Что такое адаптация сотрудников?
Адаптация сотрудников — это процесс, во время которого новые сотрудники знакомятся с организацией, рабочими процессами, людьми, культурой и миссией нашей компании.
Адаптация основном включает в себя, помимо решения административных формальностей, ознакомление новых сотрудников с их рабочим пространством, рабочими процессами, коллективом,политикой компании и культурой компании.
Успешный процесс адаптации направлен на то, чтобы вооружить наших новых сотрудников инструментами и методами, которые помогут им стать продуктивными участниками нашей команды и интегрироваться в коллектив, социальную и рабочую среду. Во время адаптации сотрудник знакомится с тем, чего от него ожидают и как работает наша компания.
В идеале сотрудник должен быть интегрирован в нашу компанию не позднее чем через три месяца во всех отношениях: в рабочих процессах, в команде и в корпоративной культуре. Только тогда, когда сотрудник полностью интегрирован в компанию, наем и, следовательно, процесс адаптации могут считаться успешными.
Цель адаптации:
Адаптация важна, потому что, с одной стороны, она помогает как можно быстрее ввести новых сотрудников в курс дела, а с другой стороны, формирует представления новых сотрудников о нашей компании, ее культуре и ценностях.
То есть имеет две цели:
- Повышение скорости и эффективности вхождения нового сотрудника в деятельность компании
- Обеспечивает понимание и принятие сотрудником целей, задач, миссии и культуры нашей компании
Таким образом, главной целью адаптации является повышение производительности и мотивации нового сотрудника, а также формирование лояльности к нашей компании. Это положительно влияет на наш имидж как работодателя и снижает текучку кадров.
Результаты адаптации сотрудников
Правильно выстроенный процесс адаптации новых сотрудников улучшает удержание сотрудников и повышает производительность труда. Успешный процесс адаптации не только должным образом знакомит наших новых сотрудников с культурой компании, их обязанностями и их коллегами, но также помогает новым сотрудникам чувствовать себя более желанными в нашей компании.
Процесс адаптации включает в себя три основных составляющих: люди, процессы и технологии, которые должны быть освоены сотрудником:
- Люди - построение межличностных и межведомственных отношений в компании
- Процессы - обучение новых сотрудников основным правилам, нормам, положениям и политикам, определяющим нашу компанию
- Технологии - знакомство сотрудников с технологиями, используемыми нашей компанией, обучение новых сотрудников их должностным обязанностям и ознакомление с ожидаемыми результатами
Как мы проверяем результаты адаптации?
Самый простой способ проверить, хорошо ли кто-то адаптирован, — спросить, знают ли они свою роль, как выглядит успех в этой роли и чувствуют ли они себя в организации как дома. Если это не так, онбординг не удался и сотруднику может потребоваться дополнительная поддержка.
Успешная адаптация имеет ряд очевидных результатов, которые могут быть выявлены в результате опроса сотрудника. После успешной адаптации сотрудник:
- Познакомился со своими коллегами
- Наладил отношения со своим непосредственным руководителем
- Чувствует себя как дома в организации
- Понимает свою роль и работу
- Четко понимает свои критерии оценки
- Имеет доступ ко всем ресурсам для качественного выполнения своей работы
Чего ждут наши сотрудники от адаптации?
У сотрудников есть определенные ожидания от новой работы. Они не только хотят, чтобы их встретили дружелюбно, но и хотят познакомиться со структурами и их задачами. В часности:
- Хотел бы познакомиться с командой в первый день
- Хотел бы познакомиться с руководителем
- Ожидает полностью оборудованное рабочее место, и налаженные права доступа к инфраструктуре компании
- Имеет куратора, который введет его в процесс работы
- Получает надлежащее обучением всем необходимым инструментам и процессам
- Получает регулярный фидбек, чтобы лучше оценивать свою работу
Этапы адаптации
Период адаптации начинается, как только кандидат принимает предложение о работе. Он заканчивается, когда сотрудник может самостоятельно выполнять работу, для которой он был нанят.
