1 февраля 2026 года на Украине должен вступить в законную силу новый порядок заверения документов апостилем. Соответствующее заявление распространило украинское Министерство юстиции.
Как можно будет апостилировать документы на Украине с 1 февраля 2026 года
Новый порядок утвержден приказом Минюста от 20 ноября 2025 года № 3177/5. Он вступит в силу с 1 февраля 2026 года, правда, если до этого документ успеют официально опубликовать. В день публикации нового порядка официально утратит силу старый — принятый еще в 2015 году, а также уточняющие его подзаконные нормативно-правовые акты.
Главное новшество вступающего в силу порядка заключается в том, что проставление апостиля осуществляется с использованием программных средств электронного реестра апостилей. Таким образом, процесс планируют максимально автоматизировать и дебюрократизировать.
В Министерстве юстиции уточняют, что новый порядок регламентирует наполнение электронного реестра образцами подписей должностных лиц, отпечатков печатей и штампов, а также сведениями о сертификатах открытых ключей.
Центральный аппарат Министерства юстиции Украины будет вносить данные относительно своих сотрудников, территориальные органы Минюста — в отношении должностных лиц отделов государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС), государственных регистраторов юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, а также нотариусов.
В свою очередь Государственная архивная служба внесет данные своих сотрудников и работников архивных учреждений, а украинские суды — судей.
Проставление апостиля или отказ в его проставлении осуществляется в срок до трех рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации заявления в Электронном реестре апостилей
— сообщили в Минюсте Украины.
Новый порядок четко урегулирует процедуры:
- Принятия документов по проставлению апостиля;
- Рассмотрения документов;
- Выдачи результатов рассмотрения;
- Получения сведений из реестра.
Жители Украины смогут подавать заявление на апостилирование не только через отделы государственной регистрации актов гражданского состояния, но и через нотариусов (с подтверждением своей личности). Это сделает жизнь обычных граждан гораздо проще.
Любопытным моментом является то, что правоохранительные органы Украины ведут сейчас настоящую войну с нотариусами, работающими фактически из-за рубежа. Хотя официальный Киев строго запретил такую схему, а силовики возбуждают на нарушителей уголовные дела, находятся те, кто через помощников налаживают работу контор в удаленном режиме. Значит ли это, что на Украине возникнут схемы нелегального «удаленного» апостилирования — покажет время. Однако в любом случае, формально такая деятельность будет незаконной.
Согласно официальной процедуре, находящимся за рубежом гражданам Украины для запуска процесса апостилирования можно по почте обратиться в подразделения РАГС или архивной службы.
После обращения сотрудник РАГС или архивной службы формирует электронное заявление, которое направляется в Минюст. При этом, заявитель подает оригинал документа, или его копию, удостоверенную в официальном порядке, а также — квитанцию об уплате пошлины.
Подать заявление для апостилирования электронного документа можно с помощью Единого государственного вебпортала электронных услуг («Дия»). На этом сервисе процесс максимально автоматизирован.
Уполномоченный сотрудник Минюста, получив заявку, устанавливает, подлежит ли конкретный документ апостилированию, а также проверяет подлинность подписи и печати должностного лица на нем. Сверка проводится с находящимися в специальной базе образцами.
В случае возникновения сомнений относительности подлинности документов, сотрудник Минюста отправляет необходимые запросы, а если они окажутся оправданными, — информирует об этом правоохранительные органы.
Когда с документом все в порядке, Минюст принимает позитивное решение, а принявшее заявление лицо (сотрудник РАГС, нотариус) распечатывает апостиль и подшивает его к самому документу.
Проверить подлинность апостиля на заверенном документе можно будет через портал Минюста. Кроме того, на Украине уточнен вид печати, которая проставляется при апостилировании. Верхней строкой на ней идет надпись, содержащая слово «APOSTILLE» и словосочетания «MINISTRY OF JUSTICE OF UKRAINE», которые разделены пятиугольной звездочкой; нижней — надпись, содержащая словосочетание «МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ» и порядковый номер печати, отвечающий идентификационному коду юридического лица в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины соответствующего отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины, Государственной архивной службы Украины или номеру свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью соответствующего нотариуса. Содержание второй строки разделяется семиугольными звёздочками.
Размер пошлины за апостилирование на Украине с 1 января 2026 года вырос с 610 до 670 гривен (15,40 доллара США) для физических лиц и с 1060 до 1160 гривен (26,68 доллара США) для юридических.
