Что такое адаптация сотрудников?

Адаптация сотрудников — это процесс, во время которого новые сотрудники знакомятся с организацией, рабочими процессами, людьми, культурой и миссией нашей компании.

Адаптация основном включает в себя, помимо решения административных формальностей, ознакомление новых сотрудников с их рабочим пространством, рабочими процессами, коллективом,политикой компании и культурой компании.

Успешный процесс адаптации направлен на то, чтобы вооружить наших новых сотрудников инструментами и методами, которые помогут им стать продуктивными участниками нашей команды и интегрироваться в коллектив, социальную и рабочую среду. Во время адаптации сотрудник знакомится с тем, чего от него ожидают и как работает наша компания.

В идеале сотрудник должен быть интегрирован в нашу компанию не позднее чем через три месяца во всех отношениях: в рабочих процессах, в команде и в корпоративной культуре. Только тогда, когда сотрудник полностью интегрирован в компанию, наем и, следовательно, процесс адаптации могут считаться успешными.

Цель адаптации:

Адаптация важна, потому что, с одной стороны, она помогает как можно быстрее ввести новых сотрудников в курс дела, а с другой стороны, формирует представления новых сотрудников о нашей компании, ее культуре и ценностях.

То есть имеет две цели:

  1. Повышение скорости и эффективности вхождения нового сотрудника в деятельность компании
  2. Обеспечивает понимание и принятие сотрудником целей, задач, миссии и культуры нашей компании

Таким образом, главной целью адаптации является повышение производительности и мотивации нового сотрудника, а также формирование лояльности к нашей компании. Это положительно влияет на наш имидж как работодателя и снижает текучку кадров.

Результаты адаптации сотрудников

Правильно выстроенный процесс адаптации новых сотрудников улучшает удержание сотрудников и повышает производительность труда. Успешный процесс адаптации не только должным образом знакомит наших новых сотрудников с культурой компании, их обязанностями и их коллегами, но также помогает новым сотрудникам чувствовать себя более желанными в нашей компании.

Процесс адаптации включает в себя три основных составляющих: люди, процессы и технологии, которые должны быть освоены сотрудником:

  1. Люди - построение межличностных и межведомственных отношений в компании
  2. Процессы - обучение новых сотрудников основным правилам, нормам, положениям и политикам, определяющим нашу компанию
  3. Технологии - знакомство сотрудников с технологиями, используемыми нашей компанией, обучение новых сотрудников их должностным обязанностям и ознакомление с ожидаемыми результатами

Как мы проверяем результаты адаптации?

Самый простой способ проверить, хорошо ли кто-то адаптирован, — спросить, знают ли они свою роль, как выглядит успех в этой роли и чувствуют ли они себя в организации как дома. Если это не так, онбординг не удался и сотруднику может потребоваться дополнительная поддержка.

Успешная адаптация имеет ряд очевидных результатов, которые могут быть выявлены в результате опроса сотрудника. После успешной адаптации сотрудник:

  • Познакомился со своими коллегами
  • Наладил отношения со своим непосредственным руководителем
  • Чувствует себя как дома в организации
  • Понимает свою роль и работу
  • Четко понимает свои критерии оценки
  • Имеет доступ ко всем ресурсам для качественного выполнения своей работы

Чего ждут наши сотрудники от адаптации?

У сотрудников есть определенные ожидания от новой работы. Они не только хотят, чтобы их встретили дружелюбно, но и хотят познакомиться со структурами и их задачами. В часности:

  • Хотел бы познакомиться с командой в первый день
  • Хотел бы познакомиться с руководителем
  • Ожидает полностью оборудованное рабочее место, и налаженные права доступа к инфраструктуре компании
  • Имеет куратора, который введет его в процесс работы
  • Получает надлежащее обучением всем необходимым инструментам и процессам
  • Получает регулярный фидбек, чтобы лучше оценивать свою работу

Этапы адаптации

Период адаптации начинается, как только кандидат принимает предложение о работе. Он заканчивается, когда сотрудник может самостоятельно выполнять работу, для которой он был нанят.