Мы выделяем 5 этапов адаптации:
- Перед первым днем (преонбординг)
- Первый день (ориентация)
- Первая неделя
- Первый месяц
- Первые 90 дней
Преонбординг
Кандидат только что принял предложение от нашей компании. Что необходимо сделать, чтобы первый день на работе прошел эффективно?
- Отправьте приветственное письмо сотруднику. В этом электронном письме необходимо проинформировать нового сотрудника об их первом дне и ответить на такие вопросы, как «во сколько мне начать», «где меня ожидают», «должен ли я принести обед в офис» и «кому я могу позвонить, если у меня есть вопросы», какой дресс код существует в компании, “что я буду делать в первый день”, “кто будет моим куратором”.
- Проинформируйте команду о новом коллеге, роли и его обязанностях Это создает ясность и дает понять, в каких проектах будет участвовать новый коллега и в чем его задачи. Коллегам необходимо сообщить:
- Имя, должность нового сотрудника, его обязанности и его график работы
- Дату и время начала работы
- Информацию о непосредственном руководителе нового сотрудника
- Информацию о кураторе нового сотрудника
- О рабочем месте нового сотрудника
- Необходимо назначить для нового сотрудника куратора из опытных участников команды и подготовить его к взаимодействию с новым сотрудником, объяснить ему его обязанности и план адаптации нового сотрудника.
- Необходимо настроить адрес электронной почты и доступ ко всем необходимым системам, заказать ключи доступа в офис, визитные карточки.
- Подготовить рабочее место, оно должно быть оборудовано всем необходимым: компьютер, телефон, мышка и клавиатура, канцелярские принадлежности. И не менее важно, рабочее место должно быть убрано и не иметь следов пребывания прежних сотрудников. Все оборудование должно быть снабжено необходимым программным обеспечением и обновлено, чтобы не тратить на это время в первый рабочий день.
- Необходимо запросить у нового сотрудника все необходимые документы для оформления, подготовить трудовой договор и приказы, NDA и прочие формальные документы, чтобы не терять время на их оформление в первый рабочий день.
- Важно запланировать вводные инструктажи по технике безопасности, пожарной безопасности и защите персональных данных и так далее. Чтобы обучение было максимально быстрым.
- Не лишним будет подготовить для сотрудника приветственный пакет, содержащий удобный ежедневник, стакан для напитков, брендированную корпоративную одежду и т.п.
Первый день
На этом важном этапе адаптации сотрудник должен получить как можно больше информации о своей новой работе. Также важно, чтобы первый день был максимально приятным для работника. Потому что первое впечатление имеет значение, а также формирует дальнейшие профессиональные отношения.
Первый день включает экскурсию по офису и знакомство с коллегами и руководителями. Сотрудник должен создать ощущение, что он может поговорить с кем угодно в любое время и не должен стесняться задавать вопросы. Для успешной реализации адаптации в первый день она должна включать в себя:
- Непосредственный руководитель должен встретить сотрудника у входа в офис и обязательно поприветствовать.
- После приветствия необходимо обсудить с сотрудником план предстоящего дня.
- Следующий шаг - экскурсия по офису. Необходимо показать кухню, как работает кофемашина, где туалеты, показываем офисы коллег, переговорные, принтер, шредер и так далее.
- Знакомство с коллегами. Здесь мы знакомим нового сотрудника со всеми в компании, обычно это происходит во время экскурсии по офису.
- Позже в тот же день сотрудника знакомят с 90-дневным планом адаптации, планом обучения и куратором, непосредственным руководителем и членами команды, в которой сотруднику предстоит работать.
- Презентация компании. Это презентация основателей компании, в основном посвященная тому, как компания работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуре. Если предусмотрен приветственный пакет - самое время его вручить. Также в этот момент необходимо вручить визитные карточки.
- Оформление формальных документов. В первый день необходимо провести подписание всех формальных документов, трудового договора, приказа о принятии на работу, NDA, согласия на обработку персональных данных, документов о материальной ответственности, документов связанных с медицинским и пенсионным обеспечением и начислением заработной платы и расчета налоговых платежей.
