В Монголии теперь можно получить электронный апостиль на пяти языках за один день

Власти Монголии расширяют оказание услуги электронного апостилирования, которую начали оказывать в 2025 году. Об этом сообщает портал Burunen.

Что такое апостиль и зачем он нужен

Использование документов, выпущенных в одной стране на территории другой, как правило, сопряжено с определенными сложностями. Их могут не признать или затребовать дополнительное подтверждение подлинности. Долгое время, чтобы подать иностранное свидетельство или диплом, применялась многоступенчатая и сложная процедура консульской легализации.

Консульская легализация предполагает заверение документа сначала в уполномоченном органе выпустившего его государства (чаще всего, в Министерстве иностранных дел или Минюсте — иногда после дополнительной сертификации), а затем, сделав официальный перевод, в заграничном представительстве страны, в которой его нужно подавать.

С 1961 года действует «Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов» или «Конвенция об апостиле».

Апостиль — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации. Как привило, апостиль выглядит как специальный штамп или сертификат, либо как особая электронная отметка на цифровом документе.

Апостиль ставит на документе уполномоченный орган государства, в котором он выпущен. Все участники Конвенции 1961 года обязаны признавать апостили друг друга (кроме особо оговоренных случаев).

Как поставить апостиль в Монголии

Монголия присоединилась к Конвенции об апостиле 2 апреля 2009 года, а с 31 декабря 2009 года Конвенция вступила в силу для этой страны.

При этом, Австрия, Бельгия, Финляндия, Германия и Греция выступили с возражениями по поводу присоединения Монголии к Конвенции. Апостили на документах Монголии и данных государств в двухсторонних отношениях не действуют.

Органом, уполномоченным апостилировать документы в Монголии, официально является Министерство иностранных дел. В его структуре данный вопрос входит в сферу ответственности Консульского департамента.

С 2025 года в Монголии используется электронный апостиль (e-Aposstille) с двухмерным штрихкодом. На сегодняшний день его можно поставить на 12 видах документов:

• Справка о рождении;
• Справка о гражданстве;
• Справка о браке;
• Справка об отсутствии брака;
• Подтверждение отсутствия уголовной ответственности;
• Справка об уплате страховых взносов;
• Подтверждение отсутствия задолженностей по судебным решениям;
• Выписка о назначении пенсии по потере кормильца;
• Выписка о назначении пенсии по инвалидности;
• Выписка о назначении пенсии по старости;
• Справка и информация о водительских правах;
• Информация о вакцинации.

E-Aposstille в Монголии можно оформить на пяти языках: английском, корейской, китайском, русском и французском. Стандартный срок оказания услуги — один рабочий день.

Статус получения услуги можно отслеживать в личном кабинете в сервисе E-Mongolia. В дальнейшем власти Монголии планируют расширить перечень документов, подлежащих электронному апостилированию.

Зачем нужен электронный апостиль

Ранее Schmidt&Schmidt писал о том, что с развитием цифровых технологий появилась новая форма апостиля — электронный апостиль (e-APP), который позволяет оформлять и проверять подлинность документов в электронном виде.

Это инновационное решение призвано повысить скорость, удобство и безопасность международного документооборота. В данной статье мы рассмотрим текущее правовое регулирование электронного апостиля, а также основные проблемы, с которыми сталкиваются государства и граждане при его применении.

Электронный апостиль — это цифровой аналог бумажного апостиля, который обеспечивает те же функции, но в электронном формате.

Гаагская конференция по международному частному праву (HCCH), ответственная за развитие и администрирование Гаагской конвенции, активно занимается вопросами внедрения электронного апостиля. HCCH разработала Руководство по применению электронного апостиля (e-APP), где собраны лучшие международные практики и рекомендации по технической реализации и обеспечению безопасности.

Документ содержит рекомендации по обязательному использованию единого шаблона апостиля, поддержке квалифицированных электронных подписей, а также по созданию публичных электронных реестров, позволяющих быстро и надежно проверять подлинность электронных апостилей.

Несмотря на это, использование e-APP остаётся добровольным — каждая страна самостоятельно принимает решение о его внедрении в национальную практику, учитывая своё законодательство и технические возможности.

Таким образом, e-APP выступает как современный инструмент, призванный сделать международное обращение публичных документов ещё более эффективным и безопасным. Внедрение электронного апостиля — это важный шаг на пути к цифровизации юридических процедур и упрощению трансграничного документооборота.

Одним из важнейших факторов успешного функционирования электронного апостиля является единый формат документа. Гаагская конвенция закрепила обязательный шаблон апостиля, который одинаково применяется как к бумажным, так и к электронным версиям. Это обеспечивает прозрачность и узнаваемость документа в любой стране-участнице.

Использование единого шаблона позволяет избежать технических проблем, связанных с несовместимостью форматов, а также облегчает работу государственных органов, принимающих документы из-за рубежа. В электронном виде апостиль должен быть «логически связан» с исходным документом — это означает, что оба документа хранятся вместе и проверяются в единой системе, что значительно повышает уровень доверия и безопасности. 

e-APP состоит из двух компонентов:

1. Электронный апостиль (e-Apostille) — апостиль в цифровом формате, созданный с помощью программного обеспечения или технических средств, и отправляемый, например, по электронной почте или доступный для скачивания.
2. Электронный реестр (e-Register) — онлайн-реестр апостилей, с помощью которого получатель может проверить подлинность документа.

Использование электронных подписей для удостоверения электронных апостилей — одна из самых сложных и спорных тем. В отличие от формата документа, электронные подписи регулируются национальными законами, и стандарты их признания могут разниться между странами.

В Евросоюзе, например, квалифицированные электронные подписи, соответствующие требованиям Регламента eIDAS, являются общепризнанным стандартом, позволяющим надёжно идентифицировать подписанта и проверить полномочия органа, выдавшего апостиль. В других государствах такие стандарты либо только внедряются, либо отсутствуют, что создаёт риски при международной проверке подлинности документов.

Важным элементом системы является электронный реестр выданных апостилей, который должен быть общедоступным и содержать минимум информации, необходимой для верификации — номер и дату апостиля, данные подписавшего уполномоченного лица и сведения о документе. Электронные реестры позволяют быстро и удобно проверить подлинность апостиля, снижая вероятность подделок и упрощая работу официальных органов.

Некоторые государства уже реализовали такие реестры с возможностью поиска и просмотра данных онлайн, что значительно ускоряет процессы и повышает доверие к электронным документам. Однако вопросы безопасности, универсальности доступа и защиты от мошенничества остаются актуальными.

Чем мы можем помочь?

Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.

Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.

Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.