Удобное географическое расположение, привлекательная налоговая система, простой режим въезда и пребывания – лишь часть факторов, почему в последнее время Объединенные Арабские Эмираты стали одним из наиболее интересных мест для релокации компаний из Казахстана. Чаще всего в качестве цели казахстанские компании выбирают эмират Дубай.
В связи с этим нам часто задают вопросы о процедуре легализации документов для ОАЭ.
Важно понимать, что официальные документы не имеют юридической силы вне Казахстана и должны быть легализованы в установленном законом порядке. С помощью легализации одно государство сообщает другому, что с документами все в порядке, и лицо, которое подписало документы, действовало в рамках своих полномочий. Таким образом, документы можно использовать за границей. В зависимости от страны назначения процедура легализации документов может значительно отличаться.
Что касается перечня необходимых документов для релокации, то желательно уточнить заранее у принимающей стороны, какие документы вам необходимо легализовать и какие требования предъявляются к такой легализации. В каждом конкретном случае перечень может сильно отличаться в зависимости от целей переезда и семейного положения.
Ниже мы опишем процедуру легализации для ОАЭ документов, выданных в Казахстане, и расскажем о тонкостях и подводных камнях этого процесса, а также специфике легализации отдельных типов документов. В этой статье мы собрали и обобщили все, что нам известно на эту тему и описали различные нюансы легализации разных типов документов для ОАЭ, выданных в Казахстане.
Первый шаг: нотариальное удостоверение копии документа у нотариуса. Для всех случаев для легализации применяется нотариальная копия документа, (кроме легализации коммерческих документов и нотариальных доверенностей).
Процедура снятия нотариальной копии может быть сделана у любого нотариуса и обычно занимает не более 15 минут. Нотариус добавляет на документ надпись, подтверждающую соответствие копии оригиналу, проставляет свою подпись и печать. Пошлина может быть оплачена наличными у нотариуса.
Для снятия нотариальной копии с целью дальнейшей легализации пригодны документы государственного образца, при условии их хорошей сохранности, отсутствия заметных повреждений, читаемости всех подписей и печатей. Документ не должен иметь ламинации, а также иных изменений или исправлений.
Необходимо внимательно проверить качество копий документов – текст должен быть читабельным, все печати различимы, не должно быть темных углов или смазанных участков. В том случае, если копия вашего документа состоит из нескольких листов — все листы должны быть сшиты и пронумерованы.
Важно, что нотариальную копию документа в оригинале и текст перевода документа, переводчик, осуществлявший перевод, должен предоставить нотариусу лично и в присутствии нотариуса произвести подписание документа с указанием того, что перевод выполнен им лично и правильно, а также предоставить свой паспорт и документы об образовании, подтверждающие знание языка. Из-за этого удобнее обращаться в нотариальные переводческие бюро или к переводчикам, которые постоянно сотрудничают с определенными нотариусами.
После заверения перевода, он обязательно должен быть сшит с нотариально заверенной копией документа. За заверение подлинности перевода нотариусы взимают пошлину, которую можно оплатить у нотариуса наличными. Сама процедура занимает как правило примерно 15 минут.
Если вы сами владеете языком и переведете документ самостоятельно, или его переведет переводчик, который не сможет явиться с вами к нотариусу, нотариус такой перевод заверить не сможет.
Особое внимание следует уделить языку перевода. Посольство ОАЭ принимает документы для легализации на английском и арабском языках, но отдельные требования к языку документа могут быть у принимающей документ стороны. Исходя из опыта, мы рекомендуем выполнять перевод на английский, если арабский не является строго обязательным.
Что такое консульская легализация и почему не получится использовать апостиль?
Легализация нужна для того, чтобы выданные в одном государстве документы имели юридическую силу в другом. Есть два способа легализации документов: консульская легализация и апостиль. Для упрощения международного документооборота некоторые страны договорились об использовании облегченной процедуры легализации — проставлении штампа “апостиль”. Апостилирование применяется только в странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года . Благодаря апостилю, легализация документов сокращается всего до одного шага - проставления штампа “апостиль” в ответственном госоргане, чаще всего это МИД. Но ОАЭ не присоединились к этой Конвенции, поэтому и приходится использовать более сложный и затратный по времени способ – консульскую легализацию.
