«А что нам нужно — апостиль или консульская легализация»? «А какая вообще разница между апостилем и консульской легализацией»? «Почему мне при поездке в Китай нельзя просто поставить на мои документы штамп апостиля»? А еще самое главное: «Зачем это всё мне вообще надо»?
Подобные вопросы очень часто возникают у людей, которые впервые сталкиваются с необходимостью заверять документы для их использования за границей.
Казалось бы, почему иностранным чиновникам не принимать наши документы, как они есть?
Но, к сожалению, не всё так просто. Поставьте себя на место, например, чиновника из аргентинского города Ушуая, которому нужно принять на работу врача, родившегося в Хабаровске, получившего диплом в Осло, и стажировавшегося в Хониаре на Соломоновых островах. Как ему проверить подлинность свидетельства о рождении, диплома, сертификатов? Разве можно от него требовать, чтобы он знал, как выглядят подлинные документы всех стран мира, которых сегодня насчитывается на карте около двухсот?
Изначально эта проблема решалась при помощи двухсторонней легализации документов, на основе которой возникла процедура, известная как «консульская легализация».
В зависимости от конкретного государства она имеет определенные особенности, на которых мы остановимся чуть ниже, но, в общем, выглядит следующим образом:
- на документе ставятся все необходимые подписи и печати;
- документ заверяется в консульском подразделении Министерства иностранных дел государства, в котором он выпущен;
- документ легализуется в консульстве (консульском отделе посольства) государства, в котором его планируется использовать;
- документ переводится на язык государства, в котором его будут использовать.
Процедура консульской легализации — достаточно надежная, но имеет два огромных минуса. Во-первых, она долгая и сложная. Во-вторых, для каждого нового государства нужно проходить процедуру заново.
В 1961 году значительное количество государств решили устранить эти проблемы, подписав «Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов».
Согласно этой конвенции для использования документа на территории всех стран, ее подписавших, достаточно один раз заверить его специальным штампом («апостилем») в стране, в которой он был выпущен. Это резко упрощает задачу условному чиновнику из Ушуаи, с которого мы начали наш рассказ. Даже если у него возникнут сомнения в подлинности какого-то из документов, ему не нужно запрашивать ЗАГС Хабаровска или канцелярию университета в Осло. Достаточно проверить подлинность апостиля через орган, специально уполномоченный легализовывать документы в рамках Гаагской конвенции.
Впрочем, больше всего Гаагская конвенция облегчила жизнь не чиновникам, а обычным людям. Если их страна ратифицировала конвенцию от 1961 года, им больше не нужно оббегать от трех до пяти инстанций для легализации каждого документа, а потом повторять все сначала, если документ понадобился еще в одной стране. Достаточно один раз поставить один штамп в одной государственной структуре.
Неужели всё так просто, и у процедуры апостилирования нет никаких минусов?
К сожалению, «подводные камни» встречаются. Во-первых, еще далеко не все страны мира подписали Гаагскую конвенцию. Даже такие крупные государства, как Канада и Китай, по старинке пользуются процедурой консульской легализации. Во-вторых, в разных странах за апостилирование отвечают разные органы (причем, бывает так, что по два – три на страну, в зависимости от конкретной разновидности документа). В-третьих, в некоторых странах объем приема документов может быть ограничен, и очередь для заверения их апостилем затягивается на месяцы. В-четвертых, в ряде государств, процедура апостилирования по факту является многоступенчатой — перед тем, как принять документ, отвечающий за легализацию чиновник может потребовать, чтобы он был заверен в дополнительных промежуточных инстанциях. Это касается, например, Соединенных Штатов Америки. В-пятых, отдельные государства не хотят принимать документы, выпущенные конкретной страной. Например, Германия, Австрия и Греция не признают апостиль Узбекистана. Те же Германия и Австрия, а также Финляндия — отказываются принимать апостиль Филиппин.
Поэтому прежде чем идти ставить апостиль, лучше тщательно изучить процедуру на специальных сайтах или обратившись к профессионалам. Касается это и консульской легализации. Ситуация с ней в разных странах может быть достаточно запутанной. Например, официальный Лондон легализует документы исключительно апостилем — даже если вы их хотите использовать на территории стран, не ратифицировавших Гаагскую конвенцию. В общем, с учетом всех этих тонкостей, чтобы не потерять зря время и деньги, предварительной консультацией специалиста лучше не пренебрегать.