Мы выделяем 5 этапов адаптации:

  1. Перед первым днем ​​(преонбординг)
  2. Первый день (ориентация)
  3. Первая неделя
  4. Первый месяц
  5. Первые 90 дней

Преонбординг

Кандидат только что принял предложение от нашей компании. Что необходимо сделать, чтобы первый день на работе прошел эффективно?

  1. Отправьте приветственное письмо сотруднику. В этом электронном письме необходимо проинформировать нового сотрудника об их первом дне и ответить на такие вопросы, как «во сколько мне начать», «где меня ожидают», «должен ли я принести обед в офис» и «кому я могу позвонить, если у меня есть вопросы», какой дресс код существует в компании, “что я буду делать в первый день”, “кто будет моим куратором”.
  2. Проинформируйте команду о новом коллеге, роли и его обязанностях Это создает ясность и дает понять, в каких проектах будет участвовать новый коллега и в чем его задачи. Коллегам необходимо сообщить:
    • Имя, должность нового сотрудника, его обязанности и его график работы
    • Дату и время начала работы
    • Информацию о непосредственном руководителе нового сотрудника
    • Информацию о кураторе нового сотрудника
    • О рабочем месте нового сотрудника
  3. Необходимо назначить для нового сотрудника куратора из опытных участников команды и подготовить его к взаимодействию с новым сотрудником, объяснить ему его обязанности и план адаптации нового сотрудника.
  4. Необходимо настроить адрес электронной почты и доступ ко всем необходимым системам, заказать ключи доступа в офис, визитные карточки.
  5. Подготовить рабочее место, оно должно быть оборудовано всем необходимым: компьютер, телефон, мышка и клавиатура, канцелярские принадлежности. И не менее важно, рабочее место должно быть убрано и не иметь следов пребывания прежних сотрудников. Все оборудование должно быть снабжено необходимым программным обеспечением и обновлено, чтобы не тратить на это время в первый рабочий день.
  6. Необходимо запросить у нового сотрудника все необходимые документы для оформления, подготовить трудовой договор и приказы, NDA и прочие формальные документы, чтобы не терять время на их оформление в первый рабочий день.
  7. Важно запланировать вводные инструктажи по технике безопасности, пожарной безопасности и защите персональных данных и так далее. Чтобы обучение было максимально быстрым.
  8. Не лишним будет подготовить для сотрудника приветственный пакет, содержащий удобный ежедневник, стакан для напитков, брендированную корпоративную одежду и т.п.

Первый день

На этом важном этапе адаптации сотрудник должен получить как можно больше информации о своей новой работе. Также важно, чтобы первый день был максимально приятным для работника. Потому что первое впечатление имеет значение, а также формирует дальнейшие профессиональные отношения.

Первый день включает экскурсию по офису и знакомство с коллегами и руководителями. Сотрудник должен создать ощущение, что он может поговорить с кем угодно в любое время и не должен стесняться задавать вопросы. Для успешной реализации адаптации в первый день она должна включать в себя:

  1. Непосредственный руководитель должен встретить сотрудника у входа в офис и обязательно поприветствовать.
  2. После приветствия необходимо обсудить с сотрудником план предстоящего дня.
  3. Следующий шаг - экскурсия по офису. Необходимо показать кухню, как работает кофемашина, где туалеты, показываем офисы коллег, переговорные, принтер, шредер и так далее.
  4. Знакомство с коллегами. Здесь мы знакомим нового сотрудника со всеми в компании, обычно это происходит во время экскурсии по офису.
  5. Позже в тот же день сотрудника знакомят с 90-дневным планом адаптации, планом обучения и куратором, непосредственным руководителем и членами команды, в которой сотруднику предстоит работать.
  6. Презентация компании. Это презентация основателей компании, в основном посвященная тому, как компания работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуре. Если предусмотрен приветственный пакет - самое время его вручить. Также в этот момент необходимо вручить визитные карточки.
  7. Оформление формальных документов. В первый день необходимо провести подписание всех формальных документов, трудового договора, приказа о принятии на работу, NDA, согласия на обработку персональных данных, документов о материальной ответственности, документов связанных с медицинским и пенсионным обеспечением и начислением заработной платы и расчета налоговых платежей.
  8. В первый день необходимо провести сотруднику базовый инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности, показать где находятся пожарные выходы, огнетушители и так далее.
  9. Необходимо показать сотруднику его новое рабочее место, предоставить пароли от компьютера, электронной почты, вайфая, настроить подпись в почте, показать как пользоваться принтером и сканером и корпоративным мессенджером. Обучение использованию специализированными программами, ERP и прочими - в первый день не проводится.
  10. В конце рабочего дня важно чтобы руководитель провел небольшую и непринужденную беседу с сотрудником о его впечатлениях о первом дне.

