В рамках продолжающейся цифровой трансформации корпоративного права Европейского союза происходит значительное упрощение процедур, связанных с легализацией, апостилем и переводом документов. Новая инициатива Европейской комиссии в рамках Digitalisierungsrichtlinie II направлена на снижение бюрократических барьеров, повышение прозрачности и ускорение обмена корпоративной информацией между европейскими государствами.
29 марта 2023 года Европейская комиссия представила предложение по изменению Директивы, направленной на расширение и оптимизацию использования цифровых инструментов и процедур в корпоративном праве ЕС (COM 177). Примерно через год Европейский парламент и Совет согласовали совместный текст предложения. Их предложение предусматривает дальнейший пересмотр и расширение Кодифицированной директивы о компаниях (Директива [ЕС] 2017/1132) и дополняет Директиву о цифровизации (Директива [ЕС] 2019/1151), которая теперь позволяет учреждать компании в режиме онлайн.
В частности, предлагаемые изменения предусматривают внедрение цифровой доверенности, взаимное признание официальных документов без необходимости повторной легализации или апостиля и апостилирования, а также отмену требований к переводу при условии аутентификации через EU Trust Services. Эти меры способствуют более эффективному ведению трансграничного бизнеса и упрощают регистрацию и управление компаниями в разных странах ЕС.
В этой статье мы расскажем про ключевые нововведения, которые изменят существующие правила легализации, апостиля и перевода корпоративных документов.
Основные цели и направления цифровизации в корпоративном праве ЕС
В соответствии с девизом «Европа, соответствующая цифровому веку» (Europe fit for the digital age), целью данного предложения является использование цифровых инструментов и процедур для облегчения деятельности компаний, работающих за пределами страны, путем сокращения бюрократии и дальнейшего упрощения доступа к достоверной информации о компаниях по всей Европе.
Инициатива включает в себя следующие меры:
- Надежная информация о компаниях и общеевропейские реестры компаний: повышение прозрачности за счет дополнительных обязательств по раскрытию информации о товариществах и концернах, а также стандартизированный доступ к общеевропейским системам BRIS, BORIS и IRI;
- Упрощение формальных требований: принцип « once-only» означает, что в будущем компании должны будут предоставлять информацию только один раз - мера, которая также сделает легализацию, апостиль и переводы ненужными при определенных условиях;
- Введение цифровой доверенности ЕС: стандартизированные и многоязычные формы должны использоваться для облегчения трансграничного представительства компаний;
- Создание сертификата компании ЕС (EUCC): цифровой сертификат, содержащий основную информацию о компании на всех официальных языках ЕС.
Внедрение цифровых инструментов и документов
EU Company Certificate
Одним из центральных элементов предложенной Директивы является дальнейшая интеграция цифровых инструментов в сферу корпоративного администрирования. В частности, предусматривается создание единообразного и общедоступного сертификата компании ЕС (EU-Gesellschaftsbescheinigung, EU Company Certificate), который будет содержать ключевые регистрационные сведения (правовая форма, место регистрации, представительство и пр.) и будет доступен на всех официальных языках ЕС. Этот документ должен облегчить международное взаимодействие и повысить доверие к корпоративной информации на рынке.
EU Company Certificate будет выдаваться регистром того государства-члена, в котором зарегистрирована компания. Документ будет признан "достаточным доказательством" (sufficient evidence) в других странах ЕС, что означает, что для подтверждения содержащихся в нём сведений не потребуются дополнительные документы. Хотя такая презумпция считается опровержимой, она значительно упростит признание информации в трансграничных процедурах. Однако следует учитывать, что справка может содержать устаревшие данные, ещё не обновлённые в реестре.
Цифровая доверенность ЕС
Для упрощения представления интересов компаний за рубежом вводится цифровая доверенность ЕС (digitale EU-Vollmacht). Она будет оформляться по единой форме, доступной на всех языках ЕС, и позволит уполномочивать представителей на совершение действий в другом европейском государстве без необходимости составления отдельных документов по национальному праву.
В отличие от EU Company Certificate, цифровая EU-доверенность будет выступать в роли документа, подтверждающего полномочия на представительство в международных корпоративных процедурах, и может быть предъявлена через EU Digital Identity Wallet. Однако, в отличие от сертификата, такая доверенность не будет считаться "достаточным доказательством" в юридическом смысле, а будет рассматриваться как подтверждающий документ, подлежащий дальнейшей проверке в соответствии с национальным правом. Формальные требования к ней (например, форма и содержание) по-прежнему будут определяться нормами внутреннего законодательства соответствующего государства.