- В первый день необходимо провести сотруднику базовый инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности, показать где находятся пожарные выходы, огнетушители и так далее.
- Необходимо показать сотруднику его новое рабочее место, предоставить пароли от компьютера, электронной почты, вайфая, настроить подпись в почте, показать как пользоваться принтером и сканером и корпоративным мессенджером. Обучение использованию специализированными программами, ERP и прочими - в первый день не проводится.
- В конце рабочего дня важно чтобы руководитель провел небольшую и непринужденную беседу с сотрудником о его впечатлениях о первом дне.
Первая неделя
- В течение первой недели необходимо познакомить сотрудника со всеми членами команды, которых не было в офисе в день экскурсии, а также провести личные встречи с руководителями отделов и коллегами, с которыми новому сотруднику предстоит работать.
- Необходимо сделать фотографию сотрудника для размещения на сайте, подготовить информацию о сотруднике и опубликовать, это важно для коллег, работающих удаленно, клиентов и партнеров. Также сотрудника необходимо добавить в календарь дней рождения, чтобы ничего не упустить.
- Сотруднику необходимо предоставить политики компании для изучения. Провести инструктажи по защите персональных данных, правилам внешней и внутренней коммуникации, комплаенс, контролю качества, правилам взаимодействия с поставщиками, а также сообщить план проведения обучающих семинаров на ближайшее время.
- Сотруднику необходимо предоставить шаблоны внутренних документов - заявлений на отпуск, компенсацию затрат, больничный, а также провести инструктаж по правилам оформления всех процедур.
- Совместно с куратором в первую неделю должна быть проведено обучение по использованию внутренних систем компании: ERP и прочих.
- На первые три месяца должен быть согласован с новым сотрудником план обучения и контрольных встреч, которые в период адаптации должны проводиться не реже чем раз в месяц, а в первый месяц - еженедельно.
- В конце первой недели необходимо провести личную встречу с сотрудником и обсудить процесс адаптации. В качестве контрольных вопросов можно использовать список дел на первую неделю.
Первый месяц
Первый месяц периода адаптации посвящены знакомству с новыми коллегами, ознакомлению с задачами, технологиями и организацией и постановке целей.
Во время первоначальной встречи с руководителем необходимо согласовать с новым сотрудником его цели и план обучения и развития в компании.
За первый месяц сотрудник должен освоить правила использования основных систем в компании, основы коммуникации и основные политики и в принципе к концу первого месяца должен быть способен участвовать в реализации проектов под присмотром куратора.
Необходимо регулярно проводить совместные встречи с сотрудником, его куратором или руководителем, чтобы отслеживать прогресс его адаптации и вовремя выявлять проблемы и потребности нового сотрудника, а также давать сотруднику обратную связь.
Три месяца
Процесс адаптации сотрудника в общем должен быть закончен к концу третьего месяца. К этому моменту сотрудником должны быть освоены все три составляющие адаптации:
- Сотрудник должен построить межличностных и межведомственных отношений в компании. Знать своих руководителей и коллег, организационную структуру компании.
- Освоить все политики компании, нормы и положения, а также разделять цели компании и ее ценности.
- Должен быть знаком со своими должностными обязанностями, понимать какой результат от него ожидается, а также владеть всеми необходимыми средствами и навыками для самостоятельного выполнения задач.
Необходимо провести совместную заключительную «адаптационную» встречу с сотрудником и его руководителем или куратором и оценку результатов сотрудника и процесса адаптации. Убедитесь, что сотрудник, куратор, руководитель и компания справились с поставленными задачами и если это не так, разработайте меры по устранению недостатков.
Разумеется, первые три месяца - это не конец развития сотрудника в нашей компании. Процесс развития, обучения и роста сотрудников должен быть постоянным.
Мы даем нашим людям возможность получать и повышать квалификацию удобным для них способом. Мы предлагаем обучение на местах по всему миру. Мы работаем над тем, чтобы у каждого были навыки, необходимые для работы сегодня и завтра.
