Компания Schmidt & Schmidt оказывает услуги истребования документов гражданского состояния, а также получения дубликатов, утерянных или поврежденных документов в России с их дальнейшей легализацией и переводом.
Часто так бывает, что документы гражданского состояния утрачиваются или повреждаются, либо требуется получить актуальные копии документов. В этом случае необходимо истребовать дубликаты документов. Нередко со сложностями в этой процедуре сталкиваются те, кто уехал из России. Наш сервис позволяет истребовать документы в России дистанционно, и мы можем осуществить курьерскую доставку документа в любую точку мира.
Что такое истребование документов?
Истребование документов — официальная процедура получения дубликата или справки в российском государственном органе (ЗАГС, МВД, учебное заведение). Дубликат оформляется по установленному протоколу и имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.
Дубликат и справка: в чём разница
| Свидетельство (дубликат) | Справка | |
|---|---|---|
| Юридический статус | Повторный экземпляр оригинала, имеющий ту же юридическую силу и заменяющий утраченное свидетельство. | Извлечение из актовой записи, подтверждающее конкретный факт; может содержать больший объём сведений, чем свидетельство. |
| Количество действующих экземпляров | Только один. При выдаче дубликата ранее выданное свидетельство автоматически утрачивает силу. | Не ограничено законом. Все выданные экземпляры равны по юридической силе. |
| Когда требуется | Утрата или порча оригинала, устаревший образец, требование иностранного органа предоставить именно свидетельство. | Подтверждение конкретного факта — например, отсутствия зарегистрированного брака (форма № 15) или сведений из актовой записи. |
| Кто выдаёт | Орган ЗАГС по месту хранения первой записи акта гражданского состояния либо МФЦ. | Орган ЗАГС по месту хранения актовой записи либо МФЦ. |
| Срок изготовления | 1 рабочий день с момента подачи полного пакета документов. | До 30 дней (зависит от вида справки и необходимости межархивного запроса). |
Какие документы можно истребовать
Документы ЗАГС
- Свидетельство о рождении
- Свидетельство о браке
- Справка об отсутствии факта заключения брака (форма № 15)
- Свидетельство о смене фамилии
- Свидетельство о разводе
- Свидетельство о смерти
- Свидетельство об усыновлении (удочерении)
- Свидетельство об установлении отцовства
- Иные документы гражданского состояния
Документы МВД
- Справки об отсутсвии судимости и факта уголовного преследования
Образовательные документы
- Дубликаты дипломов, аттестатов и приложений к ними
- Архивные справки учебных заведений
Когда нужны новые документы
Документы ЗАГС
- Документ утерян или повреждён
- Образец устарел, и иностранный орган его не принимает
- Требуется свежий документ — не старше 6 месяцев
- Возникло новое юридическое событие: рождение, брак, развод, смерть
- Решение наследственных, имущественных и семейных споров
- Оформление пенсии, открытие банковских счетов, трудоустройство
Справка о несудимости
- Трудоустройство, особенно в государственных и образовательных организациях
- Установление опеки или попечительства
- Получение студенческой или рабочей визы
- Оформление вида на жительство и разрешения на работу за рубежом
- Усыновление за границей
- Проверка собственных данных в базе МВД
Кто может запросить истребование документов?