Обмен данными реестров
Кроме того, предлагается усовершенствовать структуру и взаимодействие между национальными реестрами, обеспечив техническую и юридическую совместимость таких платформ, как BRIS (Business Registers Interconnection System), BORIS (Beneficial ownership registers interconnection system) и IRI (Insolvency Register). Это создаст беспрепятственный доступ к актуальным данным о компаниях и их структурах, что, в свою очередь, должно способствовать большей прозрачности и правовой определённости.
Новые правила легализации, апостиля и перевода корпоративных документов
Одним из ключевых элементов Директивы о цифровизации II является пересмотр подходов к легализации, апостилю и переводу официальных документов в европейском корпоративном обороте. Изменения направлены на устранение лишних процедур, сокращение сроков документооборота и повышение доверия к цифровым формам аутентификации.
Апостиль, или «гаагский апостиль», — это сертификат, который удостоверяет происхождение официального документа. Он подтверждает подлинность подписи и полномочия должностного лица, подписавшего данный официальный документ.
Существенным упрощением станет новый порядок подтверждения подлинности документов. Для использования официальных документов, выданных в одном европейском государстве, в другом больше не потребуется легализация, апостиль или нотариальное заверение. Для электронных документов достаточно их подтверждения в соответствии с Регламентом eIDAS. В случае бумажных копий будет достаточно указания даты выдачи, наличия печати или штампа, а также номера документа, позволяющего осуществить электронную проверку.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Благодаря расширенному применению квалифицированных электронных средств удостоверения, включая EU-Vertrauensdienste, документы, подписанные или заверенные в цифровой форме, смогут использоваться в других государствах-членах без дополнительных формальностей. Это касается, в частности, стандартных корпоративных форм, регистрационных сведений и доверенностей, оформленных в соответствии с новыми техническими и юридическими стандартами.
Кроме того, директива ограничивает обязательность перевода. Если содержание документа ясно следует из формата (например, в случае регистрационных данных, полученных через систему межреестрового обмена), органы власти, как правило, не будут требовать перевод. В случае использования многоязычных стандартных форм и электронных сертификатов (например, EU Company Certificate), перевод на язык принимающего государства также больше не потребуется. При условии соблюдения требований к аутентичности и достоверности, такие документы будут признаваться всеми странами ЕС.
Важно отметить, что директива не вводит общего принципа взаимного признания документов – правовые последствия и оценка их достоверности остаются в сфере регулирования национального процессуального законодательства.
Ожидается, что новые положения приведут к существенному упрощению регистрационных процедур внутри ЕС, снижению затрат на перевод, легализацию, апостиль и нотариальные действия. В перспективе это усилит доверие к электронным формам взаимодействия и поспособствует созданию более прозрачной и эффективной деловой среды в рамках ЕС.
Чем мы можем вам помочь?
Несмотря на стремительную цифровизацию корпоративного права ЕС, на практике многие документы по-прежнему требуют апостилирования, нотариального удостоверения и перевода — особенно в переходный период до полной имплементации новых положений. Кроме того, не все государственные органы и учреждения немедленно признают цифровые формы документов, особенно в трансграничных процедурах.
Компания Schmidt & Schmidt предлагает комплексные услуги по сопровождению корпоративных процедур в ЕС и за его пределами. Мы можем помочь вам:
- Получить выписки из торговых реестров всех стран ЕС и других юрисдикций;
- Подготовить нотариально заверенные переводы корпоративных документов с последующим апостилированием в соответствии с требованиями страны назначения;
- Истребовать корпоративные документы (уставы, учредительные договоры, доверенности, годовые отчёты) из официальных реестров;
- Проверить подлинность и правовой статус предоставленных документов, в том числе в цифровой форме;
- Консультировать по вопросам применения новых правил, включая признание электронных доверенностей и сертификатов компании ЕС (EUCC), а также использование платформ BRIS, BORIS и IRI.
Мы обеспечиваем высокое качество, оперативность и юридическую точность в обращении с документами, соответствующую как текущим, так и грядущим требованиям корпоративного права ЕС. Наша цель — упростить для вас международное делопроизводство и обеспечить юридическую ясность в условиях цифровой трансформации.