Консульская легализация – многоступенчатая процедура, необходимая для использования документов из одного государства в другом.
Что такое консульская легализация?
В нашем видео мы рассказываем, что такое консульская легализация документов, зачем она нужна, в каких случаях применяется, чем отличается от процедуры апостилирования, а также об истории консульской легализации.
Если вам необходима консульская легализация документов, выданных в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по консульской легализации более чем в 80 странах мира.
Какие документы можно легализовать?
Чаще всего требуется легализация документов, которые связаны с семейным положением, образованием, недвижимостью и состоянием здоровья. Это могут быть любые документы государственного образца, с гербовой печатью и подписью госоргана. К таким документам относятся:- Документы гражданского состояния: свидетельства о рождении, усыновлении, браке, смене фамилии, разводе или смерти;
- Документы об образовании: аттестаты, дипломы, справки об успеваемости, сертификаты об успешном окончании курсов;
- Документы о праве собственности: Свидетельства о праве собственности и выписки из реестра недвижимости;
- Нотариально заверенные доверенности;
- Свидетельства о праве на наследство;
- Справки об отсутствии судимости;
- Справка о бракоспособности;
- Коммерческие документы: инвойсы, договора, сертификаты соответствия, приказы и решения компании и так далее.
Из каких этапов состоит процедура консульской легализации в Казахстане?
В общем порядке процедура легализации документов, выданных в Казахстане, для применения в ОАЭ состоит из нескольких шагов:1. Нотариальное заверение копии документа
2. Перевод документа и нотариальное заверение перевода
Второй шаг: Перевод документа на английский или арабский язык с последующим заверением подлинности подписи переводчика у нотариуса. Поскольку Посольство ОАЭ в Казахстане принимает только документы, составленные на английском или арабском языке, все документы на казахском или русском языках, необходимо будет перевести. Перевод обычно не требуется в случае двуязычного казахско-английского или русско-английского документа, чаще всего в таком виде составляют международные коммерческие договора. При этом в обязательном порядке нотариальный перевод должен быть пришит к нотариальной копии документа. В соответствии со ст. 80 Закона РК «О нотариате» нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком. Стоимость перевода оценивается по объему документа по тарифам переводчика, но на практике перевод на арабский, как правило, значительно дороже. Сроки перевода также зависят от объема документа и применяемого языка. Обычно перевод документов гражданского состояния занимает 1-2 рабочих дня. После того как перевод будет готов, необходимо тщательно проверить написание всех имен, названий, адресов и прочих данных в переводе, чтобы они соответствовали написанию в других документах и загранпаспортах. Особенное внимание нужно уделить транслитерации имен собственных, чтобы не возникли расхождения в написании. После завершения перевода его необходимо заверить у нотариуса.3. Заверение документа в Департаменте консульской службы МИД Казахстана
Третий шаг: Следующим этапом процесса легализации является консульское заверение документов в Департаменте консульской службы МИД РК в г. Астана. Для этого при себе необходимо иметь следующие документы:- Копии удостоверений личностей / паспортов владельца документа;
- Нотариально заверенная копия документа, подлежащего легализации;
- Оригинал документа, подлежащего легализации (для сверки);
- Оригинал и копия доверенности (в случае подачи документов представителем);
- Копия удостоверения доверенного лица;
- Оригинал квитанции об оплате консульского сбора / пошлины МИД РК (0,5 МРП – 1 725 тенге).