| Заявитель | Условия и необходимые документы |
|---|---|
| Владелец документа | Лично либо через представителя по нотариальной доверенности. Если владелец находится за границей, доверенность подлежит легализации (апостиль) и присяжному переводу. |
| Близкие родственники | В отношении умершего владельца документа. Родство должно быть подтверждено документально — свидетельствами о рождении, браке, перемене имени и т. п. Дополнительно потребуется свидетельство о смерти. |
| Родители и законные представители | В отношении несовершеннолетних детей, а также подопечных (опекаемых и находящихся под попечительством). Прилагается документ, подтверждающий полномочия: свидетельство о рождении ребёнка, акт об установлении опеки или попечительства. |
| Усыновители (только они) | Только родитель (усыновитель) вправе запросить дубликат свидетельства об усыновлении (удочерении) и свидетельства об установлении отцовства. Самому усыновлённому или его представителю по доверенности эти дубликаты не выдаются. |
| Третьи лица | Только при наличии нотариальной доверенности от владельца документа либо от близкого родственника (в случае запроса в отношении умершего). Доверенность из-за рубежа должна быть легализована и переведена. |
Особое правило: усыновление и установление отцовства
Дубликат свидетельства об усыновлении (удочерении) и свидетельства об установлении отцовства может запросить только родитель. Получение этих свидетельств самим усыновлённым ребёнком или его представителем по доверенности законом не предусмотрено.
Процедура истребования документов: 5 шагов
| Шаг | Этап | Что происходит |
|---|---|---|
| 1 | Заявка и консультация | Вы оставляете запрос — мы уточняем, какой документ нужен, для какой страны и в каком формате (с апостилем, консульской легализацией, нотариальным переводом). Рассчитываем точную стоимость и сроки. |
| 2 | Оформление доверенности | Вы подписываете нотариальную доверенность на нашего представителя. Если вы находитесь за границей — доверенность оформляется у российского консула либо у местного нотариуса с последующим апостилем и присяжным переводом на русский язык. |
| 3 | Подача в государственный орган | Наш представитель подаёт пакет документов и оплачивает государственную пошлину в компетентный орган — ЗАГС, МФЦ, МВД или учебное заведение по месту хранения актовой записи или личного дела. |
| 4 | Получение и легализация | Получаем готовый документ. При необходимости проставляем апостиль либо проводим консульскую легализацию для страны назначения и выполняем нотариальный перевод на нужный язык. |
| 5 | Доставка | Отправляем готовый пакет документов курьерской службой по указанному адресу в любой стране мира. Вы получаете итоговый документ на руки. |
Сроки истребования
Сроки отсчитываются от момента подачи полного комплекта документов в государственный орган и не включают пересылку и легализацию.
| Тип документа | Срок истребования | Апостиль (дополнительно) |
|---|---|---|
| Дубликаты свидетельств ЗАГС | 1 рабочий день с момента подачи полного пакета документов в ЗАГС или МФЦ. | Около 2 недель. |
| Справки ЗАГС (включая форму № 15) | До 30 дней. Срок зависит от вида справки и необходимости межархивного запроса. | Около 2 недель. |
| Справка о несудимости | До 30 дней с момента подачи полного пакета документов в МФЦ или МВД. | 5 рабочих дней. |
| Образовательные документы | Зависит от учебного заведения; срок может быть существенно длиннее, особенно для архивных запросов в советские и реорганизованные вузы. | Около 2 недель. |
Важно
Срок действия справки о несудимости — не более 3 месяцев. Свидетельства и большинство справок ЗАГС бессрочны, но принимающая сторона за рубежом часто требует «свежий» документ — не старше 3–6 месяцев. Уточняйте требования по месту подачи заранее.
Что вам понадобится для подачи заявки
- Нотариальная доверенность от владельца документа (или близкого родственника). Если вы находитесь за границей, доверенность должна быть легализована — апостиль и присяжный перевод.
- Копия паспорта или иного удостоверения личности заявителя.
- Данные о рождении, перемене имени и фамилии — для корректного поиска актовой записи.
- Заявление об истребовании документа — оформляется нашими специалистами.
- Документ, подтверждающий родство или представительство (если запрашивает не сам владелец).
Специфика истребования отдельных документов
Свидетельство о рождении из России
Свидетельство о рождении — это свидетельство о государственной регистрации факта рождения человека. Выдается строго в соответствии с актовой записью.
