Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги истребования документов гражданского состояния в Германии

Документы гражданского состояния часто теряются, повреждаются или требуют замены на актуальный экземпляр. Особенно с этим сталкиваются те, кто уехал из Германии. Мы истребуем документы дистанционно — без вашего личного присутствия в стране — и доставляем готовый пакет курьером в любую точку мира.

Что такое истребование документов?

Истребование документов — официальная процедура получения повторного свидетельства, справки, выписки или заверенной копии в государственных органах Германии. Повторный документ оформляется на актуальном бланке установленного образца на основании записи в реестре актов гражданского состояния и имеет ту же юридическую силу, что и первичный.

Документы гражданского состояния выдают отделы ЗАГС (нем. Standesamt) по месту, где было зарегистрировано соответствующее событие. Справку о несудимости (Führungszeugnis) выдаёт Федеральное ведомство юстиции (Bundesamt für Justiz) в Бонне, образовательные документы — выдавшее их учебное заведение, архивные документы — городские и земельные архивы (Stadt- und Landesarchive). Проживающие за рубежом могут воспользоваться отдельными услугами дипломатических представительств и консульств Германии — они не заменяют компетентный ЗАГС, Федеральное ведомство юстиции, архив или учебное заведение, но могут помочь, например, с подачей отдельных заявлений.

Свидетельство и выписка из реестра: в чём разница

	Повторное свидетельство (Urkunde)	Заверенная выписка из реестра (beglaubigter Registerausdruck)
Юридический статус	Документ на актуальном бланке установленного образца. Имеет ту же юридическую силу, что и первичное свидетельство; подходит для апостилирования.	Заверенная копия записи реестра с предусмотренными законом сведениями о последующих изменениях (Folgebeurkundungen) и ссылками (Hinweise). Содержит более полные данные, чем свидетельство.
Где выдают	ЗАГС, в котором ведётся соответствующая запись. Можно заказать и через другой ЗАГС, если данные передаются электронно.	Тот же ЗАГС, в котором ведётся запись. По истечении срока хранения записи — городской или земельный архив (в виде архивной копии).
Когда требуется	Утрата, повреждение или ветхое состояние оригинала; требование иностранного органа представить «свежий» документ; новые юридические события.	Когда нужны сведения о последующих изменениях по записи или подтверждение конкретного факта. Какой документ содержит нужные сведения, лучше заранее уточнить в ЗАГСе.

Международная (многоязычная) справка. Для использования за рубежом в ЗАГСе можно заказать документ на многоязычном бланке (internationale Personenstandsurkunde). В государствах — участниках применимого международного соглашения такой документ может приниматься без апостиля и перевода. Освобождение от апостиля и перевода зависит от конкретной конвенции и страны назначения, поэтому его следует уточнять заранее.

Какие документы можно истребовать в Германии

Документы ЗАГС (Standesamt)

Свидетельство о рождении (Geburtsurkunde)
Свидетельство о заключении брака (Eheurkunde)
Свидетельство о зарегистрированном партнёрстве (Lebenspartnerschaftsurkunde)
Свидетельство о смерти (Sterbeurkunde)
Справка о смене имени или фамилии (Bescheinigung über die Namensänderung)
Справка о брачной правоспособности / семейном положении (Ehefähigkeitszeugnis)
Заверенные выписки из реестров рождения, брака и смерти

Документы Федерального ведомства юстиции

Справка о несудимости (нем. Führungszeugnis) — выписка из Федерального центрального реестра (Bundeszentralregister)

Архивные документы

Архивные справки и копии записей гражданского состояния по истечении срока их хранения в ЗАГСе
Записи из церковных книг (Kirchenbücher) за период до 1876 года
Иные документы из городских и земельных архивов Германии

Образовательные документы

Дубликаты и заверенные копии аттестатов и дипломов
Заверенные копии приложений и выписок об успеваемости
Подтверждение факта обучения

