В 2022 году в Сербии был принят Регламент формы архивной книги для юридических лиц. В ближайшее время планируется начать осуществлять электронную сдачу архивных и документальных материалов.
Закон «Об архивах» был принят Национальным собранием Сербии в 2020 году, и вступил в силу в 2021-м, введя ряд нововведений в деятельность юридических лиц. В сферу действия нового нормативного акта входит система охраны архивных и документальных материалов, определение условий и порядка их использования, электронный документооборот и механизмы контроля над деятельностью архивов.
Обязанности, предусмотренные новым законом, не зависят от размера компании и количества работающих в ней сотрудников. Согласно сербскому законодательству, архивные материалы и документы, изданные юридическим лицом, нужно фиксировать в архивной книге. Для этого необходимо обеспечить наличие соответствующего помещения и оборудования, назначение профильного эксперта, запись и квалификацию материалов, создание перечня категорий со сроками хранения, своевременную сдачу материалов в соответствующий архив, отбор документов, подлежащих уничтожению.
Архивную книгу организации должны вести по установленной форме, нормативно закрепленной в 2022 году. Ведение электронной архивной книги в Сербии пока что не осуществляется, но должно начать внедряться в ближайшем будущем.
В целом, сербские компании должны вести следующую документацию: регламент делопроизводства, перечень категорий архивных материалов и документальных материалов со сроками хранения, свод правил по электронным документам.
Кроме того фирмы в Сербии обязаны принимать положения, которые регулируют хранение документации в электронном виде. Они должны учитывать определенные технические и юридические требования: сохранение документов в формате, обеспечивающем длительное хранение, оцифровка всех их элементов, возможность использования в традиционном бумажном виде, ведение информационной системой журнала всех произведенных действий.
Документы с истекшим сроком хранения компании должны уничтожать один раз год, внеся материалы в архивную книгу и передав ее копию в соответствующий архив. А вот архивные материалы должны храниться в своем изначальном виде. Они не подлежат уничтожению даже после оцифровки.
Если в документальных материалах содержатся персональные данные, фирмам также необходимо принимать Регламент их хранения и уничтожения.
За нарушение требований архивного законодательства компания может быть оштрафована на сумму до 17 тыс. долларов США, а ответственный сотрудник — на сумму до 1270 долларов.