В этом документе содержится:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка
- фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство родителей (одного из родителей)
- дата составления и номер записи акта о рождении
- место государственной регистрации рождения
- дата и место выдачи свидетельства о рождении
- по желанию родителей в свидетельство о рождении может быть внесена запись о национальности родителей (одного из родителей)
Получить дубликат свидетельства о рождении можно как для себя, так и в отношении своего ребенка, опекаемого или находящегося под попечительством ребенка или взрослого, в отношении умерших близких родственников, либо другого человека, если есть нотариальная доверенность.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность от владельца документа или одного из родителей
- Доказательство родства или представительства (при истребовании документа родителями или лицами, их заменяющими, в отношении несовершеннолетних детей, а также родственниками умершего)
- Копия паспорта
Свидетельство о смерти из России
Свидетельство о смерти - это свидетельство о государственной регистрации факта смерти человека.
В этом документе содержится:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, дата, время и место смерти умершего
- дата составления и номер записи акта о смерти
- место государственной регистрации смерти
- дата и место выдачи свидетельства о смерти
Получить справку можно в отношении своего родственника либо другого человека, если есть доверенность от близкого родственника или законного представителя умершего.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность ближайшего живого родственника (если родственник находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Доказательство родства ближайшего живого родственника
- Копия паспорта
Свидетельство о перемене имени из России
Свидетельство о перемене имени - это свидетельство о государственной регистрации факта перемены фамилии, имени или отчества.
В этом документе содержится:
- фамилия, собственно имя, отчество (до и после их перемены), дата и место рождения, гражданство, национальность лица, переменившего имя
- дата составления и номер записи акта о перемене имени
- место государственной регистрации перемены имени
- дата и место выдачи свидетельства о перемене имени
Получить справку можно либо лично, либо для другого человека, при наличии доверенности.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность (если человек находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Копия паспорта
Свидетельство о заключении брака из России
Свидетельство о заключении брака - это свидетельство о государственной регистрации факта заключения брака.
В этом документе содержится:
- фамилия (до и после заключения брака), имя, отчество, дата и место рождения, гражданство и национальность каждого из лиц, заключивших брак
- дата заключения брака
- дата составления и номер записи акта о заключении брака
- место государственной регистрации заключения брака
- дата и место выдачи свидетельства о заключении брака
Получить справку может любой из супругов лично, либо другой человек, если есть нотариальная доверенность от одного из супругов.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность (если человек находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Копия паспорта
Свидетельство о расторжении брака из России
Свидетельство о расторжении брака - это свидетельство о государственной регистрации факта расторжения брака.
Что содержится в свидетельстве о расторжении брака?
В этом документе содержится:
- фамилия (до и после расторжения брака), имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность каждого из лиц, расторгнувших брак
- сведения о документе, являющемся основанием для государственной регистрации расторжения брака
- дата прекращения брака
- дата составления и номер записи акта о расторжении брака
- место государственной регистрации расторжения брака
- фамилия, имя, отчество лица, которому выдается свидетельство о расторжении брака
- дата и место выдачи свидетельства о расторжении брака
Получить справку может любой из бывших супругов лично, либо другой человек, если есть нотариальная доверенность от одного из супругов.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность (если человек находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Копия паспорта
Свидетельство об усыновлении/удочерении
Свидетельство об усыновлении/удочерении - это свидетельство о государственной регистрации факта усыновления или удочерения ребёнка.
В этом документе содержится:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка
- фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, национальность усыновителей
- дата составления и номер записи акта об усыновлении
- место государственной регистрации усыновления
- дата и место выдачи свидетельства об усыновлении
Только родитель может запросить истребование свидетельства об усыновлении или удочерении и свидетельства об установлении отцовства. Дубликат свидетельства нельзя получить самому усыновленному или его представителю по доверенности.
Необходимые документы:
Документ, удостоверяющий личность
Свидетельство об установлении отцовства
Свидетельство об установлении отцовства - это свидетельство о государственной регистрации факта установления отцовства.