Когда нужны новые документы

Документы ЗАГС

Документ утерян, повреждён, заламинирован или находится в ветхом состоянии (на нечитаемом бланке апостиль не проставят)
Иностранный орган требует документ не старше 3–6 месяцев
Возникло новое юридическое событие: рождение, брак, развод, смена имени, смерть
Наследственные, имущественные и семейные вопросы
Оформление пенсии, гражданства, ВНЖ, открытие банковских счетов и трудоустройство за рубежом

Справка о несудимости

Трудоустройство, особенно в государственных, образовательных и финансовых организациях
Получение студенческой или рабочей визы, ВНЖ, разрешения на работу или гражданства
Усыновление, установление опеки или попечительства
Регистрация бизнеса и открытие банковских счетов за рубежом (комплаенс, AML)

Важно. Немецкие свидетельства ЗАГС и справка о несудимости не имеют установленного законом срока действия — они отражают сведения на момент выдачи. При этом принимающий орган за рубежом может потребовать документ, выданный в течение определённого периода (например, последних трёх или шести месяцев). Конкретные требования к дате выдачи зависят от органа и процедуры.

Кто может запросить истребование документов?

Документы гражданского состояния содержат персональные данные, поэтому круг заявителей ограничен законом (§ 62 Закона об актах гражданского состояния, PStG). Заявление вправе подать лицо старше 16 лет.

Заявитель	Условия и необходимые документы
Владелец документа	Лично либо через представителя по доверенности. Лицо, которого непосредственно касается запись реестра.
Супруг или зарегистрированный партнёр	Вправе получить документ без дополнительного обоснования. В отдельных случаях действуют специальные ограничения — например, записи об усыновлении или об изменении данных о поле и имени (§ 63 PStG).
Родственники по прямой линии	Предки (родители, бабушки и дедушки) и потомки (дети, внуки) — без дополнительного обоснования.
Братья и сёстры	В отношении записей о рождении и смерти — при подтверждении обоснованного интереса (berechtigtes Interesse); это менее строгое требование, чем правовой интерес. На записи о браке это послабление не распространяется.
Иные лица	Только при подтверждении правового интереса (rechtliches Interesse) — например, при наследственном или судебном деле.
Представитель по доверенности	Действует от имени управомоченного лица на основании письменной доверенности и копии его паспорта. Отдельные ЗАГСы могут предъявлять дополнительные требования.

Доверенность позволяет представителю действовать только в пределах прав самого доверителя: если доверитель не относится к управомоченным лицам по § 62 PStG, документ не выдадут и ему. Порядок подтверждения полномочий и идентификации заявителя различается в зависимости от ЗАГСа, поэтому в отдельных случаях владельцу проще заказать документ самостоятельно (онлайн или по почте) с доставкой в наш офис в Германии — после чего мы организуем апостилирование, перевод и пересылку. Возможность такого порядка зависит от конкретного ЗАГСа.

Процедура истребования документов: 5 шагов

Шаг	Этап	Что происходит
1	Заявка и консультация	Вы оставляете запрос — мы уточняем, какой документ нужен и для какой страны, и рассчитываем стоимость и сроки.
2	Оформление доверенности и копий	Вы оформляете доверенность на нашего представителя и передаёте копию паспорта и имеющиеся данные о записи гражданского состояния.
3	Истребование документа	Представитель подаёт заявление в соответствующий ЗАГС или иной уполномоченный орган. Стандартный срок — около двух недель в зависимости от загрузки ведомства.
4	Апостиль или консульская легализация	Готовый документ направляется в уполномоченное ведомство соответствующей федеральной земли (для документов ЗАГС) или в федеральное ведомство (для справки о несудимости). Для стран вне Гаагской конвенции — консульская легализация.
5	Перевод и доставка	Оформляем нотариальный или присяжный перевод и доставляем готовый пакет курьером в любую точку мира.

Сроки истребования

Сроки указаны от момента подачи полного комплекта в государственный орган и не включают международную пересылку. Это ориентировочные сроки нашей компании; фактические сроки ведомств могут быть существенно больше, особенно при архивном поиске. Сроки апостилирования также зависят от загрузки ведомства и федеральной земли.

