый проверочный номер.
Старая процедура проставления апостиля на «бумажном» носителе также остается актуальна. Работа специального «ящика» по приему документов на апостилирование в офисе лейтенант- губернатора прекращена. Но сдать документы можно лично по предварительной записи или по почте. Для этого нужно предварительно скачать на сайте офиса лейтенант-губернатора специальные запросы.
Власти штата Юта рекомендуют использовать для передачи документов именно личный прием, подать заявление во время которого можно на английском и испанском языках. Почтовая служба штата работает сейчас с задержками.
Следует отметить, что в штате Юта с 2020 года доступно заключение брака в режиме онлайн по максимально упрощенной процедуре. Данная процедура очень популярна у политических эмигрантов, а, кроме того, так часто женятся граждане Израиля — нерелигиозные или заключающие браки с человеком другой религиозной принадлежности, из-за чего брак невозможно зарегистрировать в раввинате.
Для того, чтобы использовать в дальнейшем свидетельство о браке из Юты в других странах, оно должно быть апостилировано. Пока что электронное апостилирование в штате еще не распространяется на документы ЗАГС, но когда это произойдет, то окажет огромное влияние на брачную индустрию в мировых масштабах.
Зачем нужен электронный апостиль
Электронный апостиль — это цифровой аналог бумажного апостиля, который обеспечивает те же функции, но в электронном формате.
Гаагская конференция по международному частному праву (HCCH), ответственная за развитие и администрирование Гаагской конвенции, активно занимается вопросами внедрения электронного апостиля. HCCH разработала Руководство по применению электронного апостиля (e-APP), где собраны лучшие международные практики и рекомендации по технической реализации и обеспечению безопасности.
Документ содержит рекомендации по обязательному использованию единого шаблона апостиля, поддержке квалифицированных электронных подписей, а также по созданию публичных электронных реестров, позволяющих быстро и надежно проверять подлинность электронных апостилей.
Несмотря на это, использование e-APP остаётся добровольным — каждая страна самостоятельно принимает решение о его внедрении в национальную практику, учитывая своё законодательство и технические возможности.
Таким образом, e-APP выступает как современный инструмент, призванный сделать международное обращение публичных документов ещё более эффективным и безопасным. Внедрение электронного апостиля — это важный шаг на пути к цифровизации юридических процедур и упрощению трансграничного документооборота.
Одним из важнейших факторов успешного функционирования электронного апостиля является единый формат документа. Гаагская конвенция закрепила обязательный шаблон апостиля, который одинаково применяется как к бумажным, так и к электронным версиям. Это обеспечивает прозрачность и узнаваемость документа в любой стране-участнице.
Использование единого шаблона позволяет избежать технических проблем, связанных с несовместимостью форматов, а также облегчает работу государственных органов, принимающих документы из-за рубежа.
В электронном виде апостиль должен быть «логически связан» с исходным документом — это означает, что оба документа хранятся вместе и проверяются в единой системе, что значительно повышает уровень доверия и безопасности. e-APP состоит из двух компонентов:
- Электронный апостиль (e-Apostille) — апостиль в цифровом формате, созданный с помощью программного обеспечения или технических средств, и отправляемый, например, по электронной почте или доступный для скачивания.
- Электронный реестр (e-Register) — онлайн-реестр апостилей, с помощью которого получатель может проверить подлинность документа.
Использование электронных подписей для удостоверения электронных апостилей — одна из самых сложных и спорных тем. В отличие от формата документа, электронные подписи регулируются национальными законами, и стандарты их признания могут разниться между странами.
В Евросоюзе, например, квалифицированные электронные подписи, соответствующие требованиям Регламента eIDAS, являются общепризнанным стандартом, позволяющим надёжно идентифицировать подписанта и проверить полномочия органа, выдавшего апостиль. В других государствах такие стандарты либо только внедряются, либо отсутствуют, что создаёт риски при международной проверке подлинности документов.
Важным элементом системы является электронный реестр выданных апостилей, который должен быть общедоступным и содержать минимум информации, необходимой для верификации — номер и дату апостиля, данные подписавшего уполномоченного лица и сведения о документе.
Электронные реестры позволяют быстро и удобно проверить подлинность апостиля, снижая вероятность подделок и упрощая работу официальных органов.
Некоторые государства уже реализовали такие реестры с возможностью поиска и просмотра данных онлайн, что значительно ускоряет процессы и повышает доверие к электронным документам. Однако вопросы безопасности, универсальности доступа и защиты от мошенничества остаются актуальными.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