В этом документе содержится:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность лица, признанного отцом ребенка
- фамилия, имя, отчество (до и после установления отцовства), дата и место рождения ребенка
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность матери ребенка
- дата составления и номер записи акта об установлении отцовства
- место государственной регистрации установления отцовства
- дата и место выдачи свидетельства об установлении отцовства
Только родитель может запросить истребование свидетельства об усыновлении или удочерении и свидетельства об установлении отцовства. Дубликат свидетельства нельзя получить самому усыновленному или его представителю по доверенности.
Необходимые документы:
Документ, удостоверяющий личность
Справка об отсутствии брака из России
Справка об отсутствии брака (по форме 15) - это письменное заявление под присягой о том, что человек не состоит в официальном браке на территории РФ.
Официальное название документа – справка об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака. Необходимость получения справки возникает при оформлении брака на территории иностранного государства. Местным органам ЗАГС необходимо убедиться в том, что брачующийся «свободен» на момент регистрации брака.
В этом документе содержится:
- ФИО лица, в отношении которого проводится проверка
- дата/место рождения лица, в отношении которого проводится проверка
- период, за который произведена проверка
Категории заявителей:
- Лица, никогда не состоявшие в браке, могут получить справку за период с 18 лет по текущую дату.
- Лица, состоящие в браке на текущий момент, могут получить справку за период с 18 лет до момента заключения брака.
- Лица, состоявшие в браке, который к настоящему моменту расторгнут, могут получить справку (-и) за период:
- с 18 лет до момента заключения брака
- с момента расторжения брака по текущую дату
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность (если человек находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Копия паспорта гражданина РФ
- Свидетельство о заключении/расторжении брака (если брак был)
Справки об отсутсвии судимости из России
Справка о несудимости - общеупотребительное название документа, который правильно называется "Справка об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования может получить гражданин России, иностранный гражданин, лицо без гражданства."
В справке содержится информация о наличии непогашенных судимостей или отсутствии таковых. Важно понимать, что если непогашенная судимость есть, то она будет указана в справке.
Получить справку могут граждане РФ или иностранцы старше 14 лет либо лично, либо через представителя по доверенности.
За границей за справкой можно обратиться в российское консульство или консульский отдел посольства РФ.
Необходимые документы:
- Нотариальная доверенность (если человек находится за границей, то потребуется легализация нотариальной доверенности)
- Копия паспорта гражданина РФ
- Заявление
Заключение
Мы подготовили для вас компактную таблицу с описанием и ключевыми сведениями по каждому документу. Это позволяет быстро понять, что именно вы получите.
| Документ | Что содержит | Кто может получить | Документы для истребования |
|---|---|---|---|
| Свидетельство о рождении | ФИО, дата и место рождения ребёнка; ФИО, дата рождения и гражданство родителей; дата составления и номер актовой записи; место и дата государственной регистрации; по желанию — национальность родителей. | Сам владелец, родители или законные опекуны (в отношении несовершеннолетних и подопечных), близкие родственники (в отношении умерших), третьи лица — по нотариальной доверенности. | Нотариальная доверенность, копия паспорта, документ, подтверждающий родство или представительство. |
| Свидетельство о смерти | ФИО, дата и место рождения, гражданство, дата, время и место смерти умершего; дата составления и номер актовой записи; место и дата государственной регистрации. | Близкий живой родственник лично либо его представитель по нотариальной доверенности. | Нотариальная доверенность ближайшего живого родственника (с легализацией, если он за границей), документ, подтверждающий родство, копия паспорта. |
| Свидетельство о перемене имени | ФИО до и после перемены, дата и место рождения, гражданство, национальность лица; дата составления и номер актовой записи; место и дата государственной регистрации перемены имени. | Лично владелец либо его представитель по нотариальной доверенности. | Нотариальная доверенность (с легализацией, если владелец за границей), копия паспорта. |