Тип документа	Срок истребования	Апостиль (дополнительно)
Свидетельства ЗАГС (о рождении, браке, партнёрстве, смерти, смене имени)	Около двух недель в зависимости от ЗАГСа. Если запись уже передана в архив, срок увеличивается.	Около двух недель. Проставляет уполномоченный орган федеральной земли (окружное правительство, земельное министерство внутренних дел и т. п.).
Заверенные выписки из реестров ЗАГС	Около двух недель.	Около двух недель (орган федеральной земли).
Справка о несудимости (Führungszeugnis)	При подаче из-за границы Федеральное ведомство юстиции оформляет справку обычно за 3–6 недель. Оформление «под ключ» с апостилем, переводом и доставкой может занять несколько месяцев.	Проставляет Федеральное ведомство по иностранным делам (BfAA). С декабря 2024 года апостиль заказывают первым — онлайн в BfAA, затем справку в BfJ с указанием номера заявки.
Образовательные документы	Около двух недель; зависит от учебного заведения.	Зависит от федеральной земли; для школьных и вузовских документов — через профильное ведомство земли.
Архивные справки и копии записей	От двух недель; при межархивном запросе срок увеличивается.	Зависит от органа, выдавшего документ.

Важно

Документы, выданные дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Германии за рубежом, апостилированию не подлежат: для проставления апостиля документ нужно истребовать непосредственно в Германии.

Апостиль и заверение проставляются только на бумажном экземпляре справки о несудимости, поэтому для апостилирования или консульской легализации следует заказывать бумажный документ. Возможность использования цифровой справки (PDF в учётной записи BundID) за рубежом необходимо предварительно уточнить у принимающего органа.

Что вам понадобится для подачи заявки

Доверенность от владельца документа или управомоченного лица на нашего представителя.
Копия документа, удостоверяющего личность (паспорт или удостоверение личности).
Сведения о владельце документа: ФИО (включая прежние), дата и место рождения, дата события и место его регистрации (какой ЗАГС).
Копия первичного документа (если есть) — ускоряет поиск записи.
Документ о родстве или представительстве (если запрашивает не сам владелец).

Справка о несудимости (Führungszeugnis) — исключение: заявление подаётся заявителем лично и не может быть подано представителем по доверенности. Проживающие за рубежом подают заявление непосредственно в Федеральное ведомство юстиции (предусмотрены требования к подписи и её официальному подтверждению). Мы организуем сопутствующие услуги — апостиль, перевод, доставку, — но не подаём заявление вместо владельца.

Особые ситуации

Документы, переданные в архив

Записи гражданского состояния хранятся в ЗАГСе ограниченный срок: записи о рождении — 110 лет, о браке и партнёрстве — 80 лет, о смерти — 30 лет. По истечении этого срока записи передаются в городской или земельный архив. Из архивных записей свидетельства установленного образца больше не выдаются — оформляется архивная справка или заверенная копия записи согласно архивному законодательству.

Документы до 1876 года и церковные книги

Гражданская регистрация актов вводилась в германских государствах в разное время, повсеместно — с 1876 года. За более ранние периоды записи о рождении, браке и смерти вели церкви. Такие сведения истребуются в церковных архивах (Kirchenbuchämter) и профильных государственных архивах; доступность и порядок поиска зависят от региона и конфессии. Для поиска полезны приблизительный год события, населённый пункт и вероисповедание.

Зарегистрированное партнёрство

С 1 октября 2017 года новые зарегистрированные гражданские партнёрства (Lebenspartnerschaft) в Германии не заключаются в связи с введением однополых браков. Повторные свидетельства по ранее заключённым партнёрствам по-прежнему выдаются.

Специфика истребования отдельных документов

Свидетельство о рождении из Германии

Свидетельство о рождении (нем. Geburtsurkunde) — документ о государственной регистрации факта рождения. Выдаётся ЗАГСом по месту рождения на основании записи в реестре рождений (Geburtenregister).

В документе указываются:

ФИО, дата и место рождения ребёнка
пол ребёнка
ФИО родителей
дата выдачи, наименование ЗАГСа и номер записи

Повторное свидетельство выдаётся самому лицу (с 16 лет), его супругу или партнёру, предкам и потомкам, а также представителю по доверенности. Братья и сёстры получают документ при указании обоснованного интереса.