4. Заверение документа в посольстве ОАЭ
Четвертый шаг: заверение документа в консульском отделе посольства ОАЭ в Астане. Последним шагом в Казахстане является заверение документа Посольством ОАЭ в Астане. Подать и получить документы в консульском отделе посольства ОАЭ можно по адресу: г. Астана, Проспект Тауелсиздик 46 с понедельника по пятницу с 09.00 до 16.00. Записаться заранее в посольство не получится, там живая очередь. В норме, срок заверения документов составляет примерно рабочих 5 дней, но из-за загруженности консульского отдела он может растягиваться. На этом этапе вам потребуется оплатить пошлину – 150 дирхам для обычных документов (около 160 дирхам с комиссией за перевод, это примерно 20243 тенге февраль 2023 года) и 2000 дирхам для коммерческих (около 2050 дирхам с комиссией, это примерно 259262 тенге на февраль 2023 года). Если вы решите проходить процедуру заверения документов в посольстве ОАЭ самостоятельно, вам будет необходимо зарегистрироваться на сайте МИД ОАЭ. После регистрации выберите услуги заверения документов, заполните необходимую информацию, перейдите к оплате, оплатите пошлину и распечатайте квитанцию. Посольство принимает оплату с карт Visa или MasterCard. После того, как вы получите уведомление о том, что оплата прошла успешно, вы можете обращаться в посольство ОАЭ с документами. После заверения к документу будет прикреплена официальная наклейка со штрих-кодом, также будет проставлена печать правительства ОАЭ. Это подтверждение для Минюста ОАЭ, что документ прошли все необходимые инстанции в Казахстане и печать МИД - подлинная.5. Легализация в МИД ОАЭ в Дубае
Пятый шаг: После того, как документы будут полностью легализованы в Казахстане, необходимо будет проставить дополнительный штамп Министерства иностранных дел ОАЭ в Дубае или ином эмирате. Этот штамп подтверждает, что документ прошел все необходимые этапы в Казахстане и пригоден для использования в ОАЭ. Некоторые работодатели могут сделать это за вас, поэтому стоит уточнить, нужно ли вам обращаться в МИД ОАЭ. Заявление на легализацию документов в МИД ОАЭ подается онлайн через официальный сайт МИДа ОАЭ после регистрации. Важно, что для проставления штампа МИД ОАЭ документ должен находиться уже в Эмиратах. Подача возможна через курьера после оплаты государственной пошлины, которая составляет от 150 до 2000 дирхам, в зависимости от вида документа. Заверение коммерческих документов, как всегда, стоит дороже. Если для ваших документов не требуется перевод на арабский, сделанный в ОАЭ, то после того, как этот штамп будет проставлен, вы сможете использовать их в ОАЭ. Иногда может возникнуть необходимость перевести документы, легализованные на английском языке, на арабский язык. Так, например, судебные решения и многие другие юридические документы необходимо переводить на арабский, если планируется подавать их в суды или в государственные ведомства ОАЭ. При необходимости можно заказать перевод всех документов с английского на арабский язык лицензированным переводчиком в ОАЭ, который имеет право переводить официальные документы и заверять их. После изготовления перевода, документы можно использовать в ОАЭ. В целом услуги официального перевода в ОАЭ оцениваются по объему документов и как правило весьма дороги. Не обязательно переводить такие документы на арабский в Казахстане, так как скорее всего вам придется повторно заплатить за перевод уже в ОАЭ – толкование разных юридических терминов отличается в разных странах, и перевод на арабский, сделанный в Казахстане, скорее всего не будет принят судами ОАЭ. Кроме того, как мы уже упоминали, качество переводов на арабский в Казахстане может оказаться крайне низким. Разумнее будет заплатить за перевод на английский, и уже в ОАЭ при необходимости перевести его на арабский. Исключением в этом случае будут документы, которые посольство или получатель изначально требуют переводить на арабский, а не на английский, и при этом готовы принять перевод, сделанный в Казахстане, а не в ОАЭ. Подобные тонкости желательно заранее уточнять в посольстве ОАЭ или по месту подачи документов, особенно если вопрос касается легализации нестандартных документов.Особенности легализации отдельных документов для ОАЭ
Легализация дипломов для ОАЭ
