В Евросоюзе объяснили, чего добились, помогая Киеву с реформированием в сфере апостилирования. Об этом идет речь в материале, опубликованном в украинских СМИ руководительницей проекта ЕС DT4UA, старшим экспертом Академии электронного управления Мари Педак.
Как Украина переходит на новую модель апостилирования
Украинские власти недавно сделали значимый шаг от «бумажной модели ХХ века» к современной цифровой среде в сфере апостилирования. Важной составляющей этого процесса стала модернизация Электронного реестра апостилей, которую Мари Педак назвала элементом движения к «системной трансформации, предусматривающий переход от разрозненных бумажных процедур и физических журналов к единой защищенной цифровой среде для трансграничного использования документов». По ее словам, Украина внедряет сегодня передовые мировые практики в сфере легализации документов.
Примерно половина участников Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (Конвенции об апостиле), используют уже цифровые инструменты. При этом, часть развитых стран пользуются бумажной системой апостилирования — например, Италия.
Украина присоединилась к Конвенции только в 2003 году, а до этого использовала сложную, долгую и дорогую многоэтапную процедуру консульской легализации. Но на сегодняшний день Украина относится к числу государств, имплементировавших современную модель — с электронным реестром, онлайн-проверкой (e-Register) и электронным апостилем (e-Apostille).
Электронный реестр апостилей на Украине формально был создан еще в 2015 году, но долгое время работал с ограниченным функционалом и только в системе Министерства юстиции. Но права апостилировать документы на Украине также предоставлены Министерству внутренних дел, Министерству образования и науки Украины, Министерству иностранных дел Украины, Государственной миграционной службе Украины и Государственной налоговой службе Украины.
Это означало наличие в границах страны несовпадающих друг с другом систем легализации документов: в одних государственных структурах созданы электронные реестры, в других — все еще существуют только бумажные журналы и чернильные штампы.
Такая фрагментация создавала много сложностей. Когда учет ведется в разных форматах и разных системах, проверка полномочий подписанта, сверка образцов или подтверждение факта выдачи апостиля становятся более сложными и медленными. Кроме того, после 2022 года миллионы украинцев пользуются документами за рубежом. И в этих условиях система, работающая частично на бумаге, а частично в цифре, перестает соответствовать реальной нагрузке. Именно поэтому модернизация реестра означает построение единой цифровой среды, способной объединить все компетентные органы в рамках общей инфраструктуры и единой логики работы
— пишет Мари Педак.
В процессе модернизации системы апостилирования документов на Украине были задействованы Министерство юстиции Украины, государственное предприятие «Национальные информационные системы» и Академия электронного управления (eGA) в рамках проекта DT4UA.
Что даст гражданам Украины новая система апостилирования
Модернизация Электронного реестра апостилей - это фактически пересборка системы с учетом реальной модели работы всех компетентных органов. Если раньше инструмент был технически пригоден только для использования в пределах одного органа - Минюста - то теперь он спроектирован как универсальная платформа, к которой могут подключаться все учреждения, уполномоченные на проставление апостиля. По сути, создана единая цифровая среда, в которой ведется централизованный электронный учет апостилей, может формироваться и храниться актуальная библиотека образцов подписей и печатей, фиксируется история обработки каждого документа, реализована возможность быстрой онлайн-проверки выданного апостиля
— отмечает Мари Педак.
Теперь Украина переходит от системы, при которой большинство ведомств для апостилирования использовали печать на бумажном листе и региональную картотеку, к цифровому сервису, позволяющему в режиме онлайн проверить подлинность любого апостиля в рамках государства.
После получения электронного апостиля, заверенные им цифровые документы можно оперативно отправить в организации любой страны-участницы Гаагской конвенции, но только в том случае, если там, согласно национальному законодательству, принимаются электронные апостили.
При этом, страны, признающие систему e-Apostille, теперь смогут осуществлять трансграничную проверку подлинности документов через Интернет. Ведь каждый украинский апостиль получает уникальные реквизиты, привязанные к конкретному свидетельству, справке, диплому. Это снизит риски, упростит контроль и обеспечит автоматизацию обработки данных.
Соответственно, граждане смогут подавать документы быстрее и с минимумом бюрократических процедур.
Отдельный стратегический эффект модернизации - возможность расширения сети точек приема документов. Модель, которая уже много лет работает в системе Министерства юстиции, предусматривает разделение функций: бэк-офис принимает решение и проставляет апостиль, тогда как фронт-офисы принимают документы, оцифровывают их и выдают результат заявителю. Для других компетентных органов, где часто существует только одна физическая точка подачи, подключение к Реестру открывает возможность создать аналогичную региональную сеть. Это означает, что услуга может стать более доступной без изменения самой правовой логики апостилирования
— подчеркивает Педак.
Следующий шаг в направлении цифровизации сферы легализации документов — формирование общей экосистемы фронт-офисов с объединением различных государственных органов в единую инфраструктуру, при обращении к которой географический фактор не будет иметь никакого значения.
В целом, можно уже констатировать формирование на Украине полноценной цифровой инфраструктуры в сфере апостиля. Реестр обеспечивает возможность подключения всех уполномоченных органов. Без этой базы дальнейшая цифровизация была бы нереальна.
Правда, для тех, кто апостилировал свои документы ранее, ничего пока принципиально не изменится. Однако граждане, у которых в дальнейшем возникнет потребность в легализации, получат новые возможности по мере масштабирования системы.
Украинские власти планируют уже в 2026 году внедрить возможность подачи заявления на электронное апостилирование на цифровых документах через сервис государственных услуг «Дия». Это коснется, в том числе, уже существующих на сегодняшний день электронных документов. После подачи в уполномоченное ведомство их будут возвращать заявителю в форме файла с e-Apostille.
Модернизация реестра апостилей закладывает основу для перехода от бумажного штампа к полноценному цифровому подтверждению трансграничных документов. Украина сегодня входит в перечень тех, кто реализовал современную модель в комплексе - от электронного реестра до технической готовности электронного апостиля. Это означает, что мы не только модернизируем собственную систему, но и формируем практику, которая может быть полезной другим странам
— резюмировала Мари Педак.
Как Schmidt&Schmidt писал ранее, на Украине сейчас проходит масштабная реформа всей системы апостилирования документов.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