| Свидетельство о заключении брака | ФИО до и после заключения брака, даты и места рождения, гражданство и национальность каждого из супругов; дата заключения брака; дата и номер актовой записи; место и дата государственной регистрации. | Любой из супругов лично либо его представитель по нотариальной доверенности от одного из супругов. | Нотариальная доверенность (с легализацией, если заявитель за границей), копия паспорта. |
| Свидетельство о расторжении брака | ФИО до и после расторжения брака, даты рождения, гражданство, национальность супругов; основание расторжения; дата прекращения брака; дата и номер актовой записи; место и дата регистрации; данные о получателе. | Любой из бывших супругов лично либо его представитель по нотариальной доверенности от одного из них. | Нотариальная доверенность (с легализацией, если заявитель за границей), копия паспорта. |
| Свидетельство об усыновлении (удочерении) | ФИО, дата и место рождения ребёнка; ФИО, дата рождения, гражданство, национальность усыновителей; дата и номер актовой записи; место и дата государственной регистрации усыновления. | Только родитель (усыновитель). Самому усыновлённому или его представителю по доверенности дубликат не выдаётся. | Документ, удостоверяющий личность усыновителя. |
| Свидетельство об установлении отцовства | ФИО, дата и место рождения, гражданство и национальность лица, признанного отцом; ФИО ребёнка до и после установления отцовства, дата и место его рождения; ФИО, дата и место рождения, гражданство и национальность матери; дата и номер актовой записи; место и дата регистрации. | Только родитель. Самому ребёнку или его представителю по доверенности дубликат не выдаётся. | Документ, удостоверяющий личность родителя. |
| Справка об отсутствии брака (форма № 15) | ФИО, дата и место рождения проверяемого лица; период, за который проведена проверка. Подтверждает, что лицо не состояло (или не состоит) в зарегистрированном на территории РФ браке. | Сам гражданин лично либо его представитель по нотариальной доверенности. Чаще всего требуется при регистрации брака за рубежом. | Нотариальная доверенность (с легализацией, если заявитель за границей), копия паспорта гражданина РФ, свидетельство о заключении или расторжении брака (если брак был). |
| Справка о несудимости | Сведения о наличии или отсутствии непогашенных судимостей и факта уголовного преследования. Полное наименование: справка об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования. | Граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства старше 14 лет — лично или через представителя по доверенности. За границей — через консульство или консульский отдел посольства РФ. | Нотариальная доверенность (с легализацией, если заявитель за границей), копия паспорта, заявление. |
Что Вы получите в результате?
- Предоставление истребуемого документа
- Сообщение об отсутствии истребуемого документа
- Отказ в предоставлении услуги истребования
Какие причины отказа при истребовании документов?
- Заявление об истребовании документа не поддается прочтению
- Отсутствуют данные об истребуемом документе, предусмотренные в заявлении об истребовании документа
- Непредставление документов
- Наличие международного договора, устанавливающего иной порядок истребования документов или отсутствие предусмотренных законодательством полномочий госоргана на истребование документа
Апостилирование и консульская легализация документов в России
Апостиль это упрощенная форма легализации документов, которая действует в отношении государств-участников, ратифицировавших Гаагскую конвенцию об упрощенной легализации документов от 5 октября 1961 года. Российская Федерация является государством-участником Конвенции с 31 мая 1992 года. У нас вы можете заказать апостиль для копий и дубликатов документов из России. Как правило, заверение документов апостилем занимает около двух недель.
В том случае, если документ будет применяться в стране, не признающей Гаагскую конвенцию, например в Китае, ОАЭ или иных странах, не входящих в список, то такой документ подлежит консульской легализации.
Нотариальный перевод документов из России
Копии и дубликаты документов гражданского состояния могут быть переведены на иной язык переводчиком и нотариально заверен в России или перевод может быть выполнен в стране назначения. Компания Шмидт и Шмидт предоставляет услуги перевода документов гражданского состояния с их дальнейшим заверением. Стоимость работ рассчитывается по объему конкретного документа.