Дополнительно: для использования за рубежом можно заказать международное (многоязычное) свидетельство о рождении, которое в странах-участницах принимается без перевода.

Свидетельство о заключении брака из Германии

Свидетельство о заключении брака (нем. Eheurkunde) выдаётся ЗАГСом на основании записи в реестре браков (Eheregister).

В документе указываются:

ФИО супругов, в том числе добрачные фамилии
дата и место рождения каждого из супругов
дата и место заключения брака
выбранная супругами фамилия
дата выдачи, наименование ЗАГСа и номер записи

Повторное свидетельство получает любой из супругов лично либо его представитель по доверенности.

Важно: сведения о расторжении брака, смене фамилии или смерти супруга отражаются в записи реестра как последующие отметки (Folgebeurkundungen) и ссылки (Hinweise). Если нужно подтвердить конкретное событие, заранее уточните в ЗАГСе, какой документ содержит необходимые сведения.

Свидетельство о заключении брака из Германии

Свидетельство о смерти из Германии

Свидетельство о смерти (нем. Sterbeurkunde) выдаётся ЗАГСом по месту наступления смерти на основании записи в реестре смертей (Sterberegister).

В документе указываются:

ФИО умершего, дата и место рождения
дата и место смерти
последнее семейное положение
дата выдачи, наименование ЗАГСа и номер записи

Право на получение имеют супруг или партнёр, предки и потомки умершего, а также иные лица при наличии правового интереса (например, наследники). Братья и сёстры — при указании обоснованного интереса.

Расторжение брака в Германии

В Германии отдельное «свидетельство о расторжении брака» не выдаётся. Брак расторгается исключительно по решению суда (Scheidungsbeschluss) семейного суда (Familiengericht).

Правоустанавливающим документом является само решение суда с отметкой о вступлении в законную силу (Rechtskraftvermerk) — оно и апостилируется через соответствующий суд или земельное ведомство. Отметка о расторжении дополнительно вносится в запись реестра браков, поэтому факт развода подтверждается также заверенной выпиской из реестра браков.

Справка о брачной правоспособности из Германии

Справка о брачной правоспособности (нем. Ehefähigkeitszeugnis) подтверждает отсутствие препятствий для заключения брака по немецкому праву. Она выдаётся прежде всего гражданам Германии, которым необходимо заключить брак за рубежом, а также в предусмотренных законом случаях отдельным категориям лиц без гражданства, бездомных иностранцев и признанных беженцев. Одного факта проживания в Германии для её получения недостаточно.

В документе указываются:

ФИО, дата и место рождения, гражданство заявителя
семейное положение
данные будущего супруга
подтверждение отсутствия препятствий для брака

Справка выдаётся ЗАГСом по месту жительства или обычного пребывания заявителя (при отсутствии такового в Германии действуют специальные правила) и, как правило, действительна 6 месяцев.

Свидетельство о брачной правоспособности из Германии

Образовательные документы из Германии

Аттестаты, дипломы и приложения к ним выдаёт то учебное заведение, в котором они были получены. Как правило, выдаётся не новый оригинал, а заверенная копия или дубликат (beglaubigte Abschrift / Zweitschrift) на основании документов учреждения.

Можно истребовать:

Аттестаты о среднем образовании (Schulzeugnisse)
Дипломы и свидетельства о высшем образовании (Hochschulurkunden, Diplome, Bachelor- и Master-Urkunden)
Приложения к дипломам и выписки об успеваемости (Diploma Supplement, Transcript of Records)
Подтверждение факта обучения (Studien- oder Immatrikulationsbescheinigung)

Если учебное заведение прекратило деятельность, документы или их заверенные копии можно получить у правопреемника, в профильном ведомстве федеральной земли (Schulamt, Kultusministerium) либо в земельном архиве.