Консульская легализация диплома нужна для того, чтобы можно было легально работать в ОАЭ и в дальнейшем получить статус резидента страны. При трудоустройстве необходимо собрать пакет документов, включающий диплом, подтверждающий квалификацию. Резидентскую визу открывает работодатель в ОАЭ. Она является аналогом ВНЖ и дает возможность жить в ОАЭ в течение срока ее действия, въезжать и выезжать из страны неограниченное количество раз. Важно, посольство ОАЭ считает приложение к диплому или вкладыш с оценками отдельным от диплома документом и за его легализацию оплачивается отдельная пошлина, необходимость его легализации необходимо уточнять у принимающей стороны. Обычно для работы в ОАЭ легализация вкладыша не требуется, а вот для учебы в ВУЗе необходимо легализовать и вкладыш, так как университетами проверяются оценки и количество часов по пройденным предметам. Если вы еще не трудоустроились и не знаете требования работодателя в вашей сфере, то лучше легализовать и диплом, и приложение. В этом случае и в МИД, и в посольстве ОАЭ нужно будет заплатить отдельные пошлины. Для медицинских работников необходимо легализовать все сопутствующие документы, помимо самого диплома. Сюда входят документы, подтверждающие окончание интернатуры, ординатуры, удостоверения к диплому, дипломы о повышении квалификации и прочее.Консульская легализация справки о несудимости для ОАЭ
В 2018 году ОАЭ ввели требование о наличии справки о несудимости для эмигрантов, ищущих постоянное место жительства или работу. Справка должна быть переведена и легализована в посольстве ОАЭ в стране выдачи. Такая справка имеет срок действия три месяца и может быть получена через ЦОН или через портал электронного правительства. Если вы находитесь за границей, то для заказа справки о несудимости в ЦОН потребуется оформить нотариальную доверенность и легализовать ее. Способ легализации доверенности зависит от страны, где вы сейчас находитесь, это может быть апостиль, заверение в посольстве или консульская легализация. Вы всегда можете обратиться к нам для легализации документов, оформленных за рубежом и дальнейшим истребованием справки о несудимости в Казахстане или иных документов. Срок получения справки о несудимости составляет 3 рабочих дня с момента подачи заявления, после чего она легализуется в стандартном порядке.Легализация свидетельства о рождении и браке для ОАЭ
Чтобы легализовать свидетельство о рождении, на нем должна стоять печать ЗАГС и читаемая подпись сотрудника ЗАГС, а рукописный текст должен хорошо различим и читабелен. Заверить нотариально можно копию свидетельства о рождении в Казахстане, полученного после 1991 года, или дубликат советского свидетельства о рождении, выданный на территории Казахстане. В том случае, если свидетельство для легализации непригодно, необходимо истребовать его дубликат нового образца. Аналогичные правила распространяются на свидетельство о браке и иные документы гражданского состояния.Сроки действия легализованных документов
Да, если документы действуют бессрочно, то легализация также бессрочна. Таких документов не очень много – это аттестат из школы, диплом о высшем образовании, свидетельство о браке (до момента расторжения), свидетельство о рождении и свидетельство о смерти.Какие проблемы могут возникать во время легализации?
Не получится легализовать сильно поврежденные, нечитаемые и ветхие документы, а также документы с исправлениями. В этом случае придется получать дубликат. Иногда возникают проблемы с документами времен СССР, в таком случае также необходимо подать запросы на получение дубликаты современного образца. У многих справок и других документов есть срок, после истечения которого вам придется заново заниматься их легализацией. Так, например, справка о несудимости действует только 3 месяца. Если документ выдан консульскими учреждениями Казахстане за границей, его не получится легализовать. Необходимо получить дубликат документа, а уже потом легализовать его.Итак, если вам необходимо легализовать документы для ОАЭ:
- Обязательно проверьте читабельность текста и печатей во всех копиях ваших документов;
- Копии документов, состоящие из нескольких листов, должны быть сшиты и пронумерованы;
- Желательно заранее выяснить требования к легализации ваших документов в посольстве ОАЭ или по месту подачи документов, особенно если вы хотите легализовать нестандартные документы. Заранее необходимо уточнить сроки действия документа и язык, на который его нужно перевести.
- Для перевода документов удобнее обратиться в бюро нотариальных переводов, где перевод сразу будет заверен нотариусом;
- Вы должны пройти четыре этапа легализации внутри страны – снятие нотариальной копии, перевод и заверение перевода нотариусом, МИД Казахстана и посольство ОАЭ. Последние этапы – уже в ОАЭ, где проставляется поставят дополнительный удостоверяющий штамп Министерства иностранных дел ОАЭ и при необходимости переводят документы на арабский;
- Прохождение всех этапов легализации документов может занять от недели до двух месяцев.