Какие проблемы с апостилированием существовали на Украине в последнее время
Как ранее писал Schmidt&Schmidt, на фоне Специальной военной операции ВС РФ большое количество украинцев выехали с территории Украины. Организация Объединенных наций оценивает общее количество беженцев в 10 миллионов человек.
При этом эксперты обращают внимание на то, что среди лидеров в выездном потоке оказались регионы Западной Украины, практически не затронутые активными боевыми действиями. Их жители пытались избежать всеобщей мобилизации и других правовых ограничений, а также — последствий общего падения уровня жизни.
Таким образом при получении легального статуса, трудоустройстве и поступлении в учебные заведения за рубежом гражданам Украины понадобились официальные документы: свидетельства о рождении и браке, дипломы и аттестаты, справки, нотариальные акты и сертификаты.
Одним из самых востребованных документов были справки об отсутствии судимости — многие иностранные государства требуют их при получении вида на жительство и гражданства, трудоустройстве и поступлении в вузы.
Однако с такими справками у граждан Украины возникла проблема. Дело в том, что для использования украинских документов в большинстве иностранных государств их необходимо предварительно заверить с помощью апостиля или провести через процедуру консульской легализации.
Получить справку о несудимости на бумажном носителе и заверить ее штампом апостиля для находящихся за рубежом людей было крайне проблематично. Даже для тех, кто не находился на воинском учете, это означало длительную дорогостоящую поездку, а для мужчин в возрасте 17—60 лет могло стать билетом в один конец.
Кроме того, официально заказать бумажную справку об отсутствии судимости с апостилем в режиме онлайн с доставкой (даже по Украине) было невозможно. А выдавали физически их в ограниченном списке офисов (к примеру, в Киеве — только по одному адресу).
На первый взгляд, выход у граждан Украины был — электронные справки о несудимости, но с ними все оказалось непросто. Возникла административная коллизия. Получение электронных справок о несудимости практически не имело смысла из-за отсутствия механизма заверения их апостилем.
Еще в 2015 году Министерство юстиции заявило о начале внедрения на Украине услуги электронного апостилирования. С 1 января 2023 года в соответствии с постановлением Кабинета министров Украины от 27 мая 2022 года № 631 полномочия по заверению апостилем документов, выпущенных органами внутренних дел (включая справки об отсутствии судимости), было передано самому МВД. Но Министерство внутренних дел по своему регламенту не выпускало электронные апостили.
Поэтому МВД, выдавая электронные справки, апостилем их заверить не могло. Из-за сложившейся коллизии, люди, нуждающиеся в использовании справок о несудимости за рубежом, вынуждены были получать их в бумажном виде в режиме «офлайн», а затем ставить на них обычный штамп апостиля.
Решение проблемы с апостилированием украинских цифровых справок об отсутствии судимости было предусмотрено постановлением Кабинета министров от 25 июля 2024 года №853.
Действие нового порядка электронного апостилирования должно было распространиться на все центральные органы исполнительной власти, включая МВД. Однако на практике норма e-Apostille справок МВД через портал госуслуг «Дия» заработала только в июне 2025-го.
Отдельная проблема также связана с взаимной легализацией документов Украины и России. С 19 мая 2024 года Минская конвенция о правовой помощи перестала действовать для Украины. Соответствующее решение было принято официальным Киевом еще в конце 2022 года.
Но у огромного количества жителей Украины свидетельства о рождении и браке, дипломы и аттестаты, а также другие личных документы выданы на территории России. Чтобы избежать юридического коллапса, связанного с необходимостью их апостилировать в сжатые сроки, официальный Киев формально принял решение на время действия военного положения принимать российские документы, изданные до 24 февраля 2022 года, без апостиля.
Однако на практике, судя по информации из соцсетей, данное решение выполняется не всегда. Российские власти в ответ на выход официального Киева из Минской конвенции ввели требование апостилирования украинских документов. Однако документы, выданные на территории бывших регионов Украины, перешедших в состав Российской Федерации, должны приниматься всеми органами РФ без дополнительной легализации. При этом, неурегулированные моменты остаются.
Так, отдельные депутаты Госдумы и представители экспертных НКО считают, что требовать апостиль на украинских документах, выданных до мая 2024 года — незаконно. Но единой правоприменительной практики по данному вопросу не существует.
Кроме того, не до конца понятно, как быть жителям Крыма, Севастополя, ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей, если их документы были получены на контролируемых сегодня официальным Киевом территориях. Данный вопрос однозначно законодательством не урегулирован.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.