Первая неделя

  1. В течение первой недели необходимо познакомить сотрудника со всеми членами команды, которых не было в офисе в день экскурсии, а также провести личные встречи с руководителями отделов и коллегами, с которыми новому сотруднику предстоит работать.
  2. Необходимо сделать фотографию сотрудника для размещения на сайте, подготовить информацию о сотруднике и опубликовать, это важно для коллег, работающих удаленно, клиентов и партнеров. Также сотрудника необходимо добавить в календарь дней рождения, чтобы ничего не упустить.
  3. Сотруднику необходимо предоставить политики компании для изучения. Провести инструктажи по защите персональных данных, правилам внешней и внутренней коммуникации, комплаенс, контролю качества, правилам взаимодействия с поставщиками, а также сообщить план проведения обучающих семинаров на ближайшее время.
  4. Сотруднику необходимо предоставить шаблоны внутренних документов - заявлений на отпуск, компенсацию затрат, больничный, а также провести инструктаж по правилам оформления всех процедур.
  5. Совместно с куратором в первую неделю должна быть проведено обучение по использованию внутренних систем компании: ERP и прочих.
  6. На первые три месяца должен быть согласован с новым сотрудником план обучения и контрольных встреч, которые в период адаптации должны проводиться не реже чем раз в месяц, а в первый месяц - еженедельно.
  7. В конце первой недели необходимо провести личную встречу с сотрудником и обсудить процесс адаптации. В качестве контрольных вопросов можно использовать список дел на первую неделю.

Первый месяц

Первый месяц периода адаптации посвящены знакомству с новыми коллегами, ознакомлению с задачами, технологиями и организацией и постановке целей.

Во время первоначальной встречи с руководителем необходимо согласовать с новым сотрудником его цели и план обучения и развития в компании.

За первый месяц сотрудник должен освоить правила использования основных систем в компании, основы коммуникации и основные политики и в принципе к концу первого месяца должен быть способен участвовать в реализации проектов под присмотром куратора.

Необходимо регулярно проводить совместные встречи с сотрудником, его куратором или руководителем, чтобы отслеживать прогресс его адаптации и вовремя выявлять проблемы и потребности нового сотрудника, а также давать сотруднику обратную связь.

Три месяца

Процесс адаптации сотрудника в общем должен быть закончен к концу третьего месяца. К этому моменту сотрудником должны быть освоены все три составляющие адаптации:

  1. Сотрудник должен построить межличностных и межведомственных отношений в компании. Знать своих руководителей и коллег, организационную структуру компании.
  2. Освоить все политики компании, нормы и положения, а также разделять цели компании и ее ценности.
  3. Должен быть знаком со своими должностными обязанностями, понимать какой результат от него ожидается, а также владеть всеми необходимыми средствами и навыками для самостоятельного выполнения задач.

Необходимо провести совместную заключительную «адаптационную» встречу с сотрудником и его руководителем или куратором и оценку результатов сотрудника и процесса адаптации. Убедитесь, что сотрудник, куратор, руководитель и компания справились с поставленными задачами и если это не так, разработайте меры по устранению недостатков.

Разумеется, первые три месяца - это не конец развития сотрудника в нашей компании. Процесс развития, обучения и роста сотрудников должен быть постоянным.

Мы даем нашим людям возможность получать и повышать квалификацию удобным для них способом. Мы предлагаем обучение на местах по всему миру. Мы работаем над тем, чтобы у каждого были навыки, необходимые для работы сегодня и завтра.