Апостиль. Компетентный орган зависит от федеральной земли: для школьных и вузовских документов это, как правило, профильное ведомство земли (министерство культуры или образования), иногда с предварительным заверением. Обратите внимание: апостиль подтверждает подлинность документа, но не заменяет процедуру признания образования за рубежом.

Справка о несудимости из Германии

Справка о несудимости (нем. Führungszeugnis, полностью — «полицейская справка о благонадёжности») — выписка из Федерального центрального реестра (Bundeszentralregister), который ведёт Федеральное ведомство юстиции (Bundesamt für Justiz) в Бонне. Справка выдаётся только на немецком языке; государственная пошлина Федерального ведомства юстиции — 13,00 € за документ.

Документ содержит сведения о наличии или отсутствии судимости. Заявление подаёт только сам владелец, достигший 14 лет; подать его через представителя по доверенности нельзя — исключение сделано лишь для законных представителей несовершеннолетних до 18 лет и недееспособных лиц (с документальным подтверждением полномочий). Проживающие за рубежом подают заявление напрямую в Федеральное ведомство юстиции — онлайн или по почте (при подаче по почте подпись заверяется нотариусом или консульством).

Справка выдаётся в двух форматах:

На бумажном носителе — для предъявления за рубежом; только этот вариант может быть апостилирован или легализован
Цифровая (с 1 октября 2026 года) — в виде PDF в учётной записи BundID; апостиль и заверение на ней не проставляются

Апостиль. Для использования за рубежом справку апостилирует Федеральное ведомство по иностранным делам (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, BfAA) в Бранденбурге-на-Хафеле. С декабря 2024 года при оформлении из-за границы действует особый порядок: апостиль сначала заказывают онлайн в BfAA и получают номер заявки, затем заказывают саму справку в Федеральном ведомстве юстиции с указанием этого номера. BfJ изготавливает справку и передаёт её в BfAA для проставления апостиля, после чего готовый документ направляется по указанному адресу.

Апостиль и легализация документов в Германии

Германия ратифицировала Гаагскую конвенцию об упрощённой легализации документов 15 декабря 1965 года; конвенция вступила в силу 13 февраля 1966 года. Таким образом, выданные в Германии документы легализуются по упрощённой процедуре — путём проставления апостиля. Апостиль подтверждает подлинность официального документа для предъявления в другом государстве — участнике Конвенции, если Конвенция применяется в отношениях между этими государствами. Требования к переводу и признанию документа определяются законодательством и практикой принимающего государства.

Единого органа, проставляющего апостиль, в Германии нет — компетенция распределена в зависимости от того, какое ведомство выдало документ:

Тип документа	Орган, проставляющий апостиль
Документы ЗАГС (свидетельства, выписки из реестров)	Уполномоченный орган федеральной земли: окружное правительство (Regierungspräsidium / Bezirksregierung), земельное министерство внутренних дел или аналогичное ведомство — по месту нахождения ЗАГСа.
Судебные и нотариальные документы	Как правило, земельный суд (Landgericht); в отдельных округах — иные судебные органы.
Образовательные документы (школа, вуз)	Профильное ведомство федеральной земли (министерство культуры / образования), при необходимости — с предварительным заверением.
Документы федеральных ведомств (в т. ч. справка о несудимости)	Федеральное ведомство по иностранным делам (BfAA) в Бранденбурге-на-Хафеле.

Мы определяем компетентный орган для конкретного документа и организуем апостилирование — срок обычно составляет около двух недель. Для государств, которые не являются участниками Гаагской конвенции (например, ОАЭ), а также в случаях, когда Германия заявила возражение против присоединения конкретного государства, вместо апостиля требуется консульская легализация. Состав таких государств меняется, поэтому применимость апостиля или легализации для конкретной страны необходимо уточнять на дату оформления.

Перевод документов из Германии

Свидетельства и выписки из Германии переводятся на русский или иной язык присяжным (уполномоченным судом) переводчиком, который удостоверяет правильность и полноту перевода. При необходимости перевод дополняется нотариальным удостоверением — конкретный формат зависит от требований принимающего государства. Компания Schmidt & Schmidt подбирает нужный вариант; стоимость рассчитывается по объёму конкретного документа.